Du behöver tillstånd för att komma åt RecMan BI för att använda importfunktionen, som illustreras nedan. Denna behörighet ger åtkomst till RecMan BI-applikationen, där importfunktionen kan finnas.
Varför används detta?
Denna funktion används ofta när dina anställda loggar timmar i din kunds system, och du får exportfiler som ska användas för att registrera samma arbete inom RecMan. Istället för att logga arbetet manuellt baserat på dessa filer, kan du importera dem för att låta RecMan registrera dem åt dig!
Introduktion och användning
Importmodulen stöder CSV-filtyp, och vi rekommenderar att du använder CSV UTF-8.
Innan du kan importera data måste du skapa en mall och mappa den korrekt så att RecMan vet hur man tolkar innehållet i en given fil. Det allmänna flödet för att utföra en import är följande:
- Ta emot en fil från en kund eller annan part
- Gå till importfunktionen i RecMan BI
- Skapa en ny mall genom att ladda upp filen i vyn för att skapa mall
- Ange basinställningar
- Välj kolumntyper
- Mappa ID till ett internt jobb
- Kartartiklar
- Spara mall
- Gå tillbaka till importfunktionen
- Ladda upp filen och välj lämplig mall
- Importera data
Om allt går enligt plan får du en beskrivning av hur många rader som importerades.
Om inte, kommer ett felmeddelande att visas där du kan guidas för att förstå var felet uppstår så att du kan rätta till det och försöka igen.
Skapa en mall
När du skapar en mall kommer du att guidas genom några logiska steg för att kartlägga (skapa kopplingar) därefter för att den faktiska importen ska fungera som avsett. Här har du flera alternativ och funktioner för att importeringsprocessen ska kunna skräddarsys efter dina behov.
Ange basinställningar
Först måste du ange lite basinformation.
Mallnamn: Det är här du anger en titel för mallen. Detta är viktigt för att låta dig veta vilken mall du ska välja när du importerar när du har flera att välja mellan.
Företag: När du senare utför "anslut detta ID i filen till det jobbet i RecMan" kan du hjälpa dig själv genom att minska antalet tillgängliga jobb i mappningsstadiet. Om du vet att allt arbete i filen är relaterat till en specifik kund i ditt CRM, leta upp det här. Om inte, lämna detta fält tomt.
Välj filtyp: Här utför du den viktiga åtgärden att välja rätt filtyp. Se Filtyper och kolumner för mer information.
Välj kolumntyper
För det andra måste du informera RecMan om vilka kolumner i filen som ska tolkas som vilken typ av data. Observera att du har flera alternativ och inte får tillämpa alla kolumntyper. Se Filtyper och kolumner för mer information.
Mappa ID till ett internt jobb
För det tredje ska du skapa en koppling mellan det externa ID:t eller jobbnr. till ett jobb inom RecMan. RecMan måste veta var arbetet ska importeras, vilket innebär att ett jobb måste finnas för att importera arbete. Vi rekommenderar att du använder externt ID och anställds namn för att göra kartläggningen mer effektiv. När du anger anställds namn kommer RecMan att försöka föreslå rätt anställd och därmed jobbet till ID. Kartläggningen kommer att ske automatiskt om du inkluderar RecMan jobbnr. i importfilen.
Observera att RecMan endast kommer att hitta aktiva jobb som ligger inom ramen för datum i filen.
Kartartiklar
Slutligen, när du har informerat RecMan om vilka ID och rader i filen som är kopplade till vilket jobb, kan du mappa de valda artiklarna till tillgängliga artiklar på lämpligt jobb. Liknande artiklar kommer automatiskt att kartläggas så snart du kopplar en viss artikel. Om artikelnamnet i filen är identiskt med det i RecMan kommer mappningen att ske automatiskt.
Filtyper och kolumner
Nedan finns en beskrivning av tillgängliga kolumntyper när du skapar en mall. Observera att filtyperna har olika kolumner och funktioner.
| Enstaka artikel per rad | |
|---|---|
|
Externt ID |
Ett externt ID kan användas för att mappa detta ID och ett jobb i RecMan. |
|
Anställd Namn |
Om externt ID används kan du använda kolumnen Medarbetarnamn för att göra det möjligt för RecMAn att föreslå den anställde och jobbet du vill kartlägga. |
|
Jobb Nej. |
Att lägga till det unika jobbnumret från RecMan till filen kommer att göra mappningsprocessen enklare, eftersom RecMan automatiskt kan ansluta till rätt jobb där arbete ska importeras. |
|
Datum |
Arbetsdatum, för att informera RecMan till vilket datum den givna raden med arbete ska importeras. Det kan vara i följande format:
Exempel: 2023-03-01 |
|
Artikel |
Artikelnamn eller nummer, för att informera RecMan att denna kolumn används för att mappa med rätt artikel i RecMan. Exempel: Ordinarie öppettider |
|
Från tid |
Från tid, för att informera RecMan vid vilken tidpunkt arbetet börjar. Det kan vara i formatet TT:MM eller TT.MM. Exempel: 08:00 |
|
Till tid |
Från tid, för att informera RecMan vid vilken tidpunkt arbetet slutar. Det kan vara i formatet TT:MM eller TT.MM. Exempel: 16:00 |
|
Antal |
Antal timmar, för att informera RecMan om kvantiteten. Detta kan användas istället för Från tid och till tid. Bör vara i talformat, med punkt som decimal. Exempel: 7.5 |
|
Paus (antal) |
Antalet paustider, för att informera RecMan om kvantiteten. Bör vara i talformat, med punkt som decimal. Exempel: 0,5 |
|
Paus (tid) |
Paustidens timmar, för att informera RecMan om rastens längd. Detta kan användas istället för Break (antal). Det kan vara i formatet TT:MM eller TT.MM. Exempel: 00:30 |
|
Lön |
Enhetslön. Om den inte används kommer RecMan att hämta värden från artikeln på jobbet. |
|
Faktura |
Enhetsfaktura. Om den inte används kommer RecMan att hämta värden från artikeln på jobbet. |
|
Interna anteckningar |
Text som kommer visas i fältet Anteckningar. |
|
Fakturanoteringar |
Text som kommer visas i fältet Fakturanoteringar. |
|
Ignorera |
Används för att ignorera en kolumn i filen. |
| Flera artiklar per rad | |
|---|---|
|
Externt ID |
Ett externt ID kan användas för att mappa detta ID och ett jobb i RecMan. |
|
Anställd Namn |
Om externt ID används kan du använda kolumnen Medarbetarnamn för att göra det möjligt för RecMan att föreslå den anställde och jobbet du vill kartlägga. |
|
Jobb Nr. |
Att lägga till det unika jobbnumret från RecMan till filen kommer att göra mappningsprocessen enklare, eftersom RecMan automatiskt kan ansluta till rätt jobb där arbete ska importeras. |
|
Datum |
Arbetsdatum, för att informera RecMan till vilket datum den givna raden med arbete ska importeras. Det kan vara i följande format:
Exempel: 2023-03-01 |
|
Löneartikel |
Artikelnamn eller nummer, för att informera RecMan att denna kolumn används för att mappa med rätt löneartikel i RecMan. Exempel: Ordinarie öppettider |
|
Tilläggsartikel |
Artikelnamn eller nummer, för att informera RecMan att denna kolumn används för att mappa med korrekt tilläggs- eller avdragsartikel i RecMan. Exempel: Nattetid |
|
Frånvaroartikel |
Artikelnamn eller nummer, för att informera RecMan att denna kolumn används för att mappa med korrekt frånvaroartikel i RecMan. Exempel: Sjukskrivning |
|
Ignorera |
Används för att ignorera en kolumn i filen. |