Cómo usar la función de importación en RecMan BI.
Necesitas tener permiso para acceder a RecMan BI para utilizar la función de importación, como se ilustra a continuación. Este permiso te dará acceso a la aplicación RecMan BI, donde se encuentra la función de importación.
¿Por qué se usa esto?
Esta función se usa a menudo cuando sus empleados registran horas en el sistema de su cliente y usted recibe archivos de exportación que se aplicarán para registrar el mismo trabajo en RecMan. ¡En lugar de registrar el trabajo manualmente en función de estos archivos, puede importarlos para que RecMan los registre en su nombre!
Introducción y uso
El módulo de importación admite el tipo de archivo CSV y recomendamos utilizar CSV UTF-8.
Antes de poder importar datos, debe crear una plantilla y asignarla correctamente para que RecMan sepa cómo interpretar el contenido de un archivo determinado. El flujo general para realizar una importación es el siguiente:
- Recibir un archivo de un cliente u otra parte
- Acceda a la función de importación en RecMan BI
- Cree una nueva plantilla cargando el archivo en la vista de creación de plantillas
- Ingrese la configuración básica
- Seleccionar tipos de columna
- Asignar ID a un trabajo interno
- Artículos del mapa
- Guardar plantilla
- Regrese a la función de importación
- Cargue el archivo y seleccione la plantilla adecuada
- Datos de importación
Si todo va según lo planeado, recibirá una descripción de cuántas filas se importaron.
De lo contrario, aparecerá un mensaje de error donde se le puede guiar para comprender dónde ocurre el error para que pueda corregirlo e intentarlo nuevamente.
Creando una plantilla
Al crear una plantilla, se le guiará a través de algunos pasos lógicos para mapear (crear conexiones) en consecuencia para que la importación real se comporte según lo previsto. Aquí tiene varias opciones y características para que el proceso de importación se adapte a sus necesidades.
Ingrese la configuración básica
Primero, se deberá ingresar información básica.
Nombre de la plantilla: Aquí debe proporcionar un título para la plantilla. Esto es importante para identificar qué plantilla seleccionar al importar cuando hay varias opciones disponibles.
Empresa: Al realizar la acción de "conectar este ID en el archivo con ese trabajo en RecMan" más adelante, puede facilitar el proceso reduciendo el número de trabajos disponibles en la etapa de mapeo. Si sabe que todo el trabajo en el archivo está relacionado con un cliente específico en su CRM, selecciónelo aquí. Si no, deje este campo en blanco.
Seleccionar tipo de archivo: Aquí debe elegir el tipo de archivo correcto. Consulte Tipos de archivos y columnas para obtener más información.
Seleccionar tipos de columna
En segundo lugar, debe indicar a RecMan qué columnas del archivo deben interpretarse como qué tipo de datos. Tenga en cuenta que hay varias opciones y no es necesario aplicar todos los tipos de columnas. Consulte Tipos de archivos y columnas para más detalles.
Mapear ID a un trabajo interno
En tercer lugar, debe crear una conexión entre el ID externo o el número de trabajo con un trabajo dentro de RecMan. RecMan necesita saber dónde importar el trabajo, lo que significa que debe existir un trabajo para poder realizar la importación.
Se recomienda utilizar un ID externo y el nombre del empleado para hacer el mapeo más eficiente. Al especificar el nombre del empleado, RecMan intentará sugerir el empleado correcto y, por lo tanto, el trabajo correspondiente al ID. El mapeo se realizará automáticamente si incluye el número de trabajo de RecMan en el archivo de importación.
Tenga en cuenta que RecMan solo localizará trabajos activos que estén dentro del rango de fechas del archivo. Usando la opción "Ignorar", también puede omitir trabajos eliminados o finalizados.
Mapear artículos
Finalmente, después de haber indicado a RecMan qué IDs y filas del archivo están conectadas a qué trabajo, puede mapear los artículos seleccionados con los artículos disponibles en el trabajo correspondiente. Artículos similares se mapearán automáticamente tan pronto como conecte un artículo determinado. Si el nombre del artículo en el archivo es idéntico al de RecMan, el mapeo ocurrirá automáticamente.
Tipos de archivos y columnas
A continuación, se describe los tipos de columnas disponibles al crear una plantilla. Tenga en cuenta que los tipos de archivos contienen diferentes columnas y características.
| Artículo único por fila | |
|---|---|
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Identificación externa Se utiliza si no tiene no. de trabajo |
Se puede usar una ID externa para asignar esta ID y un trabajo en RecMan. |
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Nombre de empleado Usado con identificación externa |
Si se utiliza una identificación externa, puede utilizar la columna Nombre del empleado para permitir que RecMAn sugiera el empleado y el trabajo que busca mapear. |
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Trabajo no. Se usa si no tiene una identificación externa |
Agregar el número de trabajo único de RecMan al archivo facilitará el proceso de mapeo, ya que RecMan puede conectarse automáticamente al trabajo correcto donde se debe importar el trabajo. |
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Fecha Requerido |
Fecha de trabajo, para informar a RecMan a qué fecha se debe importar la fila de trabajo dada. Puede estar en los siguientes formatos:
Ejemplo: 2023-03-01 |
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Artículo Requerido |
Nombre o número del artículo, para informar a RecMan que esta columna se usa para mapear con el artículo correcto en RecMan. Ejemplo: horario regular |
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Desde Usado si no tiene Cantidad |
De tiempo, para informar a RecMan a qué hora comienza el trabajo. Puede estar en formato HH:MM o HH.MM. Ejemplo: 08:00 |
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Hasta Usado con Desde |
De tiempo, para informar a RecMan a qué hora finaliza el trabajo. Puede estar en formato HH:MM o HH.MM. Ejemplo: 16:00 |
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Cantidad Usado si no tiene Desde |
El número de horas, para informar RecMan de la cantidad. Esto se puede usar en lugar de Desde el tiempo y Hasta el tiempo. Debe estar en formato de números, usando el punto como decimal. Ejemplo: 7.5 |
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Descanso (cantidad) Opcional |
El número de tiempo de descanso, para informar RecMan de la cantidad. Debe estar en formato de números, usando el punto como decimal. Ejemplo: 0.5 |
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Descanso Opcional |
Las horas de descanso, para informar a RecMan de la duración del descanso. Esto se puede usar en lugar de Descanso (cantidad). Puede estar en formato HH:MM o HH.MM. Ejemplo: 00:30 |
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Salario Opcional |
Salario por unidad. Si no se usa, RecMan obtendrá valores del artículo en el trabajo. |
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Factura Opcional |
Factura unitaria. Si no se usa, RecMan obtendrá valores del artículo en el trabajo. |
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Notas internas Opcional |
Texto que se mostrará en el campo de Notas. |
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Notas de factura Opcional |
Texto que se mostrará en el campo de Notas de factura. |
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Ignorar Opcional |
Se utiliza para ignorar una columna en el archivo. |
| Múltiples artículos por fila | |
|---|---|
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Identificación externa Se utiliza si no tiene no. de trabajo |
Se puede usar una ID externa para asignar esta ID y un trabajo en RecMan. |
|
Nombre de empleado Usado con identificación externa |
Si se usa una identificación externa, puede utilizar la columna Nombre del empleado para permitir que RecMan sugiera el empleado y el trabajo que busca mapear. |
|
Trabajo no. Se usa si no tiene una identificación externa |
Agregar el número de trabajo único de RecMan al archivo facilitará el proceso de mapeo, ya que RecMan puede conectarse automáticamente al trabajo correcto donde se debe importar el trabajo. |
|
Empresa |
Seleccionar este tipo de columna permite que el módulo de importación la use como un parámetro de búsqueda junto con la columna Nombre del empleado. Cuando se selecciona la columna Empresa, se filtran los posibles trabajos asociados con el empleado, reduciendo la selección según los criterios de empleado y empresa. |
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Fecha Requerido |
Fecha de trabajo, para informar a RecMan a qué fecha se debe importar la fila de trabajo dada. Puede estar en los siguientes formatos:
Ejemplo: 2023-03-01 |
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Desde hora (artículo de salario) Hasta hora (artículo de salario) Descanso (artículo de salario de minutos) Opcional
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En caso de que se seleccione "Desde (artículo de salario)", los valores deben añadirse basándose en los cálculos de "Desde (artículo de salario)" y "Hasta (artículo de salario)", y deducir la duración del "Descanso (artículo de salario de minutos)". Ejemplos:
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Artículo de salario Opcional |
Nombre o número de artículo, para informar a RecMan que esta columna se utiliza para mapear con el artículo de salario correcto en RecMan. Ejemplo: Horario regular |
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Artículo adicional Opcional |
Nombre o número del artículo, para informar a RecMan que esta columna se usa para mapear con el artículo correcto de adición o deducción en RecMan. Ejemplo: Horas nocturnas |
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Artículo de ausencia Opcional |
Nombre o número de artículo, para informar a RecMan que esta columna se utiliza para mapear con el artículo de ausencia correcto en RecMan. Ejemplo: Licencia por enfermedad |
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Ignorar Opcional |
Se utiliza para ignorar una columna en el archivo. |