Módulo de calendario

Este artículo se refiere a las funcionalidades básicas del calendario de RecMan.

RecMan tiene un calendario incorporado completo con todas las funciones de calendario esperadas que encontrará en Google Calendar, Apple Calendar u Office 365. El calendario se encuentra debajo de la pantalla de inicio en el menú de navegación del lado izquierdo.

1. Esta área determina el calendario mostrado. Debajo, puede tachar los calendarios que desea que sean visibles. Con el botón +, puede agregar más calendarios y el icono de la rueda dentada abrirá la configuración.
2. Vea el mes completo, sin importar la configuración del calendario, para una navegación rápida.
3. Crear un nuevo evento. En el menú desplegable del lado derecho, puede seleccionar diferentes tipos de eventos.
4. Saltar al día actual del calendario.
5. Navegue entre días en la vista de días, semanas en la vista de semana y meses en la vista de mes.
6. Desde aquí, puede elegir una variedad de vistas de calendario diferentes: Día, Semana o Mes.

Adición de un nuevo evento de calendario

Si, por ejemplo, invita a un candidato a una entrevista desde la tarjeta de candidato, se creará automáticamente un evento en el calendario. Pero también puede crear eventos directamente desde el calendario y luego vincular el evento a los participantes.

Tocar el área vacía también abre una ventana emergente Crear evento. Seleccione una hora en el calendario, luego haga clic (y arrastre durante un período más largo, si es necesario) para crear un evento. A continuación, será redirigido a la siguiente pantalla:

1. Nombre y hora del evento. Ambos son obligatorios para crear un evento.
2. Aquí puede seleccionar si desea repetir el evento y, de ser así, hay múltiples opciones disponibles.
3. Ubicación. Puede ingresar la dirección o seleccionarla en el mapa con el botón Mostrar mapa. Al entrar aparecerá la lista desplegable con sugerencias.
4. Agregue notificación y especifique cuándo desea recibirla con este botón.
5. En qué calendario aparecerá el evento.
6. Dos listas desplegables. En el primero, puede elegir el estado de su perfil durante este evento. Y en el segundo, puede seleccionar la visibilidad de la misma: privada o pública. Público significa visible para sus compañeros de trabajo que tienen su calendario. Privado es invisible para sus compañeros de trabajo, incluso si se comparte el calendario. Los cambios se aplicarán a su calendario, pero no a los calendarios de otros invitados al evento. Ambas configuraciones importan solo si su calendario es compartido. Independientemente de la configuración que elija para su evento, si no se comparte el calendario, solo usted verá el evento.
7. Descripción de la reunión/agenda de la reunión.
8. Enlaces. Aquí puede vincular a los sitios web relevantes o similares.
9. Agregar o eliminar participantes. Cuando comience a escribir en este campo, hará referencia automáticamente a todo su sistema RecMan y categorizará a los usuarios por compañeros de trabajo, personas de contacto y candidatos. También puede agregar un asistente externo.
10. Defina qué nivel de acceso tendrán los participantes: Ver el evento, Invitar a otros, Ver la lista de asistentes o Modificar el evento.
11. Guardar y volver al calendario.

Editar evento existente

Si necesita cambiar un evento existente, la pantalla se verá muy similar a cuando lo crea.

Si se trata de un evento repetitivo, verá tres opciones diferentes para Editar o Eliminar.

Si es participante, todas las repeticiones futuras también se eliminarán de su calendario. Si es el arreglista, se eliminará para todos los participantes. Como participante, también puede optar por eliminar el evento. El evento desaparecerá de su calendario y el organizador de la reunión y otros participantes le indicarán que no asistirá.

Dependiendo de su respuesta, el evento se verá diferente en el calendario. A continuación se muestran tres variantes de eventos de todo el día con diferentes respuestas: Sí, No y Quizás. La respuesta Sí se elegirá automáticamente para el evento que cree.

Puede mantener presionada la casilla Evento y arrastrarla y soltarla para cambiar la Fecha del evento.

Espacios para citas

Al elegir la lista desplegable en el lado derecho del botón Crear, también puede crear espacios para citas para su evento. La invitación le permite enviar varias alternativas de horarios a sus participantes, para que puedan elegir cuándo se ajusta mejor a sus horarios.

La ventana de disponibilidad para citas se ve de la siguiente manera:

1. Aquí usted decide el nombre de la franja horaria de la cita.
2. En este cuadro, puede escribir la dirección de la reunión. Este se utilizará para ilustrarlo en un mapa (Google maps) en la propia invitación.
3. Campo para definir si se trata de una reunión pública o privada.
4. Aquí puede escribir una descripción general o notas.
5. En participantes, puede buscar candidatos, empleados y personas de contacto en el sistema e invitarlos. No puede invitar a participantes que no hayan estado antes en el sistema.
6. En la sección Alternativas, haga clic en el botón Sugerir horarios. Puede agregar múltiples alternativas. Agregue la fecha y la hora sugeridas. El tiempo es un período en el que está disponible y que los candidatos pueden elegir, por ejemplo, en cualquier momento entre las 9 am y las 7 pm. Para Duración - hay una opción de 15 minutos, 30 minutos o 1 hora.

Cuando haya agregado las horas en que está disponible, los participantes de la reunión seleccionarán una fecha y hora en las que estarán disponibles y luego programarán una reunión con usted. También puede presionar la papelera para eliminar una sugerencia de espacio existente.

Si crea un espacio para un evento grupal o un evento de registro, aparecerá un campo adicional donde puede escribir la cantidad máxima de participantes para el grupo.

Después de haber creado un evento o una sugerencia de espacio, se le presentará la alternativa de enviar un mensaje estándar o personalizado a los participantes.

Configuración del calendario

En la configuración, puede crear un nuevo calendario, sincronizar con Office 365 o Google Calendar o compartir su calendario. Haga clic en el nombre de su calendario para ver más configuraciones u opciones para compartir.

Compartir un calendario

Tiene la opción de compartir su calendario con otros, y otros también pueden compartir el suyo con usted. En la configuración del calendario, haga clic en su calendario y encontrará las opciones de compartir su calendario con un empleado, ver quién lo ha compartido usted y cambiar la configuración y el aspecto de sus calendarios.