Uso de tareas en RecMan para trabajadores internos.
Una tarea se usa para entregar tareas con una fecha de vencimiento para usted o un colega. Estos aparecerán en ubicaciones específicas en la solución y le notificarán cuando se acerque la fecha de vencimiento.
Puede encontrar las tareas en varios lugares de la solución, pero el área de residencia principal para sus tareas se encuentra en la barra superior:
Botón de tareas ubicado en la barra superior
Cuando vaya aquí, obtendrá una visión general de todas sus propias tareas. Las tareas tienen múltiples funciones y pueden automatizarse con RecBot. Las tareas se vinculan automáticamente a compañeros de trabajo, empresas, candidatos o proyectos, dependiendo de dónde cree la tarea en la solución.
Inicio de tareas, desde donde tienes control total sobre todas tus tareas
Filtros
En el lado izquierdo de la pantalla, hay posibilidad de filtrar las tareas.
- Todas: donde se puede ver todas las tareas
- Bandeja de entrada: vea las tareas sin fecha de vencimiento
- Próximas: ver las próximas tareas
- Esta semana: vea las tareas planificadas para la semana actual
- Hoy: ver las tareas de hoy
También puede filtrar por prioridad, fecha de creación o fecha de vencimiento, ordenadas de forma ascendente o descendente. Si se han conectado empresas, proyectos y personas de contacto, también se verán filtros para las conexiones en la barra lateral.
En el lado derecho de la página, se puede editar las tareas, establecer prioridades (baja, media o alta), delegar tareas a sus colegas y conectar tareas con empresas, proyectos, personas de contacto o candidatos.
Los tipos de tareas permiten etiquetar visualmente una tarea con tipos predefinidos. Los administradores del sistema pueden definir tipos de tareas con colores.
Ejemplo de etiquetas de tipo de tarea
Las tareas y eventos tendrán diferentes colores dependiendo de la prioridad.
Cuando una tarea está cerca de la fecha límite, aparecerá una notificación en su pantalla de inicio.
Una notificación de que una tarea vence
¿Dónde puedes encontrar tareas?
- En la “pantalla de inicio” (también incluye eventos del calendario)
- En la “página de inicio de tareas” (también incluye eventos del calendario)
- En la “tarjeta del candidato” (también incluye eventos del calendario)
- En la “tarjeta del proyecto”
- En la “tarjeta de la empresa”
- En la “tarjeta de persona de contacto de la empresa”
¿Por qué existen en diferentes lugares?
La respuesta corta es que las tareas crean una conexión. Cuando tiene una tarea en la ficha de un candidato, puede ver la tarea al inspeccionarlo, y si está en su pantalla de inicio, simplemente puede hacer clic en el nombre del candidato en la tarea para ir directamente al candidato.
Dependiendo de dónde cree la tarea dentro de la solución, tendrán diferentes conexiones. Si crea una tarea desde la ficha de una empresa, su tarea se conectará automáticamente con esa empresa.
Una tarea con una conexión a una empresa
Las tareas pueden tener múltiples conexiones a la vez, esto incluye empresas, proyectos, personas de contacto y candidatos. Cuando se crea una tarea directamente desde cualquier otro lugar que no sea “la página de inicio de tareas”, se crea un vínculo directo desde ese lugar. Una tarea creada en una persona de contacto es algo diferente, ya que crea conexiones tanto con la persona de contacto como con la empresa de la persona. Siempre puede ir a la página de inicio de tareas y editar la tarea, ya sea agregando o eliminando conexiones.
Una tarea creada en un cliente
Compartir tareas – Responsables y seguidores
Puede compartir tareas con sus compañeros de trabajo. Al compartir una tarea, su compañero podrá ver quién la compartió con ellos. Para compartir una tarea, haga clic en la flecha hacia la derecha al crearla. Si está compartiendo una tarea desde el inicio de tareas, simplemente puede buscar su nombre en el campo Responsable. Puede asignar un compañero responsable a una tarea.
También tiene la opción de agregar seguidores a una tarea. Los seguidores podrán ver la tarea y recibir notificaciones dentro del sistema sobre actividades relacionadas con la tarea.
Compartir una tarea en el sistema
Compartir una tarea con un compañero de trabajo desde la página de inicio de tareas
Cuando el compañero de trabajo recibe la tarea, se verá así, donde el nuevo ícono indica que está compartida, acompañada del nombre de quien la compartió. También aparecerá en tus mensajes.
Una tarea compartida
¿Por qué tengo estos eventos de calendario en mis tareas y qué son?
Los eventos y tareas del calendario están conectados en la solución y aparecerán en la lista de resumen en su pantalla de inicio. Los eventos del calendario se enumeran en orden cronológico.
Evento de calendario en la parte superior (el color verde indica que el evento es mañana) y tareas debajo (el color amarillo indica que la fecha de vencimiento de las tareas es hoy).
¿Cómo funciona?
En la imagen de abajo, puedes ver una tarea en una tarjeta de candidato.
Puedes acceder al calendario o crear nuevas tareas haciendo clic en los íconos de la derecha. Las otras opciones se describen a continuación:
| Posponer para mañana. Si se acerca la fecha límite o esta ya ha vencido, aparecerá este botón que le permitirá posponer la tarea hasta el día siguiente. | |
| Abrir la tarea en el módulo de tareas. Aquí tendrá múltiples opciones para editar esta tarea. | |
| Eliminar esta tarea. |
Si haces clic en la tarea, podrás completarla.
La tarea desaparecerá de la lista de tareas activas en el módulo de Tareas dentro de la hora si ha seleccionado el filtro Natural en el filtro de Completadas.
Grupos de tareas y subtareas
Las tareas pueden agruparse en grupos de tareas, y también es posible crear subtareas tanto para una tarea individual como para una tarea dentro de un grupo de tareas.
La funcionalidad de subtareas dentro de un grupo de tareas optimiza la creación de plantillas de grupos de tareas al eliminar la necesidad de listar manualmente las tareas pendientes dentro de cada descripción de tarea. También simplifica la asignación de compañeros responsables, ya que evita especificarlos por separado para cada nueva tarea y descripción.
Con las subtareas en un grupo de tareas, puede crear una plantilla de tareas con subtareas predefinidas y asignar responsabilidades una sola vez. Esta configuración se aplica automáticamente, lo que permite a todos los involucrados realizar un seguimiento y completar sus tareas de manera eficiente. Como resultado, mejora el seguimiento general del progreso, ya que la finalización de las subtareas contribuye a la visibilidad del estado de la tarea general.
Para agregar un grupo de tareas, haga clic en el botón Ajustes y seleccione Grupo de tarea.
A continuación, proceda con la creación de tareas. Las subtareas pueden ser útiles como una lista de verificación de tareas pendientes. Es una excelente manera de estructurar todo de manera ordenada.
Automatización del flujo de trabajo con grupos de tareas y RecBot
Con la introducción de RecBot, tiene su propio robot listo para ayudarlo a crear tareas. Los administradores del sistema pueden configurar tareas asignadas automáticamente por RecBot a compañeros de trabajo predefinidos cuando se activan acciones específicas en RecMan.
Puede seleccionar entre los siguientes activadores:
- Al crear una empresa
- Al crear un empleado
- Al crear un candidato
- Al crear un proyecto
- Sobre el nuevo solicitante
- Al crear una oferta
Esos activadores pueden crear tareas que se definen en el grupo de activadores. Por ejemplo, al crear un nuevo empleado en la solución, desea que RecBot cree automáticamente una tarea para el compañero de trabajo responsable de incorporar nuevos empleados para realizar un seguimiento del nuevo empleado después de 21 días. Al configurar la automatización de tareas, se puede crear un flujo de trabajo en RecMan que ayude a mantener los procesos de la organización efectivos y simples para garantizar el cumplimiento de las prácticas comerciales definidas.
Ejemplo de tareas automatizadas vinculadas a un proyecto
En la imagen de arriba, el activador de tareas es cuando se crea un nuevo proyecto. 3 tareas aparecen automáticamente. Una de las tareas se ha completado, mientras que quedan dos. Una vez que se completen todas las tareas, verá la imagen de abajo que le indica que se completaron todas las tareas relacionadas con el grupo de tareas.
Vista de grupos de tareas completadas