I denne artikkelen kan du lese om bemanningsoppdrag, hvordan du starter dem, håndterer dem og avslutter dem.
I denne artikkelen gjennomgår vi prosessen med å ansette en kandidat og opprette en jobb på et kundeprosjekt. Vi vil også diskutere kollektivavtalen knyttet til jobben, loggføring av timer som systembruker, og redigering av eksisterende jobber. Oppsummert går vi gjennom følgende trinn:
- Ansettelse av en kandidat, som gir de statusen som ansatt .
- Sende en arbeidstakeravtale til den ansatte.
- Opprett en jobb på en kundes bemannings-prosjekt.
- Se gjennom jobbens innstillinger basert på kollektivavtalen.
- Send en ordrebekreftelse til både den ansatte og kunden.
Ved å følge disse trinnene skal jobben være opprettet, og den ansatte skal nå kunne føre timer. Timeføringen kan de gjøre ved å logge inn på sin profil på page.recman, bruke RecMan Employee-appen, eller be en RecMan systembruker (gjerne kontaktperson) om å føre timer for seg.
Jobbskapingsprosessen
Denne videoen viser hvordan en kandidat blir "godkjent for bemanning", og ender opp med ansatt-status.
Denne videoen viser hvordan en jobb opprettes, og ender opp i jobbinnstillingene som viser hvordan jobbdetaljene brukes på den valgte kollektivavtalen.
Trinn 1 - Ansette en kandidat
For å opprette en opprette en jobb i RecMan, må du først ansette en kandidat ved å godkjenne dem for bemanning. Å gjøre dette vil klassifisere dem som en ansatt. Dette kan gjøres fra øverst til høyre på kandidatkortet, og vil utvide kandidatkortet med flere faner som Jobber, Arbeidsforhold, Ført arbeid, og Arbeidskalender. Ved å gå til fanen for arbeidsforhold, så kan du legge til informasjon som lønn og stillingsprosent, som igjen vil bli foreslått ved opprettelse av en jobb.
Trinn 2 - Send en ansattavtale
Et ekstra trinn for å sikre at formalitetene er i orden er å sende en arbeidstakeravtale. Dette kan gjøres fra kandidatkortet ved å klikke på Avtaler. For mer informasjon, se opprette en ansattavtale.
Trinn 3 - Opprette en jobb
Med en ansatt kan du opprette en jobb knyttet til en kunde med et bemanningsprosjekt. Dette kan gjøres på 3 steder:
- Kandidatkortet - Ved å klikke Ansett øverst til høyre.
- Prosjektkortet (bemanning) - Ved å klikke + Legg til under Jobber-feltet.
- Bemanningskalenderen - I "prosjektplan - måned"-visningen
Dette vil åpne Opprett jobb-siden der du legger inn jobbens periode, lønn og faktura, gjeldende kollektivavtale og andre detaljer.
Generell
- Navn: Navn på jobben. Det anbefales å navngi jobben slik at den ansatte ikke forveksler den med en annen.
- Fra- og til dato: Jobbens periode, dette kan ikke være utenfor ansettelsesperioden.
- Registrer arbeid: Om den ansatte skal kunne logge sine egne timer. Hvis satt til nei, vil en systembruker måtte logge timene for den ansatte.
- Ansvarlig medarbeider: Hvilken systembruker som skal være ansvarlig for jobben.
- Beskrivelse: For ytterligere informasjon om jobben.
Økonomi
- Lønn og faktura: Her legger du inn lønns- og fakturagrunnlag for jobben. Dette vil også gjelde for valgt tariffavtale.
- Lønns- og kollektivavtale: Velg hvilken kollektivavtale. Denne avtalen inneholder informasjon om hvordan lønn og faktura skal beregnes, samt hvilke tillatelser den ansatte har i forhold til timeføring.
- Arbeidsforhold: Dersom den ansatte har flere ansettelser kan du velge riktig her. Ansettelsen opprettes i prosessen med å ansette kandidaten.
- Lønnstype: Hva slags lønn den ansatte skal ha. Vanligvis satt til Timelønn .
- Separat faktura: Egen faktura kan velges for å gruppere flere ansatte på samme jobb for å lage én faktura i stedet for én for hver.
- Feriepengesats: Du kan også definere ferielønn for den ansatte, skriv inn i prosent.
- Stillingsbrøk: Stillingsprosenten på jobben.
Når du er fornøyd, trykker du på den grønne Opprett-knappen øverst til høyre.
Info
Når jobben er opprettet, vil systemet automatisk knytte den ansatte til avdelingen du tilhører, kunden knyttet til prosjektet, og koble den ansvarlige medarbeideren til den ansatte.
Med de aktuelle feltene fylt ut kan jobben opprettes og den ansatte skal være klar til å starte registreringen av timer basert på innholdet i kollektivavtalen.
Trinn 4 - Lønns- og kollektivavtalen
Når en jobb er opprettet, er neste skjermbilde som vises jobbinnstillingene, som er basert på Lønns- og kollektivavtalen som er valgt for den jobben.
Kollektivavtalen er en mal som definerer de ansattes rettigheter når det kommer til timeføring; hvilke artikler de kan registrere, og bestemmelser for når tillegg eller overtid skal gjelde. En opprettet jobb for et unikt jobbnummer, og endringer som gjøres her vil kun gjelde for den spesifikke jobben. Skal du altså gjøre endringer for flere, så kan det være lurt å gjøre det i selve kollektivavtalen i stedet.
Når en kollektivavtale legges til en jobb, vil systemet automatisk hente time- og fakturagrunnlaget lagt til på jobben, og legge disse inn i kollektivavtalen. Ofte vil en kollektivavtale være satt opp med en faktor 1 (100%), som vil si at timelønnen beregnes med som Timelønn * 1, mens fakturaen kan ha en faktor på f.eks. 1,76 i forhold til timelønnen. Med et lønnsgrunnlag på 354, så vil lønn og faktura beregnes til 354 og 624 respektivt (se bildet nedenfor). For mer informasjon om kollektivavtaler så kan du lese denne artikkelen: Lønns- og kollektivavtalen forklart.
Det anbefales å gå gjennom og teste reglene som er satt opp for å sikre at alt er i orden før ansatte begynner å loggføre timene sine. Dette er fordi dersom det oppstår en feil, vil ikke en oppdatering av avtalen ha tilbakevirkende kraft på allerede registrerte timer. I så fall må timene først slettes og legges inn på nytt for å bli oppdatert.
Trinn 5 - Opprette og sende en ordrebekreftelse
For å opprette en elektronisk avtale for den ansatte og kunden med jobbdetaljer, gå tilbake til prosjektkortet, klikk på fanen Tilbud. Klikk deretter på knappen + Opprett.
For å opprette en oppdragsbekreftelse, velg typen "Jobb - Oppdragsbekreftelse ansatt". Velg deretter jobben til den ansatte fra nedtrekksmenyen, som da blir e-postmottaker i "Til"-feltet. For en ordrebekreftelse til kunde derimot, velg typen "Jobb - Ordrebekreftelse kunde" i stedet, og her blir kundens referanseperson lagt til som mottaker i stedet. Du finner mer informasjon om elektroniske tilbud og avtaler i denne artikkelen.
Under e-postboksen kan du skrive en e-postmelding til mottakeren eller velge en meldingsmal for å forenkle prosessen. Under "Tilbud/Avtale" kan du også velge mal for avtalen og foreta justeringer ved behov. Du kan lese mer om maler og meldingsmaler i denne artikkelen.
Hvordan redigere aktive jobber
På prosjektkortet finner du et felt kalt "Jobber" som viser alle de ansatte som er tildelt jobber i prosjektet. Herfra kan du se hvilken kollektivavtale de er knyttet til, gjøre endringer på jobben, registrere timer eller slette en jobb.
Siden du kan ha et ubegrenset antall jobber på et enkelt prosjekt, kan denne listen bli lang. Hver linje representerer én jobb, og én ansatt kan ha flere jobber på samme prosjekt.
- Først kan vi se navnene på de ansatte, sammen med muligheten til å huke av en eller flere jobber. Ved å markere en ansatt vil knappene på nummer 2 vises.
- Disse knappene vises når en eller flere ansatte er valgt. Disse knappene lar deg, som følger:
- Konvolutten – Send en e-post til de ansatte.
- Kalenderen – Utvid én eller flere jobber til dags dato.
- X-en – Avslutt jobben (se hvordan jobber avsluttes lenger ned).
- Papirkurven – Slett de valgte jobbene (anbefales ikke da det er ikke-reversibelt).
- Klikk her for å opprette en ny jobb.
- Her kan vi se noen symboler. Klokken tar deg til "registrer arbeid"-skjermen for jobben. Kofferten tar deg til kollektivavtalen for jobben. Det siste symbolet representerer enten en usignert avtale (rød) eller at alle avtaler er signert (grønn).
- Helt til høyre kan du se to knapper. Den første, "Penn"-symbolet, lar deg endre den ansvarlige medarbeideren, stillingsnavnet, stillingsbeskrivelsen, Fra- og Til- datoen, om den ansatte kan registrere timer på nett og om jobben skal inkluderes på en egen faktura eller ikke. "Kalender"-symbolet viser Arbeidskalenderen for den ansatte og jobben.
- Denne informasjonsboksen vises etter å ha trykket på pilen ved siden av den ansattes navn. Den viser generell informasjon om jobben og kollektivavtalen, samt en oppsummering av tidligere loggført arbeid.
-
Opprett en ordre- eller oppdragsbekreftelse.
Føring av timer som systembruker
Når alle trinnene ovenfor er avgjort, er det på tide å føre timer. Dette gjøres ved å klikke på "registrer arbeid"-ikonet i jobboversikten, som vist med en liten klokke. Dette kan gjøres enten fra prosjektet, eller fra kandidatkortet.
- Ansatt-nedtrekk: Her kan du se en nedtrekksmeny over hver jobb/ansatt i prosjektet. Hver jobb vises separat.
- Snarveier: Disse snarveiene lar deg gå tilbake til Ført arbeid-modulen, prosjektet, kandidatkortet eller til jobbinnstillingene.
- Registreringsvindu: Her kan du registrere timer. Generelt må du legge inn starttid, sluttid og velge hvilke dager før du trykker på Registrer-knappen for å registrere arbeidet. Merk at noen artikkeltyper er registrert annerledes, og eksempler er gitt nedenfor.
- Registrer-knapp: Denne knappen brukes til å registrere timer for de valgte dagene.
- Logget arbeid: Her kan du se det førte arbeidet, inkludert dager, timer, lønnsartikkel, pause osv. Til høyre ser du sirkler som indikerer ulike statuser. Gul sirkel indikerer at arbeidet ikke er godkjent, grønne indikerer at det er godkjent, og blå indikerer at det er fakturert. Registrerte timer kan kun redigeres når de står Til godkjenning (med gul status).
- Oppsummering: Her får du en oppsummering av det registrerte arbeidet, fordelt på ordinære timer, overtid, sykefravær etc., samt lønn og fakturapris.
Merk
Alt som registreres her er basert på jobbens tariffavtale. Dersom du ønsker å endre utfallet av registrerte timer, må du endre tariffavtalen og deretter registrere dem på nytt.
Klikk på fanene for å se hvordan de forskjellige registreringsvinduene ser ut:
Hvordan avslutte en jobb
Du kan når som helst avslutte en pågående jobb. Dette gjøres enkelt fra Prosjektkortet under Jobber. Dette er kun aktuelt når en jobb kanselleres før perioden går ut.
Velg jobben/medarbeideren og klikk på Avslutt jobb . Du vil nå bli presentert med noen alternativer:
Som du ser har du muligheten til å gi en årsak til at jobben ble kansellert, gi en vurdering på jobben og legge til en kommentar til slutt. Under grunn har du følgende alternativer:
- Jobben ferdig
- Prøveperioden avsluttet
- Kjøpt ut
- Sagt opp
- Sagt opp av kunde
- Kansellert av ansatt
- Kansellert av kunde
- Annet
Når du er fornøyd, klikker du på Avslutt jobb.
Advarsel
Før du avslutter eller sletter en jobb, sørg for at timeregistrering, fakturering og lønn er fullført. Når en jobb er slettet eller avsluttet, vil du ikke kunne slette eller gjøre endringer i det registrerte arbeidet knyttet til jobben.
Om sletting av avsluttede jobber
Selv om det er mulig, anbefales det aldri å slette en jobb. En slettet jobb kan ikke gjenopprettes, mens en avsluttet jobb er det.