I bemanningsplanen har vi tre arbeidskalendervisninger som gir deg oversikt over hvilke ansatte som har prosjektvakter i en periode. Det som gjør arbeidskalenderen ekstra nyttig er at det er enkelt å få en oversikt over de registrerte og uregistrerte timene. Videre i denne artikkelen så går vi igjennom de tre arbeidskalendervisningene og forklarer litt rundt mulighetene man har.
Arbeidskalender – Ansatt pr mnd
Velger man visningen Arbeidskalender – Ansatt pr mnd får man en liste over alle ansatte med vakter i den valgte måneden. I eksempelet nedenfor har vi valgt September 2024 som periode.
Som vi kan se fra bildet over så er alle ansatte listet opp til venstre og alle vakter er vist som prikker.
Til høyre under Totalt summeres antall timer en ansatt har på vaktene i en valgt måned.
Den lille klokken ved siden av navnet viser at den ansatte kan registrere timer selv.
Prikkene kan ha fire forskjellige fargekoder:
- Grønn prikk – Arbeid er registrert på vakten.
- Rød prikk – En vakt uten registrert arbeid.
- Blå prikk – En fremtidig vakt uten registrert arbeid.
- Gul prikk – Den ansatte har registrert at de ikke jobbet denne vakten.
Trykker man på en av prikkene tas man med til Registrer arbeid-skjermbildet slik at man kan registrere arbeid på vaktene for den ansatte.
Hvis man markerer en eller flere ansatte så får man opp ekstra muligheter. Her får man muligheten til å laste ned vaktene i Excel eller PDF format med ulik oversikt og å sende e-post til de ansatte.
Arbeidskalender – Uke
Denne oversikten viser alle vakter til ansatte på en valgt uke, sortert per dag.
I selve oversikten listes alle ukens vakter og ansatte som jobber på disse dagene.
I tillegg vises hvilket prosjekt vakten er tilknyttet, tidsperioden, pause, antallet timer, navn på arbeidsdag , en prikk mer status for timene og knapper med ekstra funksjoner.
Når man markerer én eller flere ansatte så får man opp flere muligheter.
- Ved å trykke på den første knappen kan du laste ned en Excel-liste over alle vaktene med utvidet informasjon om vaktene.
- Den andre knappen kan du laste ned et PDF-dokument med litt begrenset info om vaktene.
- Den tredje knappen lar deg manuelt markere vaktene som registrert.
- Den fjerde lar deg slette vaktene.
Helt til høyre på vakten har man noen knapper som lar deg navigere deg videre til ulike moduler som er knyttet til vakten:
- Notat (boble)
- Registrer arbeid (klokke)
- Se/redigere jobb (tannhjul)
- Rediger arbeidsdag (penn). Her kan man legge inn og redigere timer, navn på arbeidsdag og notatet som vises.
Arbeidskalender – Ansatt pr uke
Denne oversikten viser alle vakter til ansatte på en valgt uke, sortert per ansatt.
Til venstre har man en liste over alle ansatte som har vakter i valgt periode (uke). I selve ukesoversikten ser man om de ansatte har vakt den dagen og tidspunktet for vakten. Som i de to andre oversiktene så viser fargene i denne oversikten om det er registrert arbeid på vakten eller ikke. Helt til høyre ser man totalt antall timer med vakter for en ansatt i en gitt periode. Summen som ligger på de nederste linjene er summen av antall timer pr. dag for alle de ansatte.
Filtrering og søk i arbeidskalender
Filteret “Status” lar deg vise alle ansatte og filtrere på de som har registrert arbeid på vaktene i perioden eller eventuelt de som ikke har registrert arbeid på vaktene. Dette gjør at man enkelt kan sende f.eks. en e-post til de kandidatene om at de må huske å føre timene sine.