Programación de citas en RecMan
Con la programación de citas, puede:
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Crear y usar su página de reservas
- Configure una página de reservas en unos pocos clics – ideal para programar diferentes tipos de citas, según sus necesidades.
- Cualquier persona con una dirección de correo electrónico puede reservar una cita con usted.
- Comparta el enlace de su página de reservas con cualquier persona con la que quiera programar una reunión.
- Evite conflictos con otros eventos en su calendario porque su página de reservas se sincroniza automáticamente con su calendario.
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Personalice su disponibilidad para citas
- Elija la duración de sus citas y genere automáticamente enlaces de conferencia que se sincronizan con Google Meet o Microsoft Teams.
- Establezca con cuánta antelación mínima y máxima pueden reservarle una cita, y mantenga un mayor control de su agenda.
- Configure su disponibilidad diaria con horarios personalizados flexibles, para que pueda gestionar su tiempo como prefiera.
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Reciba notificaciones de las citas por correo electrónico
- Manténgase actualizado con correos electrónicos de confirmación de reservas.
- Una vez que alguien reserve una cita, se enviará automáticamente un correo electrónico de confirmación, para que todos estén informados.
Crear una programación de citas en el Calendario de RecMan
Para gestionar su disponibilidad y permitir que otros reserven citas, utilice la programación de citas en el F.
Siga estos pasos para crear una programación de citas:
- Abra el Calendario de RecMan.
- En la parte superior derecha, haga clic en la flecha junto al botón + Añadir evento.
- Seleccione la Programación de citas.
- Configure los ajustes de sus citas.
- Haga clic en Crear.
La programación de citas creada se mostrará inmediatamente en su Calendario de RecMan.
Resumen de ajustes de la cita
| Ajustes de cita | Descripción |
|---|---|
| Título |
Introduzca un título para su programación:
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| Duración de la cita |
Este es el tiempo fijo que durará cada cita para que las personas puedan reservar este espacio. |
| Enlace de conferencia |
Seleccione un servicio de conferencias según su sincronización con cuentas personales o laborales de Google Meet o Microsoft Teams.
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| Disponibilidad general |
Establezca una fecha, hora y zona horaria para sus citas junto con la recurrencia deseada. Para citas que se repiten semanalmente, seleccione:
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| Ventana de programación |
Limite el rango de tiempo en que las personas pueden programar citas en su calendario, que incluye:
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| Calendario |
Seleccione cualquiera de sus calendarios para sus citas.
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| Participantes invitados |
Cuando alguien reserva una reunión usando su página de reservas personalizada, puede añadir más participantes directamente durante el proceso de reserva. Activado por defecto.
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| Descripción |
Añada una descripción que explique su servicio. La descripción se muestra:
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Personalizar la disponibilidad de citas
Importante
Las fechas de inicio y fin solo pueden seleccionarse para horarios de citas recurrentes.
Puede elegir las fechas en las que desea que su programación de citas comience y termine:
- Abra Calendario de RecMan.
- Cree una nueva programación de citas, o haga clic en el horario existente para editar.
- Haga clic en la Ventana de programación.
- Seleccione el botón Fechas de inicio y fin.
- Elija las fechas de inicio y fin que desee.
- Haga clic en Guardar.
- Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Además, puede elegir una Recurrencia personalizada:
- Abra el Calendario de RecMan.
- Cree una nueva programación de citas, o haga clic en el horario existente para editar.
- Haga clic en el desplegable de Recurrencia, que está junto a la Disponibilidad general:
- Repetir semanalmente está configurado por defecto – el horario de disponibilidad que configure se repetirá cada semana.
- No se repite – la programación permanecerá activa solo para la semana actual.
- Personalizado – Puede seleccionar el número de semanas durante las cuales la programación se repetirá, junto con las fechas de inicio y fin.
La recurrencia personalizada seleccionada también se reflejará en la Ventana de programación del horario.
Personalice su disponibilidad general
- Abra Calendario de RecMan.
- Cree una nueva programación de citas, o haga clic en el horario existente para editar.
- Configure la disponibilidad para cada día de la semana mediante:
- No disponible todo el día - Establece que todos los intervalos de tiempo de un día determinado no estén disponibles.
- Agregar otro período para este día - Seleccione múltiples períodos de intervalos de tiempo para un día determinado.
- Copiar hora a todos - Reemplace el período a todos los demás días.
Compartir un enlace a la programación de citas
Importante
Las páginas de reservas que cree son públicas y no se ven afectadas por la configuración de uso compartido de su calendario.
- Abra su Calendario de RecMan.
- En la cuadrícula de su calendario, haga clic en la programación de citas creada.
- Haga clic en el botón Abrir página de reservas para ver un breve resumen de la programación de citas y revisarla usted mismo.
- Haga clic en el botón Copiar enlace.
- Comparta el enlace con cualquier persona que desee que reserve una llamada.
Puede usar la vista de resumen breve para acceder al panel de Editar la programación, o hacer clic en el botón Eliminar para quitarla de su calendario.
Página de reservas
La Página de reservas permite a los usuarios programar fácilmente citas con el Organizador.
Tenga en cuenta:
- Solo se puede reservar un intervalo de tiempo a la vez. Si un usuario quiere reservar otro intervalo, debe acceder a la página de reservas nuevamente.
- Cada franja horaria de una página de reservas solo puede reservarse una vez.
- Cuando el usuario reserva un intervalo con el Organizador, el evento se crea con solo 2 asistentes:
- Organizador
- La persona que reservó el evento
- El Organizador y el asistente pueden añadir más participantes al evento posteriormente, si es necesario.
- Cuando se añade un nuevo evento a su calendario y ya tiene citas programadas, la página de reservas se actualizará automáticamente. Esto ayuda a evitar conflictos con el nuevo evento.
Acceder a la página de reservas
Cuando un usuario hace clic en el enlace de la programación de citas, será redirigido a la Página de reservas con los siguientes detalles:
- Nombre de la programación de citas y logo de la corporación – muestra el título del horario y la imagen de la empresa del Organizador.
- Información del Organizador – muestra quién está organizando la reunión.
- Duración de la reunión – especifica la duración de la cita.
- Información del servicio de conferencia – detalles sobre la plataforma de reunión en línea (si aplica).
- Zona horaria – asegura que la reunión se programe en la zona horaria correcta.
- Descripción – detalles adicionales sobre la reunión.
- Vista del calendario – permite a los usuarios seleccionar una fecha disponible.
- Intervalos de tiempo disponibles – muestran los horarios específicos cuando el Organizador está libre según los intervalos configurados.
Seleccionar fecha y hora
- Elija una fecha disponible – los días con intervalos disponibles estarán resaltados en el calendario. Los usuarios deben hacer clic en un día resaltado para continuar.
- Seleccione un intervalo de tiempo – una vez seleccionada la fecha, se mostrarán todos los intervalos abiertos. Los usuarios deben elegir el que mejor se adapte a su agenda.
Ingresar datos personales
Después de seleccionar un intervalo, los usuarios deben ingresar su información personal:
- Nombre
- Apellido
- Correo electrónico
- Notas (opcional) – añada cualquier detalle relevante para el organizador.
- Agregar participantes (opcional) – si la opción Participantes invitados está activada, aquí se pueden añadir las direcciones de correo electrónico de otros asistentes a esta reunión.
Una vez completados todos los campos requeridos, los usuarios pueden proceder a confirmar su reserva.
Confirmar la reserva
- Haga clic en Confirmar reserva para finalizar la programación de su cita.
- Aparecerá una pantalla de confirmación indicando que la reunión ha sido programada.
- La cita se añadirá como un nuevo evento en los calendarios del Organizador y del asistente. Ambos recibirán un correo electrónico de confirmación con los detalles de la reunión.
- La reunión añadida a los calendarios contendrá un enlace de conferencia para que los usuarios puedan unirse fácilmente.
Importante
Si alguien ya ha reservado el intervalo de tiempo seleccionado, se mostrará un mensaje informativo. A continuación, podrá intentarlo de nuevo y seleccionar otro intervalo disponible para realizar la reserva.