Kandidatdatabasmodulen

Lär dig allt om kandidatbasen; vad det är, vad det gör och fördelarna med det.

Etiketter

Till höger om varje namn i kandidatbasen ser du en eller flera taggar. Detta är för att enkelt kunna se viktiga detaljer om kandidaten. Dessa taggar har följande innebörd:

	Betyder att kandidaten skapades internt och manuellt i systemet (dvs inte skapat sin profil själv). Det är viktigt att kontrollera eventuella anteckningar på en sådan kandidat, eftersom det finns möjlighet att kandidaten inte ens vet att han / hon är i systemet.
	Medför att personen är godkänd för bemanning och är för närvarande anställd (med eller utan aktivt jobb).
	Medför att personen är godkänd för bemanning och är för närvarande anställd (med aktivt jobb).
	Anger att kandidaten har ett eller flera registrerade intervjuer (säger ingenting om resultatet).
	Anger att kandidaten har varit i minst en process, där hen slutade som ”landad”.
	Betydar att personen för närvarande befinner sig i en eller flera processer
	Anger att kandidaten har sökt efter en eller flera positioner genom systemet, eller läggs till som ”Sökande” manuellt. Visar också antalet söknader.
	Medför att kandidaten presenteras elektroniskt för kunden. Visar antalet presentationer.
	Kandidaten har en dubblettprofil registrerad; för mer information: Dubblettkandidater.
	Kandidatens referenser kontrollerade.
	Kandidaten importerad via RecMan Chrome-tillägget.

Hitta kandidater baserat på sökning och filtrering

Kandidatbasen är platsen för att hitta kandidater. Oavsett om syftet är att hitta en kandidat baserad på kompetens, ort, status eller en kombination av ett antal sökkriterier och filter, görs detta i kandidatbasen. Vi kommer inte gå in i detalj på varje filter eftersom det är självförklarande, så vi ska istället titta på de två olika sökmetoderna som vi har i kandidatbasen.

Filtrera sökning

När du vill hitta en kandidat baserat på flera kriterier, t.ex. En kombination av funktioner, ålder, plats, etc. är det vanligaste sättet att söka. Filter i RecMan är dynamiska i resten av systemet, dvs sökningen uppdateras kontinuerligt när du anger filterkriterier och du kan därför se hur de olika filtren påverkar resultatet. Det är viktigt att notera att filtren bara söker i respektive fält, och om fältet som söks i t.ex. är tomt och du söker efter ett visst ord kommer personen inte att visas i resultatet. Ett exempel på detta är om du söker på ordet ”Försäljning” under Utbildning, och du använder också ordet ”Försäljning” i fältet för arbetserfarenhet. Endast kandidater som har ordet i båda fälten kommer att visas.

Typisk användning av filter

För att använda filtren måste du ”slå på” de som du vill använda. Vissa filter har ett textfält som låter dig skriva in sökord själv medan andra fält är så kallade ”dropdowns”, dvs menyer som är fördefinierade. Detta gäller till exempel. kön, län, branscher etc.

Som vi ser från exemplet här uppe, har vi många filter att välja mellan. Du kan blanda så många filter som du vill. Kom bara ihåg att systemet inte kan gissa för dig, bara relatera till exakt vad du söker på. dvs om du till exempel söker om en sjuksköterska som har kompetens hos en ”respirator” och personen inte har skrivit detta inom kompetensområdet kommer personen inte att visas. Det hjälper inte om han / hon har skrivit ”respirator” i kurs / certifiering.

En annan smart funktion är att söka efter attribut, egenskaperna definieras av systemadministratören och kan användas på många olika sätt. När du väljer t.ex. Ett flervalsattribut som man vill filtrera på kan kontrolleras i kryssrutor för att få ut ett begränsat urval av kandidatbasen som rymmer det man söker efter. Som du kan se från exemplet nedan är alla i kandidatbasen som har tickat för ”Java” eller ”C ++” i multivalet ”Programmeringsspråk” här.

Om du vill hitta alla kandidater som kan både ”Java” och ”C ++” måste du lägga till attributet igen och leta efter ”Java” på en och ”C ++” på den andra. Detta illustreras i bilden nedan. Vad vi ser då är att valet är begränsat till den ena kandidaten som har kontrollerat för båda.

Du kan också söka in bilagor (t.ex. PDF, Word etc.) om de innehåller text (dvs inte bilder). Eftersom sökningen uppdateras direkt, lönar det sig att testa sig fram när du söker, till exempel. genom att se hur resultatet påverkas av söksträngen.Om du är mycket osäker på var i en kandidats CV du kan förvänta dig att hitta den information du söker, blir det ett bättre alternativ att använda den så kallade multi-sökningen i kandidatbasen. Med flera sökfält kan du söka efter specifika sökord, men i motsats till filter görs den här sökningen på flera platser samtidigt. T.ex. Om du söker efter ett visst ord kommer resultatet att visa dig var i personens CV den hittade matchningen är. Om ordet i fråga är:

• Utbildning
• Arbetslivserfarenhet
• Beskrivning
• Kurser / certifieringar
• Färdigheter
• Bilagor (filer / uppladdade dokument)

För att återställa / återställa din sökning, klicka på uppdateringsknappen i filterrutan.

 

Spara sökning

När du har sökt och filtrerat till ett önskat urval av kandidater kanske du vill spara den här sökningen så att du enkelt kan hämta dessa sökkriterier och inte minst resultaten senast. Detta är möjligt i kandidatbasen, med funktionen ”Spara sökning”. På bilden nedan har vi filtrerat ut till kandidater med arbetserfarenhet i ”Försäljning”, där profilen har uppdaterats nyligen (visar att det är en aktiv kandidat), som vi tidigare intervjuat, och som har typ B körkort. Vi vill spara, och därför trycker du på ”Spara” -knappen (markerad i rött).

Då får vi namnge den här sökningen (se bilden nedan). Här är det klokt att namnge det på ett sätt som gör det enkelt att komma ihåg och som tydligt skiljer sökningen från andra sparade sökningar.

I menyraden högst upp på sidan har du en ”Sparade sökningar” -knapp där du hittar alla sökningar du har sparat. Markerad i rött på bilden nedan hittar vi igen den sökning som vi just gjort. Här har du också möjlighet att uppdatera sökresultaten, se resultaten, redigera namnen och ta bort sökningen.

 

Filtreringsinställningar

Du kan välja vilka filter som ska visas på din användare. För att välja dessa, tryck på skiftnyckelikonen (inställningar) och sedan kan du lägga till de filterval som du vill visas i kandidatbasen. Dessa val gäller endast för din egen användare.

Du kan också dra dina kriterier upp och ner för att ändra filterordningen.

Kandidatpool

Lägga till kandidater till en pool och dela denna

Kandidatbas har också något som kallas en kandidatpool. Kort sagt kan detta jämföras med en ”spellista”. dvs Du kan flytta kandidater till en sådan pool. Du kan lägga till en eller flera kandidater, och samma kandidat kan vara i flera ”pooler”. Även om du tar bort en pool eller tar bort en kandidat från en pool, försvinner han / hon inte från kandidatbasen utan bara den särskilda poolen.

En pool kan också delas med andra användare, så du har samma pool på skärmen. Annars är en pool individuell.

För att lägga till en kandidat i en pool markerar du kryssrutan framför kandidaten och klickar på knappen ”Lägg till kandidat pool”. Om du inte har skapat en pool för att lägga in dem kan du skapa en pool i samma fönster.

För att ta bort en kandidat från poolen, stå i lämplig pool, kryssa av kryssrutan framför kandidaten och klicka på ”Ta bort från poolen”. Knapparna bakom varje pool är att dela pool, redigera poolnamn och ta bort pool.

Lägga till / skapa en kandidat manuellt

Om du vill skapa ett kandidatkort i Kandidatbasen kan du enkelt göra det här. Du kan registrera en kandidat med endast för- och efternamn. Om du har kandidatens e-postadress har systemet också en automatisk funktion för att skicka inloggningsinformation till den berörda personen, tillsammans med en självbestämd e-post eller användning av mall.

Så här går du vidare:

Se till att du befinner dig i kandidatbasen och klicka på ”Skapa kandidat” -knappen.

Ett nytt fönster öppnas där du kan ange informationen du har på kandidaten. Allt kan redigeras efter att kandidatkortet har skapats. För- och efternamn är obligatoriskt.

Fyll i informationen du har tillgång till. När kandidatkortet har skapats kan du lägga till filer, utbildning etc. om du vill. När du trycker på ”Registrera” -knappen skapas kandidatkortet och du är införd till det nyskapade kandidatkortet.

Om det här är en kandidat som du kommer att ta med i en kandidatprocess kan du göra det i samma operation genom att placera markören i fältet under ”Lägg till i process / Koppla till projekt”. Skriv delar av projektets namn eller kundens namn till projektet, så börjar systemet automatiskt att söka.

På samma sätt kan du också ange kandidaten som söker en specifik position som redan finns i systemet (det används till exempel om du har fått en ansökan och ett CV på papper, men vill ha personen i systemet med resten).

Den vanligaste funktionen är fortfarande möjligheten att låta kandidaten fylla i information själv. Ange sedan kandidatens e-postadress, ge honom / henne ett lösenord och välj så ”Skicka användarnamn och lösenord med e-post”. Du får då ett fönster som låter dig skriva ett e-postmeddelande, eller du kan välja en fördefinierad mall (hämtade från dina meddelandemallar under din profil).

Avancerad namnsökning

Du kan också göra det som kallas en avancerad namnsökning. Du gör det här om du kommer att få tag på en speciell kandidat.

Som du kan se i exemplet använder vi @lastName=. Detta kommer att ge alla kandidater som har det efternamnet och kommer alltid att vara en 100% matchning på vad du ansöker om. Du kan också använda @firstName=David, som ger dig förnamnet, eller @name = David Johnson om du vill använda hela namnet på en gång.