Företagsprocessmodulen

Struktur

Företagsprocess fungerar först och främst genom att skapa ett board. En board kan vara något du samarbetar om eller håller i själv. På ett board kan du ha olika listor och dessa listor innehåller kunder du äger i din CRM. För att illustrera detta kan vi gå igenom ett exempel.

Jag och min medarbetare har ett board med namnet «nyförsäljning». Här har vi 4 listor, en som heter «ny möjlighet», en som heter «kontaktad», en som heter «erbjudande skickat» och en kallad «landad». När du får en ny kund kommer dessa att läggas i ”ny möjlighet”. Beroende på vad som händer med kunden kan det vara relevant att flytta dem till en annan lista för att behålla en enkel översikt över vilka kunder du har i din process. Ett kort kan innehålla många kunder, och företagets process ger dig en fin översikt. Fler exempel och illustrationer kommer att följa.

Företagsprocess finns i din CRM.

Skapa företagsprocess

Som vi lärde oss ovan är det första vi behöver göra att skapa ett board. Det första vi behöver när du skapar ett board är att ge boarden ett namn.

Vilket namn du ger din board är helt frivilligt, men det kan vara klokt att ge det ett identifierbart namn.

När du trycker på Spara kommer du att omdirigeras till din board och vi kan skapa en lista. Detta görs genom att trycka på +Skapa lista.

Klicka här för att få möjlighet att namnge din lista. När du trycker på Spara visas din nya lista på ditt board.

Omedelbart kan vi se att vi har några alternativ. Du kan trycka på tecknet «+» för att lägga till ett företag från CRM till din lista, eller du kan trycka på penna för att ändra namnet på din lista, arkivera listan eller flytta listan (ändra var listan är placerad i relation till de andra).

Inställningar för board

Nu ska vi gå igenom de olika inställningarna du har på ett board. För att komma tillbaka till huvudfönstret «företagsprocess» kan du trycka på Esc på tangentbordet, eller du kan trycka på Boards-knappen längst upp till höger.

I fönstret företagsprocess ser vi nu det board vi skapade tidigare. Vi kommer nu att utforska de olika inställningarna som du kan anpassa på din board, och för att komma dit trycker du på de tre punkterna som är synliga bredvid ditt boards namn.

När du trycker på den kommer du att dirigeras till följande skärm:

1. Här kan du ändra namnet på ditt board.
2. Här visas listorna på din board. Du kan dra och ändra ordning på dem.
3. Här kan du lägga till och ta bort medarbetare

   Obs!

   Alla medarbetare kan se ditt board, men om du lägger till dem kommer de också ha tillgång till inställningarna på ditt board.

4. Här har vi möjlighet att lägga till taggar. Dessa taggar finns alltid tillgängliga på ditt bord, men här har du möjlighet att lägga till en liten text. Dessa kan användas för att markera olika kunder för att bara illustrera olika viktiga anteckningar.
5. Här kan du radera din board eller gå tillbaka till företagets processfönster.

Använda företagsprocess

Nu när vi har skapat ett board, ändrat inställningarna och skapat några listor, kommer vi att gå djupare in hur de ska användas. Det första vi gör är att gå till vår board igen och lägga till ett företag i vårt företagprocess. Detta görs genom att trycka på symbolen «+» på en av dina listor.

Kortet förklaras

När kunden har lagts till kan du trycka på kortet på din lista för att omdirigeras till följande fönster:

1. I menyn överst kan du:
   • Tryck här för att få din kalender att visas, där du enkelt kan skapa ett möte med företaget. Företaget kommer att vara kopplat till mötet och det är möjligt att välja vilka kontaktpersoner som är inblandade i en lista.
   • Skicka e-post – Här kan du skicka ett mail till de andra deltagarna som är kopplade till kortet, eller till kontaktpersoner som är länkade till företaget. Mer information om deltagare kommer att beskrivas i punkt 5 och kontaktpersoner i punkt 6.
   • Här kan du snabbt och enkelt ladda upp en logotyp för företaget. Detta kommer att synas på ditt bord för att göra det extra tydligt och snyggt.
   • Skapa offert/avtal – Om du trycker på detta måste du välja ett projekt som är kopplat till företaget. Om en av dessa väljs kommer du att kunna skriva ett avtal till kunden och skicka det.
2. På den här raden kan du göra flera saker. Du kan klicka på företagsnamnet för omdirigering till kundkortet, du kan trycka på en av de gråa ”strecken” för att flytta företaget vidare i din företagsprocess eller du kan trycka på ”penna” till höger för att ändra arbetsförhållandet med företag.
3. Här har du möjlighet att skriva en beskrivning av företaget. Detta kan vara mycket användbart för att lägga till bra och användbar information, som kommer att vara synlig hela vägen när du tittar på företaget på listan. Observera att det här beskrivningsfältet inte kommer att visas på kundkortet.
4. Som du kanske kommer ihåg från inställningarna för boarden bestämde vi några taggnamn. Dessa kommer att dyka upp här, så vi kan markera vårt företagskort med en eller flera av dessa. Dessa kommer att vara synliga på boarden.
5. I «Deltagare» kan vi lägga till olika deltagare på kortet. Du kommer automatiskt att utnämnas som deltagare på ditt eget kort, men du kan också lägga till eller ta bort andra medarbetare. Detta används vanligtvis när du behöver vara flera medarbetare involverade.
6. Här kan du lägga till kontaktpersoner till företaget. Du kan välja både från en lista med redan befintliga kontaktpersoner eller du kan skapa nya.
7. Projekt låter dig koppla projekt som är kopplade till företaget till kortet. De projekt du lägger till här kommer att föreslås när du skapar ett erbjudande etc. (se punkt 1).
8. Här kan du lägga till kandidater som kommer att vara kopplade till företaget. Tanken här är att till exempel i en rekryteringsprocess kan du länka en eller flera kandidater som sedan kommer att placeras på kortet.
9. Från den här delen av kortet kan vi enkelt göra flera saker. Alla funktioner kan kopplas till kontaktpersoner i företaget. Dessa funktioner fungerar i samarbete med aktivitetsloggen (punkt 10) för att ge en exakt tidslinje på kortet. Vi kommer snart att gå igenom dem här:
   • Kommentar – Låt dig enkelt lägga till en kommentar till det kort som är kopplat till kunden.

     Tips

     Du kan också lägga till medarbetare, de kommer att få en notifikation om du kommenterar genom att skriva exempelvis @glennlindmark. Du kan skriva @ och börja sedan skriva ett namn och systemet kommer att föreslå medarbetare.

   • Ny aktivitet – Låt dig lägga till en aktivitet på kortet. De olika aktiviteterna är: Telefon, möte, uppföljning och e-post. Vanligtvis används när du faktiskt slutför en aktivitet, dvs. ring företaget.
   • Ny uppgift – Gör det enkelt att lägga till en ny uppgift för företaget. Det fungerar som alla andra uppdrag i systemet, de kommer att vara synliga på hemskärmen när de är nära att gå ut etc.
   • Ladda upp filer – Gör att du kan ladda upp filer till kortet.
10. Slutligen har vi aktivitetsloggen. Här kan du följa alla typer av aktiviteter som har gjorts på kortet, allt från att lägga till taggar, ta bort kontaktperson och kandidater till kommentarer och uppgifter. Du kan även filtrera genom kommentarer, filer, aktiviteter och ändra logg för att kunna se loggen för dessa kategorier individuellt.

Flytta kort

Via knappen Flytta kort kan du flytta ditt kort. Det betyder att du kan ta ett kort som du har arbetat mycket med och sedan flytta det till ett helt annat board. Observera att du bara kan flytta kortet till en board där du är en deltagare.

Översikt

Efter en viss användning får vi en bra översikt över de olika kunderna i vår process. Du kan med en blick få information om varje företag och du kan klicka på varje kort för att se de senaste aktiviteterna och händelserna för att ta reda på vad nästa steg är. Observera att korten själva kan dras och släppas för att enkelt flytta dem till olika listor.

Ställa in värdet

Du kan också ställa in ett värde för varje kort i pipelinen. Klicka bara på dollarikonen och ange värdet. Vad värdet innebär är något vi rekommenderar att du och dina medarbetare kommer överens om internt.

Observera att det insamlade värdet från alla kort kommer att visas överst på varje lista.

Bra att veta

Du kan lägga till en kund direkt i en pipeline från kundkortet. Titta på bilden nedan för att se vilken knapp du ska klicka på för att starta processen.

När du går in i CRM kan du nu se att en kund befinner sig i en företagspipelineprocess. Klicka bara på processtaggen för att ange kortet i kundens pipeline.

Så länge du har lagt till en eller flera kontaktpersoner på kundkortet har du möjlighet att lägga till rätt kontaktperson på kortet i Företagspipen. Du kan skapa en ny kontaktperson och ta bort den befintliga. Titta på bilden nedan för att se hur detta går till.

Genom att göra det kommer du också att se en tagg i kontaktpersonvyn. Detta gör det enkelt att se om en kontaktperson är kopplad till en viss Företagsledning.