Användning av uppgifter i RecMan för interna arbetare.
En uppgift används för att dela ut uppgifter med förfallodatum till dig själv eller en kollega. Dessa kommer att visas på specifika platser i lösningen och meddelar dig när förfallodatumet är nära.
Du kan hitta uppgifterna på flera ställen i RecMan, men du hittar huvudsakligen dina uppgifter i den översta raden:
Uppgifts knappen finns i det övre fältet
När du klickar på knappen kommer du till en överblick över alla dina egna uppgifter. Uppgifter har flera funktioner och kan automatiseras med RecBot. Uppgifter kopplas automatiskt till medarbetare, företag, kandidater eller projekt, beroende på var du skapar uppgiften i lösningen.
Uppgifts vyn, härifrån du har full kontroll över alla dina uppgifter.
Filter
På vänster sida av skärmen har du möjlighet att filtrera dina uppgifter, nedan går vi igenom dessa.
- Alla – se alla uppgifter
- Inkorg – se uppgifter utan förfallodatum (praktiskt för att hålla reda på uppgifter du vet att du behöver göra men inte har någon fast plan för när dem ska utföras)
- Kommande – se kommande uppgifter
- Den här veckan – se planerade uppgifter för den aktuella veckan
- Idag – se dagens uppgifter
Du kan också filtrera efter prioritet, skapandedatum eller förfallodatum – sorterat stigande eller fallande. Om du har anslutna företag, projekt och kontaktpersoner kommer du att se filter för anslutningarna även i sidofältet.
Till höger på sidan kan du redigera dina uppgifter, prioritera (låg, medel eller hög), delegera uppgifter till dina kollegor och koppla uppgifter till företag, projekt, kontaktpersoner eller kandidater.
Uppgiftstyper låter dig markera en uppgift visuellt med fördefinierade typer. Systemadministratörer kan definiera uppgiftstyper med färger.
Exempel på taggar för uppgiftstyp
Uppgifter och händelser kommer att ha olika färger beroende på prioritet.
När en uppgift närmar sig deadline visas ett meddelande på din startskärm. Detta kommer att öka för varje avisering.
Ett meddelande om att en uppgifts förfallodatum är nära
Var kan du hitta uppgifter?
- Din startskärm (inkluderar även kalenderhändelser)
- I uppgifts vyn (inkluderar även kalenderhändelser)
- På kandidatkortet (inkluderar även kalenderhändelser)
- På projektkortet
- På företagskortet
- På företagets kontaktpersonskort
Varför finns de på olika ställen?
Det korta svaret är att uppgifter skapar en koppling. När du har en uppgift på kandidatkortet kan du se uppgiften när du inspekterar dem, och om du är på din startskärm kan du bara klicka på kandidatens namn på uppgiften för att gå direkt till kandidaten.
Beroende på var i lösningen du skapar uppgiften kommer de att ha olika kopplingar. Om du skapar en uppgift från ett företagskort kommer din uppgift automatiskt att kopplas till det företaget.
En uppgift med anknytning till ett företag
Uppgifter kan ha flera kopplingar samtidigt, inklusive ett företag, projekt, kontaktpersoner och kandidater. När du skapar en uppgift direkt från någon annan plats än uppgiftens hem, skapas en en-till-en-anslutning. En uppgift som skapas på en kontaktperson är något annorlunda då den skapar kopplingar både till kontaktpersonen och personens företag. Du kan alltid gå in i uppgiftens hem och redigera uppgiften, oavsett om du lägger till eller tar bort anslutningar.
En uppgift skapad på en klient
Dela uppgifter – Ansvarig och följare
Du är fri att dela uppgifter med dina kollegor. När du delar din uppgift kommer din medarbetare att kunna se vem som delat uppgiften med dem. För att dela en uppgift, klicka på högerpilen när du skapar den. Om du delar en uppgift från uppgiftshemmet kan du helt enkelt söka på deras namn under fältet Ansvarig. Du kan lägga till flera ansvariga medarbetare till en uppgift. Du har också möjlighet att lägga till följare till en uppgift. Följare kommer att kunna se uppgiften och få aviseringar i systemet om aktiviteter relaterade till uppgiften.
Dela en uppgift i systemet
Dela en uppgift med en medarbetare från uppgiftshemmet
När din arbetskamrat sedan får uppgiften kommer den att se ut så här, där den nya ikonen indikerar att den är delad, tillsammans med namnet på vem som delat den. Det kommer också att visas i dina meddelanden.
En gemensam uppgift
Varför har jag dessa kalenderhändelser på mina uppgifter, och vilka är de?
Kalenderhändelser och uppgifter är kopplade i lösningen och kommer att visas i översiktslistan på din hemskärm. Kalenderhändelser kommer att listas i kronologisk ordning.
Kalenderhändelse överst (grön färg anger att evenemanget är imorgon) och uppgifter nedan (gul färg anger att förfallodatumet för uppgifterna är idag).
Hur fungerar det?
På bilden nedan kan du se hur en uppgift och en kalenderhändelse på ett kandidatkort ser ut. Detta visas när du skapar händelser direkt från RecMan. För att ta reda på mer om att skapa evenemang från RecMan, klicka här.
En ögonblicksbild av en uppgift och en kalenderhändelse på kandidatkortet.
Överst finns kalenderhändelsen. Tiden visar den återstående tiden till ditt evenemang med kandidaten. Under tiden står evenemangets namn, följt av datum och tid. När du håller musen över ikonerna som finns under datum och tid ser du deltagare, plats och ytterligare information.
Längst ner på bilden ser du en uppgift. Det är här alla dina uppgifter kopplade till kandidaten kommer att läggas till. Du kan skapa nya uppgifter och kalenderhändelser genom att klicka på ikonerna till höger.
I bilden ovan ser du en uppgift på hemskärmen. Om du klickar på uppgiften öppnas den i uppgiftens hem. Därifrån kommer du att kunna redigera, slutföra eller ta bort uppgiften. Om tidsfristen närmar sig eller har gått ut kommer en knapp upp som gör att du kan skjuta upp uppgiften till nästa dag. Knappen ser ut så här:
Alla ändringar du gör i uppgiftshemmet sparas automatiskt. Om uppgiften är klar, tryck på knappen Markera som slutförd. Uppgiften försvinner från listan över aktiva uppgifter inom en timme om du har valt filtret Naturlig i filtret Slutfört. Papperskorgsikonen tar bort uppgiften.
Arbetsflödesautomatisering med uppgiftsgrupper och RecBot
Med introduktionen av RecBot har du din egen robot redo att hjälpa dig med att skapa uppgifter. Systemadministratörer kan ställa in uppgifter som automatiskt tilldelas av RecBot till fördefinierade medarbetare när specifika åtgärder utlöses i RecMan.
Du kan välja mellan följande utlösare:
- När du skapar ett företag
- När du skapar en anställd
- När du skapar en kandidat
- När du skapar ett projekt
- På ny sökande
- När du skapar ett erbjudande
Dessa utlösare kan sedan skapa uppgifter som definieras i utlösargruppen. När du till exempel skapar en ny medarbetare i lösningen vill du att RecBot automatiskt ska skapa en uppgift för den medarbetare som ansvarar för introduktionen av nya medarbetare för att följa upp den nya medarbetaren efter 21 dagar. Genom att ställa in uppgiftsautomatisering kan du bygga ett arbetsflöde i RecMan som hjälper till att hålla organisationsprocesser effektiva och enkla för att säkerställa efterlevnad av definierade affärspraxis.
Exempel på automatiserade uppgifter kopplade till ett projekt
I bilden ovan är triggern när man skapar ett nytt projekt. 3 uppgifter visas automatiskt. En av uppgifterna är klar, medan två återstår. När alla uppgifter är slutförda kommer du att se den här bilden som talar om för dig att alla uppgifter relaterade till uppgiftsgruppen är slutförda.
Översikt över slutförda uppgiftsgrupper