Användning av uppgifter i RecMan för interna medarbetare.
En uppgift används för att dela ut uppgifter med förfallodatum till dig själv eller en kollega. Dessa kommer att visas på specifika platser i RecMan och meddelar dig när förfallodatumet är nära.
Du ser uppgifterna på flera ställen i RecMan, men du hittar huvudsakligen dina uppgifter i den översta menyraden:
Uppgiftsknappen finns i det övre menyfältet
När du klickar på knappen kommer du till en överblick över alla dina egna uppgifter. Uppgifter har flera funktioner och kan automatiseras med RecBot. Uppgifter kopplas automatiskt till medarbetare, företag, kandidater eller projekt, beroende på var du skapar uppgiften.
Uppgiftsvyn, härifrån du har full kontroll över alla dina uppgifter.
Filter
På vänster sida av skärmen har du möjlighet att filtrera dina uppgifter, nedan går vi igenom dessa.
- Alla – se alla uppgifter
- Inkorg – se uppgifter utan förfallodatum (praktiskt för att hålla reda på uppgifter du vet att du behöver göra men inte har någon fast plan för när dem ska utföras)
- Kommande – se kommande uppgifter
- Den här veckan – se planerade uppgifter för den aktuella veckan
- Idag – se dagens uppgifter
Du kan också filtrera efter prioritet, skapandedatum eller förfallodatum – sorterat stigande eller fallande. Om du har kopplat företag, projekt och kontaktpersoner kommer du att se filter för kopplingarna även i sidofältet.
Till höger på sidan kan du redigera dina uppgifter, prioritera (låg, medel eller hög), delegera uppgifter till dina kollegor och koppla uppgifter till företag, projekt, kontaktpersoner eller kandidater/anställda.
Uppgiftstyper låter dig markera en uppgift visuellt med fördefinierade typer. Systemadministratörer kan definiera uppgiftstyper med färger.
Exempel på taggar för uppgiftstyp
Uppgifter och händelser kommer att ha olika färger beroende på prioritet.
När en uppgift närmar sig deadline visas ett meddelande på din startskärm. Detta kommer att öka för varje avisering.
Ett meddelande om att en uppgifts förfallodatum är nära
Var kan du hitta uppgifter?
- Din hemskärm (inkluderar även kalenderhändelser)
- I uppgiftsvyn (inkluderar även kalenderhändelser)
- På kandidatkortet (inkluderar även kalenderhändelser)
- På projektkortet
- På företagskortet
- På kontaktpersonskort
Varför finns de på olika ställen?
Det korta svaret är att uppgifter skapar en koppling. När du har en uppgift på kandidatkortet kan du se uppgiften, och om du är på din hemskärm kan du bara klicka på kandidatens namn i uppgiften för att gå direkt till kandidaten.
Beroende på var i RecMan du skapar uppgiften kommer de att ha olika kopplingar. Om du skapar en uppgift från ett företagskort kommer din uppgift automatiskt att kopplas till det företaget.
En uppgift med koppling till ett företag
Uppgifter kan ha flera kopplingar samtidigt, inklusive ett företag, projekt, kontaktpersoner och kandidater. När du skapar en uppgift direkt från någon annan plats än i uppgiftsmodulen, skapas en en-till-en-anslutning. En uppgift som skapas på en kontaktperson är något annorlunda då den skapar kopplingar både till kontaktpersonen och företag kontaktpersonen är ansluten till. Du kan alltid gå in i uppgiften och redigera uppgiften, lägga till eller ta bort kopplingar.
Dela uppgifter – Ansvarig och följare
Du kan alltid dela uppgifter med dina kollegor. När du delar din uppgift kommer dina kollegor att kunna se vem som delat uppgiften med dem. För att dela en uppgift, klicka på högerpilen när du skapar den. Om du delar en uppgift från uppgiftsmodulen kan du helt enkelt söka på deras namn under fältet Ansvarig. Du kan ha en ansvarig medarbetare för en uppgift. Du har också möjlighet att lägga till flera följare till en uppgift. Följare kommer att kunna se uppgiften och få aviseringar i systemet om aktiviteter relaterade till uppgiften.
Dela en uppgift i systemet
Dela en uppgift med en medarbetare från uppgiftshemmet
När din kollga sedan får uppgiften kommer den att se ut så här, där den nya ikonen indikerar att den är delad, tillsammans med namnet på vem som delat den. Det kommer också att visas i dina meddelanden.
En gemensam uppgift
Varför har jag dessa kalenderhändelser på mina uppgifter, och vilka är de?
Kalenderhändelser och uppgifter är kopplade i lösningen och kommer att visas i översiktslistan på din hemskärm. Kalenderhändelser kommer att listas i kronologisk ordning.
Kalenderhändelse överst (grön färg anger att evenemanget är imorgon) och uppgifter nedan (gul färg anger att förfallodatumet för uppgifterna är idag).
Hur fungerar det?
På bilden nedan kan du se en uppgift på ett kandidatkort.
Du kan komma åt kalendern eller skapa nya uppgifter genom att klicka på ikonerna till höger. De andra alternativen beskrivs nedan:
| skjuta upp till imorgon. Om tidsfristen närmar sig eller har löpt ut kommer denna knapp att visas och låter dig skjuta upp uppgiften till nästa dag. | |
| öppna uppgiften i uppgiftsmodulen, där du har flera alternativ för att redigera denna uppgift. | |
| radera denna uppgift. |
Om du klickar på uppgiften kommer du att kunna slutföra den.
Uppgiften försvinner från listan över aktiva uppgifter i Uppgiftsmodulen inom en timme om du har valt filtret Naturlig i filtret Klart.
Uppgiftsgrupper och deluppgifter
Uppgifter kan samlas i uppgiftsgrupper och det är också möjligt att skapa deluppgifter för både en enskild uppgift och en uppgift inom en uppgiftsgrupp.
Deluppgifter för uppgifter inom en uppgiftsgrupp förenklar skapandet av mallar för uppgiftsgrupper genom att eliminera behovet av att manuellt lista att-göra-punkter inom varje uppgiftsbeskrivning. Det gör det också enklare att tilldela ansvariga medarbetare, eftersom det undviker behovet av att specificera dem separat för varje ny uppgift och beskrivning.
Med deluppgifter i en uppgiftsgrupp kan du skapa en uppgiftsmall med fördefinierade deluppgifter och tilldela ansvar en gång. Denna inställning tillämpas sedan automatiskt, vilket gör det möjligt för alla involverade att spåra och slutföra sina uppgifter effektivt. Som ett resultat förbättras den övergripande uppföljningen, där slutförandet av deluppgifter bidrar till synligheten av den allmänna uppgiftens status.
För att lägga till en uppgiftsgrupp klicka på Inställningar-knappen och välj en Uppgiftsgrupp.
Fortsätt sedan med att skapa uppgifter. Deluppgifter kan vara användbara som en checklista över att-göra-uppgifter. Det är ett utmärkt sätt att strukturera saker på ett snyggt sätt.
Arbetsflödesautomatisering med uppgiftsgrupper och RecBot
Med introduktionen av RecBot har du din egen robot redo att hjälpa dig med att skapa uppgifter. Systemadministratörer kan ställa in uppgifter som automatiskt tilldelas av RecBot till fördefinierade medarbetare eller dynamiskt när specifika handlingar görs i RecMan.
Du kan välja mellan följande utlösare:
- När ett företag skapas
- När en anställd skapas
- När en kandidat skapas
- När ett projekt skapas
- På ny sökande
- När en offert skapas
Dessa utlösare kan sedan skapa uppgifter som definieras i utlösargruppen. När du till exempel anställer en kandidat vill du att RecBot automatiskt ska skapa en uppgift för den medarbetare som ansvarar för introduktionen av nya anställda för att följa upp den nyanställda efter 21 dagar. Genom att ställa in uppgiftsautomatisering kan du bygga ett arbetsflöde i RecMan som hjälper till att hålla organisationsprocesser effektiva och enkla för att säkerställa efterlevnad av definierad affärspraxis.
Exempel på automatiserade uppgifter kopplade till ett projekt
I bilden ovan är triggern när man skapar ett nytt projekt. 3 uppgifter visas automatiskt. En av uppgifterna är klar, medan två återstår. När alla uppgifter är slutförda kommer du att se den här bilden som talar om för dig att alla uppgifter relaterade till uppgiftsgruppen är slutförda.
Översikt över slutförda uppgiftsgrupper