I bemanningsplanen har vi tre arbeidskalendervisninger som gir deg oversikt over hvilke ansatte som har prosjektvakter i en periode. Det som gjør arbeidskalenderen ekstra nyttig er at det er enkelt å registrere timer, hvis f.eks. en ansatt ikke har mulighet/ikke har tilgang til å registrere timene sine elektronisk så kan du gjøre dette enklere fra disse visningene. Videre i denne artikkelen så går vi igjennom de tre arbeidskalendervisningene og forklarer litt rundt mulighetene man har.
Filtrering og søk i arbeidskalender
Det første vi skal se på er søkefilteret som gjelder for arbeidskalender-visningene. Filteret Status lar deg vise alle ansatte og filtrere på de som har registrert arbeid på prosjektvakt i perioden eller eventuelt de som ikke har registrert arbeid på prosjektvakt. Dette gjør at man enkelt kan sende f.eks. en e-post til de kandidatene om at de må huske å føre timene sine.
Arbeidskalender – Ansatt pr mnd
Velger man visningen Arbeidskalender – Ansatt pr mnd får man en liste over alle ansatte med prosjektvakter i valgt måned. I eksempelet nedenfor har vi valgt Mars 2023 som periode.
Som vi kan se fra bildet under så er alle ansatte listet opp til venstre og alle vakter er vist som prikker. Helt til høyre summeres antall timer en ansatt har for valgt måned. Prikkene man ser i oversikten betyr som sagt at den ansatte har en vakt på denne datoen, disse prikkene kan ha tre forskjellige fargekoder:
- Grønn prikk – Arbeid er registrert på vakten.
- Rød prikk – Arbeid er enda ikke registrert på en vakt med dato tidligere enn dagens dato.
- Blå prikk – Arbeid er enda ikke registrert på en vakt frem i tid.
- Gul prikk – Den ansatte jobbet ikke denne vakten.
Trykker man på en av prikkene tas man med til Registrer arbeid-skjermbildet slik at man enkelt kan registrere arbeid på vaktene. Målet her bør altså være at alle disse prikkene er grønne etter en periode. Man har også et søkekriterie for arbeidskalenderene som heter Status, her kan man f.eks. søke frem alle vakter som det enda ikke er registrert arbeid på.
Hvis man markerer en eller flere ansatte så får man opp noen flervalgsmuligheter (se bildet under). Den første knappen gir deg mulighet til å laste ned en Excel-liste (denne gir deg masse informasjon om alle vaktene til de ansatte), den andre knappen genererer et PDF-dokument med informasjon om de ulike vaktene, og den siste knappen gir deg mulighet til å sende vaktlisten på e-post til de ansatte.
Arbeidskalender – Uke
Denne visningen er lik Arbeidskalender – Måned som vi har forklart i avsnittet over, men har litt andre funksjoner og viser informasjon på en annen måte. Den viktigste forskjellen er at periodiseringen i denne visningen er pr. uke og ikke måned (se bilde).
I selve oversikten listes alle ukens dager opp med alle prosjektvakter og ansatte som jobber på disse dagene, samt hvilket prosjekt vakten er tilknyttet. Dette gir altså en veldig god oversikt over de ansatte som er på jobb i valgt uke, tidspunkt for vakten, pauser og summert antall timer. Som i månedsvisningen har vi også her prikker som forklarer om arbeid er registrert eller ikke.
Når man markerer én eller flere ansatte så får man opp flervalgsmuligheter (punkt 2 i bildet over):
- Ved å trykke på den første knappen kan du ta ut en Excel-liste over alle vakter med utvidet informasjon om vaktene. Denne Excel-listen er helt lik den man kan ta ut i månedsvisningen.
- Den andre knappen kan du ta ut et PDF-dokument med litt begrenset info om vaktene. Lik PDF-dokumentet i månedsvisningen.
- Den tredje knappen lar deg manuelt markere vaktene som registrert. Denne funksjonen er nyttig hvis prosjektvakten ligger inne med et tidspunkt (f.eks. kl. 07:00 – 15:00), mens den ansatte skal føre akkorder når de registrer arbeidet sitt (slik at de ikke registrerer arbeidet på selve vakten). Da vil det ikke bli registrert som ført på prosjektvakten, og man kan registrere denne manuelt.
- Den fjerde og siste knappen lar deg slette ansattvakten.
Helt til høyre i Arbeidskalender – Uke (se punkt 3 i bildet over) har man noen knapper som lar deg navigere deg videre til ulike moduler som er knyttet til prosjektvakten: Registrer arbeid-skjermbildet (klokke), se/redigere jobb/ansattavtale (tannhjul) og rediger arbeidsdag (penn). Hvis det er registrert et notat på denne prosjektvakten så vises dette som en tekstboks.
Arbeidskalender – Ansatt pr uke
Denne oversikten er periodisert pr. uke og viser dermed alle vakter til ansatte på en valgt uke.
Til venstre har man en liste over alle ansatte som har vakter i valgt periode (uke). I selve ukesoversikten ser man om de ansatte har vakt den dagen og eventuelt tidspunktet for vakten. Som i de to andre oversiktene så viser fargene i denne oversikten om det er registrert arbeid på vakten eller ikke. Helt til høyre ser man total antall timer med prosjektvakter for en ansatt i gitt periode. Summen som ligger på den nederste linjene er summert antall timer pr. dag på alle ansatte.