Projektmodulen

Här hittar du generell och användbar information om Projekt-modulen och projektkortet.

Generell information om Projekt-modulen

RecMan är konstruerat för att vara ett flexibelt system, och det är därför viktigt att känna till några fundamentala element i systemet, som projekt och uppdrag. Grundläggande är att alla uppdrag som du arbetar med måste vara knutna till ett projekt. Ett projekt kan vara allt ifrån en konkret förfrågan om en överenskommen bemanning till ett internt projekt.

Det finns flera projekttyper:

• Bemanning – För alla typer av förfrågningar, uppdrag etc, som rör bemanning, där arbete kommer att loggas. Användning av RecMan som bemanningslösning.
• Rekrytering – För alla typer av rekryteringskontrakt, sökning, headhunting etc. där inget arbete kommer att loggas. Användning av RecMan som en rekryteringslösning.
• Rekrytering & bemanning – För blandade projekt.
• Konsulting – För konsultprojekt.
• Övrigt – För alla projekt som inte passar in i några andra kategorier och där arbete kommer att loggas.

Varje projekt har en huvudfas som hjälper dig att sortera och hantera projekt, vilket kan ligga till grund för budgetering och prognoser. Dessa faser är:

• Begäran – Det är en begäran från en kund att skaffa en kandidat som det arbetas aktivt med.
• Ej startat – Detta betyder att projektet är registrerat, men det är varken inställt eller aktivt. Det betyder helt enkelt att projektet inte har någon aktivitet för tillfället, men det kan göras senare.
• Active or Active (bråttom) – Ett projekt som det aktivt arbetas med till exempel där kandidater är på gång och är nästa steg efter förfrågan.
• Löst (avslutad) – Detta innebär att uppdraget är fixat och helt klart, och det finns ingen mer aktivitet på projektet.
• Löst (löpande) – Normalt sett endast för bemanning innebär det att medarbetaren hittas och jobbar och aktiviteten består i att betala kandidaterna och skapa order och fakturor. När uppdraget är klart ska projektet ändras till Löst (avslutat).
• Avbrutit – Projekt som är initierat men som sedan har avbrutits.
• Lost – Lost används specifikt på potentiella projekt som sedan till exempel har tagits över av en konkurrent eller stoppats av interna angelägenheter. Denna status kan vara användbar statistikmässigt för att hålla reda på ett projekt som faktiskt gick förlorat.

Projekttyp och fas kan ändras för flera projekt samtidigt. Välj bara alla nödvändiga projekt, så kommer knapparna att visas på toppen:

Projekt har även status:

• Klart
• I fas
• I risk
• Ur fas
• På paus
• Inte angivet

Du kan också lägga till mervärde till projektet när du redigerar projektinformationen. Värdet kommer också att visas i projektöversikten.

Projekt-basen

Om du har medarbetare som arbetar i ett projekt där arbetstiden loggas, så kommer de att dyka upp i projektlistan under det aktuella projektet. Portfölj-ikonen bredvid medarbetaren är en genväg till medarbetarens arbetskontrakt. klock-ikonen är en genväg till medarbetarens tidrapport.

Översikt över projektkortet

För att få en överblick över projektkortet, se bilden nedan med förklaringar för varje numrerat fält.

Översikt över projektkortet

1. På toppen ser du projektets namn, när det blev upprättat och när det senast blev uppdaterat.
2. Här hittar du både Redigera og Ta bort. Om du önskar redigera fälten i steg 2, så gör du det här. Du har följande alternativ:
   Redigera projektinformation

   • Avdelning – Du kan ändra vilken avdelning projektet är kopplat till.
   • Projektnummer – Projektnumret genereras automatiskt och sätts alltid som ett nummer högre än det högsta existerande projektnumret.
   • Status – Här kan du ändra status på projektet.
   • Typ av projekt – Under denna får du alternativen: Bemanning, Rekrytering, Hälsa och Annat. Tänk på att typ av projekt kan ändra vilket innehåll du ser på projektkortet. I den här beskrivningen använder vi Bemanning.
   • Ansvarig medarbetare – Vilken medarbetare som har ansvar för projektet.
   • Namn – Namn på projektet
   • Beskrivning – Beskrivning av projektet
   • Vår fakturareferens – Medarbetarens namn, kommer stå på fakturan.
   • Fakturareferens kund – Här kan du välja mellan kundkontakter på det företag som projektet tillhör.
   • Fakturanoteringar – Noteringar som skall stå på fakturor som blir genererat på detta projektet.
   • Period – Här kan du ange ett start- och slutdatum för projektet.

   • Betalningskategori – Här kan du ändra betalningskategori

     

     Notera

     Du har inte möjlighet att ändra vilket företag projektet är kopplat till efter att det blivit skapat.

3. Här får du generell information, allt från Projektets nummer och status till Fakturanoteringar och Betalningskategori. Du ser också en genomföringsgrad som kan ändras genom att du trycker på den. Informationen här kan enkelt ändras (Se steg 2).
4. I den här menyn hittar du information om projektet.
   • Resurser – Visar de medarbetare och kundkontakter som är kopplade till projektet. Här kan du enkelt lägga till eller ta bort resurser, du kan också skicka e-post till alla resurser härifrån.
   • Nyckeltal – Ger en översikt över ekonomin runt projektet, baserat på dom anställda.
   • Ekonomi – Här ser du en graf över omsättningen till projektet för dom sista två åren. Du får också en översikt över dom senaste fakturorna som är skickade och knutna till projektet.
   • Filer – Här kan du ladda upp eller ner filer som tillhör projektet.
   • Offerter – En översikt över offerter och avtal som är skickade. Här kan du också skapa nya, få information om var det är skickat, om det är öppnat och om det är signerat.
   • Bemanningskalender – Genväg till bemanningskalendern.
   • Loggat arbete – Genväg till loggat arbete.
5. Här kan du ställa in huvudsaklig lön- och projektdata för projektet. Du får följande alternativ:
   Redigera löne- och projektdata

   • Standard semesterlön
   • Standard kollektivavtal
   • Standard fakturapris
   • Standard timlön
   • Huvudsaklig social kostnad (som kommer att åsidosätta den som fastställs i ett kollektivavtal och jobb)
   • Påläggsfaktor
   • Tilläggsfaktor
   • Påslag i kr
   • Ackordslön periodtyp
   • Kompetensprofil
   • Mall - kundavtal
   • Kundavtal - kontaktperson
   • Mall - anställningsavtal
   • E-postmall - kundavtal
   • E-postmall - anställdsavtal
   • Yrkeskod

   

6. Prislista - Kollektivavtal*
   Prislista - kollektivavtalsfält

   • Artikeltyp: T.ex. Lön, frånvaro, tillägg & avdrag.
   • Artikel: Såsom timlön och övertid.
   • Löneberäkning: Fast pris, Tillägg, eller Faktor.
   • Fakturaberäkning: Fast pris, Dessutom, Faktor eller Påslagslönefaktor.

   

7. Under Jobb hittar du både aktiva och tidigare jobb. Här kan du enkelt ändra perioden på ett jobb och också snabbt komma in på en anställds jobb och redigera det.
8. Kandidater i process ger en översikt på potentiella kandidater för projektet, samt var dom är i anställningsprocessen. Klicka på rubriken för att komma till processvyn.
9. Dela provision blir synligt om det är aktiverat i systeminställningarna. Denna funktion gör det möjligt att dela provision mellan flera medarbetare på projektet. Du kan själv välja hur många procent som skall gå till vara och en av medarbetarna, du kan lägga till så många medarbetare du själv önskar. Delning av provision kommer vara synlig på rapporten ”Ekonomiöversikt”.
10. Vägbeskrivning blir synlig i projektkortet om denna funktion är aktiverad i systeminställningarna. Här kan du lägga i vägbeskrivning som blir synligt för de som jobbar på projektet.
11. Här kan du definiera vilka branscher detta projekt skall tillhöra. Denna kan användas till exempel, till att se vilka projekt man har aktiva eller har haft innanför t.ex ”IT”.
12. Anteckningar är till för små noteringar som kan vara nyttiga för dom som internt arbetar med projektet.
13. Uppgifter som är kopplat till projektet. Här kan man lägga till, ändra, ta bort, och slutföra uppgifter.
14. Attribut är egendefinerade datafält som definerar sökkriterier som inte är standard på projektkortet. Dessa ställs in på Systeminställningar → Projekt → Attribut.
15. En logg över händelser som är kopplade till projektet. Du har också möjlighet att manuellt skriva i loggen, med möjligheten att koppla det till en kategori och en medarbetare.
16. De platsannonser som är kopplade till projektet. Du kan snabbt och enkelt navigera dig till de ansökande, platsannonsen och möjlighet att redigera.
17. Ordrar ger dig möjlighet att registrera en order, till exempel om det skall faktureras ett förskott på uppstart. Allt som skall faktureras som inte är kopplat till arbete (registrerade timmar etc.) skall läggas in i en order. En order är som en pre-faktura som låter dig lägga den in, utan att behöva genomföra själva faktureringen. Du behöver inte upprätta en order för registrerade timmar, då systemet gör detta för dig.

* Aktiverad via Projektinställningar.