I den här artikeln kan du läsa om hur du skapar, redigerar och tar bort medarbetare från RecMan.
I menyn Medarbetare (Användare) kan du göra flera olika saker, som att ändra en användares rättigheter, lösenord, bild och avdelning, samt att skapa och ta bort användare/medarbetare. Som du antagligen vet så prissätts RecMan per licens, och en licens svarar mot en användare i systemet. Som systemadministratör kan du lägga till och ta bort användare som du vill och priset kommer då att öka och minska på motsvarande sätt.
Skapa en ny användare (medarbetare)
För att skapa en ny användare i RecMan (medarbetare), tryck på Skapa medarbetare-knappen. Du kommer nu att få se flera fält som du kan fylla i som du tycker är lämpligt.
Dessa fält är ganska självförklarande; dock bör några förklaras.
Roll – Du bör också tänka på de olika roller du har tillgängliga. Dessa är helt enkelt förinställningar av behörigheter för din nya medarbetare. Om du inte vill använda systemets standardroller kan du skapa egna roller. Se Medarbetarroller för mer information. Tänk på att systemets standardroller endast ger dig ett förslag på behörigheter och inte är avsedda att användas på bred front.
Språk – Definierar vilket språk systemet ska vara inställt på som standard. Detta kan ändras av användaren senare.
Meddelande – När du sparar skickas ett e-postmeddelande till medarbetaren på den angivna e-postadressen. Användarnamn, lösenord och inloggningslänk kommer alltid att inkluderas, men du kan lägga till ett extra meddelande här.
Om du skulle redigera en medarbetares lösenord får du också möjlighet att återställa eventuell SSO eller MFA. Detta är användbart om ändringar har gjorts i dessa funktioner från din sida eller om du någonsin behöver “överföra” en användarprofil till en annan e-postadress.
Rättigheter
Varje medarbetare har ett set med rättigheter kopplat till sig i systemet. Detta betyder att varje användarkonto kan ha större eller mer begränsad behörighet till olika delar av systemet, utifrån vad ni tycker är lämpligt.
Huvudområde (Meny)
Notera
Dessa rättigheter avgör vilka knappar som ska vara synliga på hemskärmen i RecMan, på vänstersidan. Du kommer oavsett kunna navigera till de olika modulerna på annat sätt, detta är endast ett sätt att gömma knapparna som leder direkt till modulerna.
| CRM | Ger behörighet att få åtkomst till CRM-modulen. |
| Kandidatdatabas | Ger behörighet att få åtkomst till Kandidatdatabas-modulen. |
| Platsannonser | Ger behörighet att få åtkomst till Platsannonser-modulen. |
| Ekonomi | Ger behörighet att få åtkomst till Ekonomi-modulen. |
| Projekt | Ger behörighet att få åtkomst till Projekt-modulen. |
| Registrerat arbete | Ger behörighet att få åtkomst till Registrerat arbete-modulen. |
| Filarkiv | Ger behörighet att få åtkomst till Dokumentarkiv (Filer)-modulen. |
| RecMan BI | Ger behörighet att få åtkomst till RecMan BI-modulen. |
| Förfrågningar | Ger behörighet att få åtkomst till Förfrågningar-modulen. |
Generellt
| Nyhetsflöde | Ger dig tillgång till Nyhetsflöde-modulen från navigationsmenyn. Här kan du posta nyheter till Karriärsidan. |
| Process | Ger dig tillgång till processmodulen från navigationsmenyn. |
| Processadministratör | Behörighet att administrera allt i processmodulen. |
| Avdelningsledare | Ger behörighet att godkänna aktivitetsbudgetar i aktivitetsbudget-modulen. |
| Dokumentadministratör | Ger full behörighet till Filarkivet, med möjlighet att ändra eller radera alla filer. |
| Rekrytering | Gör det möjligt att skapa ett rekryteringsprojekt och ger tillgång till rekryteringsfunktioner. |
| CRM – ändra kredittid | Ger rättigheten att ändra dagar kredit för kunder på företagskortet. |
| Visa alla medarbetares logg | Visa fullständig logg över åtgärder som utförts av medarbetare på deras profil. |
| Visa logg för medarbetare i samma företag | Begränsar loggen du kan se till medarbetare som arbetar i samma företag. |
| Visa logg för medarbetare i egen avdelning | Begränsar vem du kan se. Begränsar loggar du kan se till de som arbetar i samma avdelning. |
| Se medarbetares uppgifter | Denna behörighet tillåter en användare att se andra medarbetares uppgifter när man navigerar till deras sidor. |
| Formulär | Behörighet till Formulär-modulen. |
| Formulär - administratör | Adminåtkomst till formulär, vilket låter dig skapa och hantera formulär. |
| Uppgifter - administratör | Adminåtkomst till uppgifts-inställningar, vilket möjliggör skapande av uppgiftsgrupper och uppgiftstyper. |
| Förfrågningar inställningar | Ger tillgång till inställningarna för Förfrågningar-modulen. |
Systeminställningar
| Superadmin | Ger behörighet till alla inställningar. |
| Administrator internt företag | Ger behörighet till inställningar som endast gäller för användarens interna företag. |
| Bemanning | Ger enbart behörighet till inställningar för bemanning. |
| Mallar | Ger enbart behörighet till inställningar för mallar. |
CRM
| Radera företag | Tillgängliggör Radera-knappen på företagskortet. |
| Radera dialog | Ger användaren behörighet att radera dialogen på företagskortet. |
| Ladda ner till Excel | Ger behörighet att ladda ner företag från CRM. |
| Redigera och ta bort logg | Ger behörighet att radera och redigera loggar på företagskortet. |
Registrerat arbete
Här kan du ge behörigheter till flera åtgärder i Registrerat arbete-modulen.
| Registrera | Ger behörighet att registrera arbete. |
| Godkänna | Ger behörighet att godkänna registrerat arbete. |
| Redigera | Ger behörighet att redigera registrerat arbete. |
| Ta bort | Ger behörighet att ta bort registrerat arbete. |
| Ta bort godkännande | Ger behörighet att ta bort godkännande av registrerat arbete. |
| Markera som fakturerad | Ger behörighet att markera registrerat arbete som fakturerat. |
| Flytta arbete | Ger behörighet att flytta registrerat arbete från ett projekt till ett annat. |
RecMan BI
| Admin | Ger adminåtkomst till RecMan BI och behörighet att skapa dashboards och hantera budgetar. |
| Alla rapporter | Ger åtkomst till alla rapporter. Skriver över övriga rapportbehörigheter. |
| Interna företagsrapporter | Ger behörighet att skapa rapporter baserade på data kopplad till medarbetarens interna företag. |
| Avdelningsrapporter | Ger behörighet att generera rapporter baserade på medarbetarens avdelning. |
| Mina rapporter | Ger tillgång endast till medarbetarens egna data i rapporter där det alternativet finns. |
| Importera | Ger åtkomst till Import modulen. |
| Integrationslogg | Ger åtkomst till Integrationslogg modulen. |
| Bemanningsinsikt | Ger åtkomst till Bemanningsinsikt modulen. |
| Affärsinsikt | Ger åtkomst till Affärsinsikt modulen. |
Betalda tilläggstjänster
Alla de här rättigheterna har en extra kostnad kopplad till sig och är därför markerade med en varning i en tydlig färg.
| Kreditupplysning | Ger behörighet att göra kreditkontroller och aktivera kreditövervakning på företag i CRM. Se denna artikel för mer information. |
| Prospektering | Ger behörighet att få åtkomst till Prospektering-modulen. |
| E-postintegration | Ger behörighet att få åtkomst till e-postmodulen och ställa in en e-postintegration. |
| Skicka SMS | Ger behörighet att skicka SMS från RecMan. |
Kandidater
| Radera kandidater |
Denna behörighet ger medarbetaren olika möjligheter:
|
| Slå samman duplikat | Möjliggör för användaren att slå ihop kandidatdubbletter. |
| Visa personnummer | Ger användaren behörighet till att se kandidaters personnummer. |
| Visa skyddade kandidater | Möjliggör för användaren att se kandidater som är avskärmade från andra avdelningar. |
| Exportera kandidater | Ger användaren möjlighet att exportera kandidatdatabasen till ett Excel. |
| Radera dialog | Ger användaren möjligheten att radera dialog på kandidatkortet. |
| Se alla kandidater | Ger användaren behörighet att se alla kandidater. |
| Se kandidater i eget företag | Ger användaren behörighet att se kandidater med koppling till det egna interna företaget. |
| Se kandidater i egen avdelning | Ger användaren behörighet att se kandidater med koppling till den egna avdelningen. |
| Se egna kandidater | Ger användaren behörighet att se kandidater med koppling till egna användaren. |
| Redigera och ta bort logg | Behörighet att radera och redigera loggar på kandidatkortet. |
| Compliance – Kandidatdatabas | Behörighet till Compliance – Kandidatdatabas. Du kan läsa mer om detta här Compliance-modulen. |
| Registrera godkännande av användarvillkor manuellt | Ger användaren behörighet till att manuellt acceptera användarvillkor på en kandidat som inte har godkänt detta tidigare. |
| Kandidatpool administratör | Kandidatpool-admins kan administrera pooler de blivit inbjudna till, inte bara sina egna. |
Projekt
| Skapa projekt | Ger behörighet att skapa nya projekt. |
| Se alla projekt | Ger användaren tillgång till alla projekt. |
| Se projekt i eget företag | Ger användaren tillgång till projekt i eget interna företag. |
| Se projekt i egen avdelning | Ger användaren tillgång till projekt i egen avdelning. |
| Se egna projekt | Ger behörighet att endast se egna projekt där medarbetaren är ansvarig eller resurs. |
| Radera projekt | Ger behörighet att radera projekt. |
| Bemanningsfunktioner | Ger behörighet till bemanningsfunktioner. |
| Hälsa / Sjukvård | Ger behörighet att få åtkomst till vissa ytterligare bemanningsfunktioner inom hälsa och sjukvård. |
| Bemanning – ändra sociala avgifter | Möjliggör för användaren att ändra sociala avgifter på ett jobb. |
| Bemanning – ändra jobbavtal | Ger rättigheter att ändra inställningar i jobb. |
| Lön | Ger användaren behörighet till lönerelaterade moduler. |
| Radera löneunderlag | Ger användaren behörighet att radera löneunderlag. |
| Databas över arbetsledare | Ger tillgång till databas för arbetsledare (Extern attestant). |
| Redigera och radera logg. | Behörighet att radera och redigera loggar på projektkortet. |
| Uppdatera/dela upp jobb | Ger behörighet till funktionen Uppdatera/dela jobb. |
| Skapa rekryteringsprojektmallar | Ger behörighet att skapa projektmallar. |
Platsannonser / sökande
| Visa alla platsannonser | Ger behörighet att se alla platsannonser. |
| Visa platsannonser i eget internt företag | Behörighet att se platsannonser knutna till eget interna företag. |
| Visa platsannonser i egna avdelning | Ger användaren rättigheter att se platsannonser som är knutna till egna avdelningen. |
| Visa egna platsannonser | Ger användaren rättigheter att se platsannonser i egen avdelning. |
| Skapa platsannons | Ger behörigeht att skapa en platsannons. |
| Redigera platsannons | Ger behörighet att redigera en platsannons. |
| Radera sökande | Ger behörighet att radera en sökande från en process (tar enbart bort sökande från processen, kandidaten raderas inte). |
| Platsannons avisering | Ger åtkomst till att se en klocka på platsannonsen som betyder att denna annonsen har fått en ny sökande. |
| Sökande – se andra söknader/processer | Ger användaren behörighet att se om en sökande har ansökt andra platsannonser. |
Ekonomi
| Visa all ekonomidata | Ger behörighet att se all ekonomidata i systemet. |
| Visa företagsdata | Ger användaren rättigheter att se ekonomidata knutet till egna interna företaget. |
| Visa avdelningsdata | Ger användaren rättigheter att se ekonomidata knutet till egna avdelningen. |
| Orderstock – arbete | Ger användaren behörighet till Orderstock – arbete modulen, där registrerat arbete omvandlas till ordrar. |
| Produkter | Ger användaren behörighet att se och ändra produkterna i systemet. |
| Ordrar | Ger användaren rättigheter att se och ändra ordrar. |
| Import | Behörighet att importera ekonomidata till fakturaöversikten. |
| Fakturaöversikt | Ger behörighet till fakturaöversikten. |
| Skapa faktura | Behörighet att skapa fakturor. |
| Kund – fasta fakturarader | Möjliggör för användaren att ange fasta fakturarader på företagskortet. |
| Skapa kreditnota | Ger användaren rättigheter att skapa en kreditnota baserat på en faktura. |
| Budget | Ger behörighet till Budget-moduler. |
| Registrera betalning | Ger behörighet till att registrera inbetalningar i fakturaöversikten. |
| Leverantörsfaktura | Ger tillgång till leverantörsfaktura modulen. |
Ta bort en medarbetare
Som nämnts tidigare, så kan du reglera företagets månadskostnad genom att lägga till och ta bort medarbetare från ditt system. Notera att ert företag faktureras i början av månaden, vilket gör att förändringar i antal användare har genomslag först på nästa månads kostnad.
Varning
Innan du raderar en medarbetare så se till att alla nödvändiga rapporter har genererats, att alla kopplade projekt överförts till en annan medarbetare och att användaren han raderat möten, uppgifter och egna kandidatpooler Den här informationen kan vara svår att komma åt efter att användaren raderats.
För att ta bort en medarbetare så gå till Inställningar → Användare (Medarbetare). Kan du inte se den så beror det på att du inte har motsvarande rättigheter i systemet.
Leta upp medarbetaren som du vill ta bort i listan till vänster. Klicka på personens namn och scrolla längst ner i vyn så att du kommer till Radera-knappen. Tryck på den en gång för att få upp en varning och tryck en gång till för att radera användaren från systemet. När användaren raderats loggas den automatiskt ut från systemet och kommer inte att kunna logga in igen.
Tips
Om du vill ta bort åtkomst till systemet för en användare, men inte radera den direkt, så ändrar du bara användarens e-postadress. Detta kommer göra att användaren automatiskt loggas ut från systemet.
Notera
Administratörer kan inte ta bort sig själva eller ta bort sina administratörsbehörigheter om de är den enda med superadmin behörighet i systemet.