Lønns- og kollektivavtalen forklart

Her finner du en grundig gjennomgang av Lønns- og kollektivavtaler, som lar deg automatisere lønn og faktura på prosjekter.

Denne artikkelen vil gi deg en detaljert forklaring på Lønns- og kollektivavtaler (L&K), som er viktig å forstå og lar deg automatisere timeføring, samt lønn- og fakturaverdier på jobber. I tillegg anbefaler vi å lese denne artikkelen: Bemanning - Innstillinger, siden den legger grunnlaget for hva som kan brukes i en kollektivavtale.

En systemadministrator kan opprette nye eller redigere eksisterende kollektivavtaler ved å gå til Systeminnstillinger → Bemanning → Lønns- og kollektivavtaler. Her finner du en oversikt over kollektivavtalene i ditt system. Fra denne oversikten kan du opprette en ny avtale ved å trykke på Opprett. Du kan også lage en kopi, redigere generell informasjon om en eksisterende avtale ved å klikke på dens navn, eller slette den.

Kollektivavtaler kan betraktes som maler for oppsett av jobber i RecMan, og fungerer som 'motoren' som beregner grunnlaget for lønn og faktura til det registrerte arbeidet i systemet. Kollektivavtaler fungerer som en avansert kalkulator bestående av flere regler. Disse regelsettene kan kombineres og bli ganske komplekse. Hver regel er igjen delt i to deler: den ene beregner lønnsgrunnlaget, mens den andre beregner grunnlaget for fakturering. Som kjent er det ikke nødvendigvis slik at kunden skal betale to ganger, selv om den ansatte får 100% overtidsbetaling.

I denne artikkelen vil vi forklare hvordan du oppretter en kollektivavtale og forklare de ulike funksjonene i denne modulen. Det er viktig å forstå hvordan du bruker denne modulen, teste avtalene du oppretter og finne din beste praksis. Du kan spare mye tid ved å gjøre dette.

Innstillinger i kollektivavtalen

På bildet under har vi en helt ny og tom kollektivavtale som vi passende har gitt navnet Eksempelavtalen. Her vil du kunne legge inn mye informasjon for å gjøre avtalen klar til å bli tildelt en jobb – slik at du kan registrere arbeid, opprette lønn- og faktura fra systemet. Under bildet vil vi forklare de ulike nummererte boksene som finnes på bildet.

1. Kollektivavtale

I denne boksen finner du generell informasjon om denne spesifikke avtalen. Trykk på Rediger-knappen, og du vil kunne redigere standardinformasjonen knyttet til avtalen.

Navn	Navnet på kollektivavtalen.
Status	Velg om du ønsker å aktivere eller arkivere denne avtalen.
Selskap	Velg hvilket selskap avtalen skal være tilgjengelig for (standard er Alle).
Helligdagskalender	Tildel en ønsket Helligdagskalender. For å gjøre dette må du først opprette en helligdagskalender i innstillingene for bemanning. Les denne artikkelen for mer informasjon.
Avrunding av lønn	Dersom du ønsker avrunding på lønn (standard er Nei).
Avrunding av faktura	Dersom du ønsker avrunding på faktura (standard er Nei).
Sosial kostnad	Velg sosial kostnad (kan opprettes i avtalen).
Beskrivelse	Fritekstfelt for å legge til en beskrivelse av avtalen.

2. Rettigheter

Det er her du kan angi rettighetene som skal være aktiv på jobben der denne avtalen er valgt.

Registrere timer utenfor kalender	Dersom det skulle være mulig å registrere timer utenom skiftperioden fra bemanningskalenderen.
Føre timer manuelt	Hvis det skal være mulig å registrere arbeid manuelt. Dette bør ikke brukes med mindre du har behov for at dine ansatte registrerer arbeid manuelt.
Føre timer fremover i tid	Om det skal være mulig å registrere timer fremover i tid.
Føre tillegg/fratrekk	Dersom det skal være mulig å registrere tillegg/fratrekk.
Registrer fravær	Dersom det skal være mulig for den ansatte å registrere fravær.
Før akkordlønn	Dersom det skal være mulig for den ansatte å registrere akkordlønn.
Se lønn	Dersom det skal være mulig for den ansatte å se verdier for lønn.
Se faktura	Dersom det skal være mulig for den ansatte å se verdier for faktura.

3. Sosiale kostnader

Sosiale kostnader er en liste over de ulike sosiale utgiftene som gjelder for avtalen/jobben. Dette er inkludert i beregningen av dekningsbidraget slik at du kan forsikre deg om at du ikke taper penger på jobben når sosiale kostnader spiller inn. Dette vil ikke påvirke grunnlaget for lønn eller fakturering, og det er kun til bruk internt slik at du kan få et mer realistisk bilde av dekningsbidraget på jobben.

4. Ansatte tilknyttet avtalen

Det er her alle aktive jobber knyttet til denne avtalen er oppført. Det fine med denne boksen er at når du gjør endringer i en kollektivavtale, kan du merke alle ansatte eller utvalg av disse og oppdatere jobben deres med de nye endringene. Du slipper med andre ord å gjøre manuelle endringer i hver enkelt ansattavtale.

5. Arbeidsuke

Denne boksen lar deg sette arbeidstid for hver dag i uken i stedet for generell arbeidstid for hver dag. Når dette er lagt inn, vil kandidaten få disse tidspunktene foreslått når de registrerer timer, noe som gjør timeføring en smidig prosess.

6. Ukedagsberegning

Her legger du til de generelle reglene som den ansattes timeføring er basert på. Det første du gjør her er å definere hvilke dager de ulike reglene skal gjelde for. Det kan være lurt å være grundig i arbeidet her for å minimere muligheten for feil og revisjoner av avtaler på sikt. Et eksempel på typer ukedagsregler som vanligvis brukes når man oppretter en kollektivavtale er en for ukedager (mandag til fredag), en for lørdag, søndag og helligdag. Med separate regler på de forskjellige dagene gir stor fleksibilitet til å tilpasse avtalen best mulig til ditt behov.

Etter å ha opprettet regler for ukedagsberegning kan du legge til og redigere betingelsene for beregning på denne avtalen. Dette gjøres med følgende knapper.

Penn-ikonet	Rediger regel for ukedagsberegning.
Søppelbøtte-ikonet	Slett regel for ukedagsberegning.
Lønn	Legg til en lønnsregel (må være knyttet til en lønnsartikkel).
Tillegg	Legg til en tilleggsregel (må være knyttet til en tilleggsartikkel).
Dag tillegg	Legg til en dagtilleggsregel (må være knyttet til en tilleggsartikkel).
Overtid	Legg til en overtidsregel (må være knyttet til en lønnsartikkel).

Alle mulighetene som finnes her er forklart i artikkelen Praktisk bruk av kollektivavtaler.

6.1 + Lønn

Nedenfor kan du se redigerings-bildet for å legge til en lønnsregel. Som vi ser av eksempelet har vi en grunnregel som sier mellom 00:00 – 24:00 (hele dagen), lønn og fakturapris beregnes ut fra en faktor på 1 (100%). Det betyr ganske enkelt at når denne avtalen brukes som mal for en bestemt jobb, og man definerer normal timepris til å være f.eks 250,- og fakturapris på 350,-, blir summeringen:

I vårt eksempel er summeringen:

6.2 + Tillegg

Å legge til en regel for tillegg vil være lik metoden for lønn nevnt ovenfor. Ved søknad vil den ansatte automatisk få tillegg per time som definert i oppsettet.

6.3 + Dagstillegg

Samme som tillegg, med tilleggsforskjellen som legges til per dag i stedet for per time.

6.4 + Overtid

Her lages regler for overtid. Se illustrasjonen og tabellen nedenfor for å få innsikt i mulighetene for overtid.

Artikkel	Her kan du velge hvilken artikkel du vil at regelen skal knyttes til.
Overtidstrigger	Om overtid skal telle pause eller ikke før det utløses.
Etter antall timer	Antall førte timer før overtidsregelen utløses.
Til antall timer	Antall førte timer til denne overtidsregelen blir ugyldig. For eksempel, hvis en annen overtidsregel skal overta etter 14 timer, må denne regelen settes til 14 timer, hvor den neste utløses ved 14 timer.
Lønnsberegning	Det er her du legger inn lønnen.
Beregning fakturapris	Det er her du legger inn fakturaen.
MVA	Bestem hvilken momssats du vil bruke.
Sosial kostnad	Om man skal beregne samfunnskostnad på overtidsregelen eller ikke.
Lønnet pause	Om pausen er betalt eller ikke.
Fakturerbar pause	Om bruddet er fakturerbart eller ikke.
Starttidspunkt periode	For jobber med skift kan det være aktuelt å informere systemet om at denne regelen kun vil være gyldig dersom den første timen som logges er innenfor definert starttidsperiode. Dette kan settes opp her.
Tidsintervall	Noen overtidsregler brukes kun til gitte timer i døgnet. Du kan begrense overtidsregelen ved å begrense timene hvor regelen skal være gyldig. Dette ligner på fra tid til annen i vanlige lønns- og tilleggsregler.
Notat	Et fritekstfelt der du kan legge inn notater for den spesifikke regelen.

6.5 Overtid per uke

Overtidsregler kan også brukes per uke i stedet for per dag som beskrevet ovenfor. Se bildet og tabellen nedenfor for mer informasjon.

Lønnsartikkel	Her kan du velge hvilken artikkel du vil at regelen skal knyttes til.
Overtidstrigger	Om overtid skal telle pause eller ikke før det utløses.
Time beregning	Om denne regelen skal telle vanlige timer eller vanlige timer og overtidstimer før den utløses.
Etter antall timer	Antall førte timer per uke før denne overtidsregelen utløses.
Til antall timer	Antall førte timer per uke til denne overtidsregelen blir ugyldig.
Lønnsberegning	Her legger du inn lønnen.
Beregning fakturapris	Det er her du legger inn fakturaen.
MVA	Bestem hvilken momssats du vil bruke.
Sosial kostnad	Om man skal beregne samfunnskostnad på overtidsregelen.
Lønnet pause	Om pausen er betalt eller ikke.
Fakturerbar pause	Om bruddet er fakturerbart eller ikke.
Tidsintervall	Noen overtidsregler brukes kun til gitte timer i døgnet. Du kan begrense overtidsregelen ved å begrense timene hvor regelen skal være gyldig.
Ukedager	Definer hvilke ukedager denne regelen skal være gyldig for.
Helg	Definer hvilke helgedager denne regelen skal være gyldig for.
Notat	Et fritekstfelt der du kan legge inn notater for den spesifikke regelen.

7 . Fraværsregel

Det kan også settes opp regler for fravær. Merk at dette er en funksjon for å bygge logikk for fraværsregistrering. Når dette benyttes, kan den ansatte ikke velge hvilken artikkel de ønsker å bruke ved fraværsregistrering.

Navn	Det er her du kan skrive navnet på regelen.
Type	Velg hvilken type fravær.
Artikkel	Velg fraværsartikkelen.
Varighet (dager)	Varigheten av denne spesifikke regelen.
Lønnsberegning	Det er her du legger inn lønnen og om den skal beregne lønn fra garantilønnen.
Fakturaberegning	Det er her du legger inn fakturaen.
MVA	Bestemme hvilken momssats som skal brukes.
Sosial kostnad	Om man skal beregne samfunnskostnad på fraværsregelen.
Lønnet pause	Om pausen er betalt eller ikke.
Fakturerbar pause	Om pausen er fakturerbart eller ikke.
Må ha vært ansatt siden	Noen overtidsregler brukes kun til gitte timer i døgnet. Du kan begrense overtidsregelen ved å begrense timene hvor regelen skal være gyldig.
Registrer tillegg	Hvorvidt tillegg som ville blitt mottatt skal logges eller ikke. Tillegg beregnes på samme måte som lønn.
Maks antall perioder	Maksimumsbeløpet for denne regelen i løpet av et spesifisert antall dager.
Maks antall dager	Maksimalt antall dager innenfor denne regelen i løpet av et spesifisert antall dager.
Nullstill varighet teller	Hvorvidt telleren for fraværet skal tilbakestilles etter et spesifisert antall dager etter normal arbeidsdag eller dager med inaktivitet eller ikke. Bruk Normal hvis dette ikke er relevant eller Egendefinert hvis det er relevant.

8. Akkordlønn

I denne boksen har du mulighet til å legge inn en regel om akkord. Akkord er en avtale som gjør lønn avhengig av produksjon (en fast avgift per solgt enhet). Trykk på Opprett- knappen, og du får en skjerm som ligner på denne:

Merk at noen alternativer i opprettingsvinduet ikke vises før du går tilbake for å redigere artikkelen. Alle alternativene vil bli beskrevet nedenfor:

Artikkel	Her kan du velge hvilken artikkel du vil at regelen skal knyttes til.
Artikkelgruppe	Hvilken artikkelgruppe akkordarbeidet skal tilhøre. Artikkelgrupper er tilpasset definert i bemanningsinnstillingene.
Lønnsmatrise	Bruk denne hvis du ønsker at lønnsopplysningene skal hentes fra en lønnsmatrise.
Lønnsberegning	Velg hvordan lønnen beregnes, enten med en faktor eller en fast pris.
Lønn	Her legger du inn lønnen. Hvis du valgte fastpris som beregningsmetode, ville du oppgitt pris per akkord. Hvis beregningsmetoden er en faktor, legger du inn verdien av faktoren.
Tillegg lønn	Skriv inn hvis du ønsker tillegg per akkord.
Fakturaberegning	Velg hvordan en faktura skal beregnes, enten ved en faktor, påslagslønnsfaktor eller fastpris.
Faktura	Her legger du inn fakturaprisen (hvis den er etter fastpris) eller verdien av faktoren.
Tillegg faktura	Tillegg på faktura pr akkord.
Standard antall	Standard antall enheter.
Sosial kostnad	Om man skal beregne sosial kostnad på akkordregelen.
MVA	Bestemme hvilken MVA-sats som skal brukes.
Før antall i tid	Lar deg logge tiden i stedet for kvantitet. F.eks. 01:30 tilsvarer logging 1,5.
Før medgått tid	Lar deg logge tiden brukt i tillegg til kvantumet. Vil vises som: Antall (tidslogget).
Tillat 0 i antall	Lar deg logge null som mengde, men krever bruk av "loggtid brukt".
Negativ tid	Tillater at negativ tid logges. Krever bruk av "loggtid brukt" og "tillat null mengde".
Notat	Et fritekstfelt der du kan legge inn notater for den spesifikke regelen.

Periodeføring
Endrer akkord til å være månedlig. Kandidaten legger fortsatt til akkordarbeid hver dag, men det kan ikke sendes inn før den valgte perioden. De kan heller ikke registrere arbeid for den påfølgende måneden uten å sende det inn for den siste måneden.

I menyen kan du velge hvilken dag i måneden som skal være den de sender inn.

• Måned – Still inn datoen automatisk til å være siste dato for den måneden.
• Siste fredag i måneden – Datoen for innlevering av akkordet vil alltid være siste fredag i den måneden.
• Siste søndag i måneden – Samme som fredag, men med søndag i stedet.

Du kan også legge til opptil 4 artikler som kandidatene kan velge mellom. De kan registrere hver artikkel én gang for hver dag.

9. Faste tillegg/trekk

I denne boksen har du mulighet til å legge inn en regel om tilleggs- og fradragsartikler. Fast tillegg/trekk er en regel som setter fast veiledende Lønns- og Fakturapris når du eller din kandidat har loggført arbeid i det fastsatte intervallet på en måned eller en uke, artikkelen legges til automatisk når loggført arbeid har passert det fastsatte intervallet.
Trykk på + Legg til- knappen, og du får en skjerm som ligner på denne:

Når du lagrer det faste tillegget eller fradraget, skal artikkelen vises slik på skjermen din:

10. Månedslønn

I denne boksen har du mulighet til å bygge regler for månedslønn. Dette blir aktuelt dersom den ansatte får fast månedslønn og kunden vil få fakturert en fast sum. Du kan også velge å la fakturaprisen være null og fakturere kunden pr. time dersom avtalen krever dette. Det samme gjelder i motsatt retning.

Artikkel	Her kan du velge hvilken lønnsartikkel du ønsker at regelen skal knyttes til.
Primær månedslønn	På grunn av at enkelte ansatte potensielt er knyttet til flere jobber der månedslønn brukes, kan denne avmerkingsboksen brukes til å informere systemet om hvilken månedslønn som er den primære.
Lønnsberegning	Her legger du inn månedslønnen.
Beregning fakturapris	Her legger du inn den månedlige fakturaen.
Arbeidsdager	Her kan du velge hvilke ukedager som skal regnes som en arbeidsdag. For eksempel kan en ansatt ha sin første eller siste arbeidsdag den 15. Systemet bruker da de definerte dagene til å beregne riktig lønn/faktura for denne måneden.
MVA	Bestemme hvilken momssats som skal brukes.
Sosial kostnad	Om det skal beregnes sosial kostnad på månedslønnsregelen.
Notat	Et fritekstfelt der du kan legge inn notater for den spesifikke regelen.

11. Lønnsartikler

Det er her du legger til lønnsartiklene som gjelder for denne kollektivavtalen. Trykk på knappen Legg til , så får du opp en liste over alle lønnsartikler du har opprettet i systemet og mulighet til å velge lønnsartikler etter denne listen.

Typiske lønnsartikler kan være Fastlønn, Timelønn, 50 % overtid, 100 % overtid osv. Systemet lar deg ha et ubegrenset antall artikler, og hovedgrunnen er å gi mer innsikt i de ulike lønnsartene du er ved hjelp av. I prinsippet kan du ha én lønnsartikkel og registrere normal timelønn, overtid og alt annet på dette, men det ville være umulig å klare i lengden. Lønnsartikler er relatert til produkter.

Les mer om lønnsartikler og deres opprettelse i denne artikkelen.

12. Fraværsartikler

Her legger du til de ulike fraværsartiklene som gjelder for denne kollektivavtalen. Ved å trykke på knappen Legg til vil du se en liste over fraværsartikler du har laget i systemet og muligheten til å velge relevante artikler fra denne listen. Fraværsartiklene som legges inn i kollektivavtalen vil komme opp som en mulighet ved timeregistrering for arbeidstaker (enten om arbeidstaker gjør det selv eller en medarbeider gjør det). Hvis f.eks. fraværsartikkelen Sykefravær legges til, kan de ansatte registrere sykefravær når de registrerer timer.

13. Tilleggs- og fradragsartikler

Her legger du til de ulike tilleggs- og fradragsartiklene som gjelder for denne kollektivavtalen. Ved å trykke på Legg til- knappen vil du se en liste over tilleggs- og fradragsartikler du har opprettet i systemet og muligheten til å velge relevante artikler fra denne listen. Tilleggs- og fradragsartiklene som legges til kollektivavtalen vil komme opp som en mulighet ved timeregistrering for arbeidstaker (enten om arbeidstaker gjør det selv eller gjøres av en medarbeider). Hvis f.eks. tilleggsartikkelen Verktøytillegg legges til, kan de ansatte registrere Verktøytillegg når han/hun registrerer timer.

14. Påminnelser

Her kan du sette opp en automatisk påminnelse til ansatte knyttet til avtalen. Denne meldingen vil gå ut på en bestemt dag i uken, på et bestemt tidspunkt på dagen, og kan potensielt brukes som en påminnelse for den ansatte om å føre timene sine. Meldingen kan sendes som e-post, SMS eller som et varsel i RecMan Employee-appen.

I stedet for å velge en ukedag, kan du også velge en dag i slutten av hver måned. Dette kan også baseres på akkordperioden.

En utdypende oversikt, med eksempler på praktisk bruk av kollektivavtaler, vises i denne artikkelen.