Módulo de facturas

En este artículo, puede leer acerca de la facturación.

Crear un pedido a partir de una factura

Navegue hasta el Resumen de pedidos, ubicado en el Módulo economía:

Puede obtener más información sobre la creación de pedidos en el Trabajo pendiente de pedidos y en la tarjeta Proyecto.

En Resumen de pedidos, seleccione los pedidos que desea convertir en facturas. Recuerde revisar los distintos pedidos y verificar que todo sea correcto ANTES de crear la factura.

Al marcar una o más líneas, aparecerá un botón verde Factura. Esto lo lleva a un resumen de los pedidos que desea facturar. Pulse el botón Crear factura para generar una factura para los pedidos seleccionados.

A continuación, tiene un recibo de las facturas que se han generado. Haga clic en la lista de facturas para llegar al resumen de facturas. Inicialmente, solo verá las facturas que acaba de crear; actualice la página para ver todas las facturas.

Descripción general de la factura

Para búsquedas exactas por nombre, número de cliente y número de factura en su historial de facturación, se puede usar un fragmento de código.

• Nombre del cliente = @name=RecMan AS
• Número de cliente = @companyNo=1
• Número de factura = @no=25

En el resumen, puede ver claramente qué facturas se han pagado o no y cuáles están vencidas.

En el extremo derecho, puede ver una fila de botones en cada factura. La función para estos son:

• Puede presionar la marca de verificación para registrar el pago de esa factura. Si la factura ya está pagada, este símbolo cambia a una X que permite marcar la factura como impaga.
• El siguiente botón, la flecha circular, se usa para crear una nota de crédito basada en la factura. Puede leer más sobre este proceso más adelante en el artículo.
• El último botón muestra un PDF; se puede hacer clic en este botón para descargar una versión en PDF de la Factura.

Justo a la izquierda de estos botones hay una fila de posibles iconos que describen información diferente sobre lo que se ha hecho con la factura.

	El símbolo de la nube significa que la factura se ha exportado o descargado al menos una vez. Puede pasar el cursor sobre este símbolo para obtener información sobre qué exportaciones se han utilizado.
	El símbolo avión de papel indica que la factura se ha enviado por correo electrónico desde el sistema directamente desde el resumen de facturas. Se puede hacer clic en este icono para mostrar los correos electrónicos.
	El ojo indica que el cliente ha abierto la factura después de recibirla. Tenga en cuenta que esto solo está disponible si la factura se envió mediante un enlace de seguimiento, no PDF; se puede hacer clic para ver cuándo se abrió.
	El signo de dólar muestra los pagos realizados en la factura. Se puede hacer clic para obtener más información.
	La burbuja de diálogo indica que la factura tiene una nota interna adjunta. Presione el símbolo para ver esta nota.

Todos o ninguno de estos símbolos pueden estar presente en una factura, dependiendo de las acciones realizadas con la factura.

Explorar, enviar e imprimir

RecMan puede enviar facturas de diferentes maneras. Factura por correo electrónico con enlace de seguimiento significa que el correo electrónico contiene un enlace a la factura y que el sistema puede rastrear si el cliente ha abierto la factura. Factura por correo electrónico con archivo adjunto significa que la factura se incluye como un archivo adjunto en el correo electrónico. Esto debe elegirse en función de los deseos del cliente; si no hay ninguno, se sugiere el enlace de seguimiento. La información de facturación del cliente se puede encontrar en la Ficha Cliente, donde puede editar el tipo de factura.

Cuando selecciona una o más facturas, tiene la oportunidad de enviar las facturas por correo electrónico, fusionarlas en un archivo PDF o exportarlas a su sistema de contabilidad externo. La selección de exportaciones se configura a través de Configuración del sistema → Economía → Factura de exportación.

Crear y enviar una nota de crédito

Las notas de crédito se crean en función de una factura y se crean a partir del resumen de facturas. Presione el botón de la nota de crédito en la línea de la factura y obtendrá una pantalla que muestra todas las líneas de la factura. Las líneas seleccionadas son las que se acreditarán; elimine los que no desea acreditar. También puede agregar una línea de crédito e ingresar una cantidad, use esto si se va a acreditar una cantidad general, no líneas reales.

Cuando esté satisfecho, haga clic en el botón Validar. Esta es su última oportunidad de revisar su nota de crédito antes de crearla. Haga clic en Crear nota de crédito para crear una nota de crédito. La nota de crédito ahora se puede encontrar nuevamente en el resumen de facturas, justo debajo de la factura que se abonó. Si desea enviar o exportar la nota de crédito, deberá cambiar el filtrado en el lado izquierdo de Factura a Nota de crédito.

Cuando crea una nota de crédito, es importante saber qué sucede dentro del sistema. Al acreditar una factura, la factura volverá a aparecer en el Resumen del pedido, donde se facturó originalmente. Si no desea volver a crear una nueva factura para el mismo pedido, puede eliminarla en este momento.

Cuando se elimina el pedido, cualquier trabajo asociado con él perderá el estado Facturado y obtendrá el estado Aprobado. Esto significa que puede cambiar el estado a Para aprobación nuevamente y cambiar o eliminar cualquier hora. Este proceso le permite realizar cambios en las horas facturadas.

La nota de crédito no puede ser eliminada.

El proceso de facturación ilustrado

A continuación puede ver ilustrado el proceso de facturación en RecMan. Esto lo ayuda a comprender los aspectos más avanzados del proceso de facturación, desde una hora registrada hasta una factura y viceversa. Haga clic en la imagen para aumentar su tamaño.

La línea superior ilustra cómo facturaría desde las horas que se registran hasta la factura que se crea. Cualquier hora registrada debe pasar por este proceso para ser facturada.

La línea inferior muestra cómo cambiar las horas registradas después de que hayan sido facturadas. La factura debe acreditarse, el pedido debe eliminarse y las horas deben establecerse en el estado Pendiente de aprobación. Una vez que se han realizado los cambios, realiza los pasos anteriores una vez más.

Leer archivos OCR de Nets

Después de configurar KID en RecMan (consulte la sección de administración del manual del usuario en KID), tiene la oportunidad de recuperar archivos OCR de su banco en línea y leerlos en RecMan. Esto se puede encontrar en el módulo Economía → Importar.

Haga clic en Seleccionar archivos y seleccione el archivo localmente que desea importar. Luego presione el botón Importar.

Los pagos OCR registrados se actualizan automáticamente en el resumen de facturas después de que se haya realizado una importación. Si la factura se paga en su totalidad, la factura aparecerá en verde en la vista general y habrá un signo de dólar que indica que se ha realizado un pago. Si la factura no se paga en su totalidad, tendrá signos de dólar pero no marca verde. Si presiona en el signo de dólar, obtiene una descripción general de lo que está pendiente y qué pagos se han realizado.

Consejos y trucos

Si la moneda en la factura es incorrecta, esto es algo que puede cambiar en la configuración del sistema. Vaya a Economía y seleccione su departamento, y podrá cambiar la moneda en la factura. El precio de la factura y el salario siempre serán solo un número en RecMan; la moneda es algo que se decide una vez que se crea la factura.

Si tiene problemas para encontrar qué horas pertenecen a qué factura, puede hacerlo desde el trabajo registrado. En una línea de trabajo registrada, puede presionar el botón Información. Aquí verá el número de factura, así como un enlace en el que se puede hacer clic para acceder al PDF real.