Para utilizar la función de importación en RecMan BI, como se ilustra a continuación, se requiere permiso de acceso a la aplicación.
¿Por qué se usa esto?
Esta función se usa a menudo cuando sus empleados registran horas en el sistema de su cliente y usted recibe archivos de exportación que se aplicarán para registrar el mismo trabajo en RecMan. ¡En lugar de registrar el trabajo manualmente en función de estos archivos, puede importarlos para que RecMan los registre en su nombre!
Introducción y uso
El módulo de importación admite el tipo de archivo CSV y recomendamos utilizar CSV UTF-8.
Antes de poder importar datos, debe crear una plantilla y asignarla correctamente para que RecMan sepa cómo interpretar el contenido de un archivo determinado. El flujo general para realizar una importación es el siguiente:
- Recibir un archivo de un cliente u otra parte
- Acceda a la función de importación en RecMan BI
- Cree una nueva plantilla cargando el archivo en la vista de creación de plantillas
- Ingrese la configuración básica
- Seleccionar tipos de columna
- Asignar ID a un trabajo interno
- Artículos del mapa
- Guardar plantilla
- Regrese a la función de importación
- Cargue el archivo y seleccione la plantilla adecuada
- Datos de importación
Si todo va según lo planeado, recibirá una descripción de cuántas filas se importaron.
De lo contrario, aparecerá un mensaje de error donde se le puede guiar para comprender dónde ocurre el error para que pueda corregirlo e intentarlo nuevamente.
Creando una plantilla
Al crear una plantilla, se le guiará a través de algunos pasos lógicos para mapear (crear conexiones) en consecuencia para que la importación real se comporte según lo previsto. Aquí tiene varias opciones y características para que el proceso de importación se adapte a sus necesidades.
Ingrese la configuración básica
En primer lugar, deberá ingresar cierta información básica.
Nombre de la plantilla: aquí es donde proporciona un título para la plantilla. Esto es importante para que sepa qué plantilla seleccionar al importar cuando tiene varias para elegir.
Empresa: cuando realice "conectar este ID en el archivo a ese trabajo en RecMan" más adelante, puede ayudarse reduciendo la cantidad de trabajos disponibles en la etapa de mapeo. Si sabe que todo el trabajo en el archivo está relacionado con un cliente específico en su CRM, ubíquelo aquí. Si no, deje este campo en blanco.
Seleccione el tipo de archivo: aquí realiza la importante acción de elegir el tipo de archivo correcto. Consulte Tipos de archivo y columnas para obtener más información.
Seleccionar tipos de columna
En segundo lugar, debe informar a RecMan qué columnas del archivo se interpretarán como qué tipo de datos. Tenga en cuenta que tiene varias opciones y no debe aplicar todos los tipos de columna. Consulte Tipos de archivo y columnas para obtener más información.
Asignar ID a un trabajo interno
En tercer lugar, debe crear una conexión entre la identificación externa o el número de trabajo a un trabajo dentro de RecMan. RecMan debe saber dónde importar el trabajo, lo que significa que debe existir un trabajo para importar el trabajo. Recomendamos usar ID externo y Nombre de empleado para que el mapeo sea más eficiente. Cuando especifica el nombre del empleado, RecMan intentará sugerir el empleado correcto y, por lo tanto, el trabajo a la ID. La asignación se realizará automáticamente si incluye el número de trabajo de RecMan en el archivo de importación.
Tenga en cuenta que RecMan solo ubicará trabajos activos que estén dentro del alcance de las fechas en el archivo.
Artículos del mapa
Finalmente, cuando haya informado a RecMan qué ID y filas en el archivo están conectadas a qué trabajo, puede asignar los artículos seleccionados a los artículos disponibles en el trabajo apropiado. Los artículos similares se mapearán automáticamente tan pronto como conecte un artículo determinado. Si el nombre del artículo en el archivo es idéntico al de RecMan, la asignación se realizará automáticamente.
Tipos de archivos y columnas
A continuación se muestra una descripción de los tipos de columnas disponibles al crear una plantilla. Tenga en cuenta que los tipos de archivo tienen diferentes columnas y características.
Artículo único por fila | |
---|---|
Identificación externa |
Se puede usar una ID externa para asignar esta ID y un trabajo en RecMan. |
Nombre de empleado |
Si se utiliza una identificación externa, puede utilizar la columna Nombre del empleado para permitir que RecMAn sugiera el empleado y el trabajo que busca mapear. |
Trabajo no. |
Agregar el número de trabajo único de RecMan al archivo facilitará el proceso de mapeo, ya que RecMan puede conectarse automáticamente al trabajo correcto donde se debe importar el trabajo. |
Fecha |
Fecha de trabajo, para informar a RecMan a qué fecha se debe importar la fila de trabajo dada. Puede estar en los siguientes formatos:
Ejemplo: 2023-03-01 |
Artículo |
Nombre o número del artículo, para informar a RecMan que esta columna se usa para mapear con el artículo correcto en RecMan. Ejemplo: horario regular |
De vez |
De tiempo, para informar a RecMan a qué hora comienza el trabajo. Puede estar en formato HH:MM o HH.MM. Ejemplo: 08:00 |
Al tiempo |
De tiempo, para informar a RecMan a qué hora finaliza el trabajo. Puede estar en formato HH:MM o HH.MM. Ejemplo: 16:00 |
Cantidad |
El número de horas, para informar RecMan de la cantidad. Esto se puede usar en lugar de Desde el tiempo y Hasta el tiempo. Debe estar en formato de números, usando el punto como decimal. Ejemplo: 7.5 |
Descanso (cantidad) |
El número de tiempo de descanso, para informar RecMan de la cantidad. Debe estar en formato de números, usando el punto como decimal. Ejemplo: 0.5 |
Descanso |
Las horas de descanso, para informar a RecMan de la duración del descanso. Esto se puede usar en lugar de Descanso (cantidad). Puede estar en formato HH:MM o HH.MM. Ejemplo: 00:30 |
Salario |
Salario por unidad. Si no se usa, RecMan obtendrá valores del artículo en el trabajo. |
Factura |
Factura unitaria. Si no se usa, RecMan obtendrá valores del artículo en el trabajo. |
Notas internas Opcional |
Texto que se mostrará en el campo de Notas. |
Notas de factura Opcional |
Se usa para ignorar una columna en el archivo. |
Ignorar |
Se utiliza para ignorar una columna en el archivo. |
Múltiples artículos por fila | |
---|---|
Identificación externa |
Se puede usar una ID externa para asignar esta ID y un trabajo en RecMan. |
Nombre de empleado |
Si se usa una identificación externa, puede utilizar la columna Nombre del empleado para permitir que RecMan sugiera el empleado y el trabajo que busca mapear. |
Trabajo no. |
Agregar el número de trabajo único de RecMan al archivo facilitará el proceso de mapeo, ya que RecMan puede conectarse automáticamente al trabajo correcto donde se debe importar el trabajo. |
Fecha |
Fecha de trabajo, para informar a RecMan a qué fecha se debe importar la fila de trabajo dada. Puede estar en los siguientes formatos:
Ejemplo: 2023-03-01 |
Artículo de salario |
Nombre o número de artículo, para informar a RecMan que esta columna se utiliza para mapear con el artículo de salario correcto en RecMan. Ejemplo: horario regular |
Artículo adicional |
Nombre o número del artículo, para informar a RecMan que esta columna se usa para mapear con el artículo correcto de adición o deducción en RecMan. Ejemplo: Hora de la noche |
Artículo de ausencia |
Nombre o número de artículo, para informar a RecMan que esta columna se utiliza para mapear con el artículo de ausencia correcto en RecMan. Ejemplo: licencia por enfermedad |
Ignorar |
Se utiliza para ignorar una columna en el archivo. |