Introduktion
I aktivitetsbudgeten kan du ställa in aktiviteter och skapa en budget för ditt företag/avdelningars förväntade aktivitet varje månad för att spåra om du når dina mål eller inte. Aktiviteter spåras utifrån loggar gjorda i t.ex. företagskortet, kontaktpersonskort, kandidatkort eller projektkort, och för att spåra dem korrekt måste du definiera rätt triggers i aktivitetsbudgetmodulen. Med en bra setup kan du utnyttja aktivitetsbudgeten i en dashboard-widget för en enkel överblick.
Ställa in aktivitetsbudgeten
I början kommer aktivitetsbudgeten att se ut så här:
Ange aktivitetsbudgeten för första gången
Lägger till aktiviteter
Till att börja med kan man ställa in de aktiviteter som ska spåras genom att gå till Aktiviteter. Här kan du lägga till aktiviteter och ge dem triggers som låter systemet räkna de. På bilden nedan skapas aktiviteten "Telefonsamtal" och ges triggers.
| Genom att klicka på + Lägg till utlösare öppnas urvalet av utlösare, huvudsakligen i 3 kategorier, för att skilja aktiviteterna åt: |
|
|
Logga aktivitet i RecMan kan göras på fyra olika platser, som täcker de olika aktivitetsutlösarkategorierna som diskuterats ovan.
| Var en aktivitet kan loggas: | Triggerkategori |
|---|---|
| Företagskort | CRM |
| Kontaktpersonskort | CRM |
| Kandidatkort | Kandidater |
| Projektkort | Projekt |
Som ett exempel: I projektkortet kan man använda kategorier som telefonkontakt, e-post, möte, ett kundbesök, resor etc. Detta kan vara en loggat telefonsamtalsaktivitet som leder till ett möte.
Exempellogg på telefonkontakt och möte under ett projekt.
Att sätta budgeten
Med 3 aktiviteter skapade kan vi ställa in budgeten genom att gå till Min budget → Redigera budget.
Att lägga upp budgeten
Här kan du ställa in budgeten för de enskilda månaderna eller använda Standard för att mata in samma värde för alla 12 månader. Du kan också utöka aktiviteterna för att få en reglage för att justera värdena.
Det gick inte att redigera budget
Om budgeten redan har godkänts kommer du inte att kunna redigera den. För att åtgärda detta, gå till budgetgodkännande och ta bort godkännandet.
Budgetgodkännande
Slutligen, när budgeten är satt, kan den godkännas i Budgetgodkännande; detta är också den första skärmen när du först navigerar till Activities Budget. Här kan du se om en budget är inlämnad, vilka som väntar på godkännande och vilka som redan är godkända.
Använda aktivitetsbudgeten i en dashboard-widget
Med de loggade aktiviteterna och budgeten inställda kan den distribueras i en dashboard med till exempel widgetens aktivitetslista med budget.
Aktivitetslistan med budget dashboard-widget
I widgetinställningarna kan du välja datanivån för vilken data som ska visas. Du kan välja mellan:
- Allt
- Företag
- Avdelningsgrupp
- Avdelning
- Arbetskamrat
För alternativ 2-5 väljer du också den specifika avdelning eller medarbetare som widgeten ska spåra. Du kan välja en eller flera eller använda ett dynamiskt val. Dynamisk betyder att widgeten kommer att justera data enligt användaren som tittar på dashboarden.
Du definierar också vilken period widgeten spårar, antingen genom ett av standardvärdena som tillhandahålls eller genom att använda en anpassad period för att passa dina behov, oavsett om det gäller förra veckan eller förra året. Slutligen definierar du vilka aktiviteter som ska inkluderas, som vi har behandlat tidigare i artikeln.