Så här använder du importfunktionen i RecMan BI.

Aktivering

För att komma åt RecMan BI och använda importfunktionen behöver du ha behörigheter aktiverade i medarbetarinställningarna, som illustreras nedan. Den första behörigheten ger åtkomst till RecMan BI-applikationen, där importfunktionen kan finnas, och den andra till själva importmodulen.

Introduktion och användning

Importmodulen stöder CSV-filtyp, och vi rekommenderar att du använder CSV UTF-8.

Innan du kan importera data måste du skapa en mall och mappa den korrekt så att RecMan vet hur man tolkar innehållet i en given fil. Det allmänna flödet för att utföra en import är följande:

1. Ta emot en fil från en kund eller annan part
2. Gå till importfunktionen i RecMan BI
3. Skapa en ny mall genom att ladda upp filen i vyn för att skapa mall
   1. Ange basinställningar
   2. Välj kolumntyper
   3. Mappa ID till ett internt jobb
   4. Kartartiklar
   5. Spara mall
4. Gå tillbaka till importfunktionen
5. Ladda upp filen och välj lämplig mall
6. Importera data

Om allt går enligt plan får du en beskrivning av hur många rader som importerades.

Om inte, kommer ett felmeddelande att visas där du kan guidas för att förstå var felet uppstår så att du kan rätta till det och försöka igen.

Skapa en mall

När du skapar en mall kommer du att guidas genom några logiska steg för att kartlägga (skapa kopplingar) därefter för att den faktiska importen ska fungera som avsett. Här har du flera alternativ och funktioner för att importeringsprocessen ska kunna skräddarsys efter dina behov.

Ange basinställningar

Först måste du ange lite basinformation.

Mallnamn: Det är här du anger en titel för mallen. Detta är viktigt för att låta dig veta vilken mall du ska välja när du importerar när du har flera att välja mellan.

Företag: När du senare utför "anslut detta ID i filen till det jobbet i RecMan" kan du hjälpa dig själv genom att minska antalet tillgängliga jobb i mappningsstadiet. Om du vet att allt arbete i filen är relaterat till en specifik kund i ditt CRM, leta upp det här. Om inte, lämna detta fält tomt.

Välj filtyp: Här utför du den viktiga åtgärden att välja rätt filtyp. Se Filtyper och kolumner för mer information.

Välj kolumntyper

För det andra måste du informera RecMan om vilka kolumner i filen som ska tolkas som vilken typ av data. Observera att du har flera alternativ och inte får tillämpa alla kolumntyper. Se Filtyper och kolumner för mer information.

Mappa ID till ett internt jobb

För det tredje ska du skapa en koppling mellan det externa ID:t eller jobbnr. till ett jobb inom RecMan. RecMan måste veta var arbetet ska importeras, vilket innebär att ett jobb måste finnas för att importera arbete. Vi rekommenderar att du använder externt ID och anställds namn för att göra kartläggningen mer effektiv. När du anger anställds namn kommer RecMan att försöka föreslå rätt anställd och därmed jobbet till ID. Kartläggningen kommer att ske automatiskt om du inkluderar RecMan jobbnr. i importfilen.

Observera att RecMan endast kommer att hitta aktiva jobb som ligger inom ramen för datum i filen. Med hjälp av alternativet "Ignorera" kan du också ignorera jobbet om det har raderats eller avslutats.

Kartartiklar

Slutligen, när du har informerat RecMan om vilka ID och rader i filen som är kopplade till vilket jobb, kan du mappa de valda artiklarna till tillgängliga artiklar på lämpligt jobb. Liknande artiklar kommer automatiskt att kartläggas så snart du kopplar en viss artikel. Om artikelnamnet i filen är identiskt med det i RecMan kommer mappningen att ske automatiskt.

Filtyper och kolumner

Nedan finns en beskrivning av tillgängliga kolumntyper när du skapar en mall. Observera att filtyperna har olika kolumner och funktioner.

Filexempel: