Arbeidslogging i praksis

Her finner du informasjon om hvordan du logger og ser på loggført arbeid, både som medarbeider og ansatt.

Kollektivavtaler er grunnlaget som systemet bruker for å konvertere arbeidstimer / logget arbeid til valuta. Arbeidstimer logget i systemet skal i stor grad legges til av arbeidstakeren gjennom elektronisk registrering, men det er også mulig for medarbeider å logge og godkjenne arbeidstimer i arbeidsavtalen. I RecMan ligger arbeidsregistreringen på kandidatprofilen, så de trenger kun å logge inn, holde CV-en oppdatert, søke stillinger og logge arbeidstimer. Her kan kandidaten også logge ferie, fravær etc. Vi vil gå gjennom to metoder som gjelder ved loggføring av arbeidstimer på ansatte i RecMan.

Logge arbeid som ansatt/kandidat

Hver enkelt jobb den ansatte har, så lenge elektronisk registrering er slått på, vises i profilen deres. I eksemplet nedenfor jobber den ansatte med to separate prosjekter som han kan logge arbeid på.

Ved å klikke Registrer arbeid , kan vikaren enkelt logge arbeidet sitt. Arbeidstimelisten vil som standard fylles ut enten fra standard arbeidstid på arbeidsavtalen eller fra bemanningsplanen dersom en slik tidsplan er registrert i systemet. Trykker du Registrer , sender den ansatte inn registrerte arbeidstimer. De kan endres helt frem til de er godkjent av ekstern arbeidsgodkjenner eller av en medarbeider.

Arbeidslogging som medarbeider

Som nevnt i begynnelsen av artikkelen kan medarbeidere også logge arbeid for den ansatte. Dette kan gjøres ved å gå til prosjektoversikten, hvor du får en oversikt over alle prosjektene knyttet til bedriften. Under de ulike prosjektene i oversikten vil de ansatte som er knyttet til den stå oppført. Ved siden av navnet på den ansatte er det to symboler:

1. en koffert – se arbeidsavtale;
2. en klokke – registrer arbeid.

Hvis du trykker på klokken, blir du dirigert til skjermen der medarbeidere kan registrere arbeid:

Hvis du hadde flere ansatte i samme prosjekt, ville navnene deres stå oppført på venstre side, slik at du enkelt kan bytte mellom dem for å logge arbeid på flere ansatte. Hvis du trykker Registrer , vil verket bli låst og lagt til den loggede arbeidslisten under dette vinduet.

De ulike statusene, de ulike timene/dagene osv. (loggført arbeid) kan ha

Dersom vi antar at arbeidstiden er lagt til av den ansatte du har ansvar for, vil du nå få noen muligheter for å kontrollere og godkjenne disse. Dette kan gjøres på hver enkelt ansatts jobb individuelt, men i tilfelle du har mange vikarer i feltet, vil du ønske å bruke modulen i systemet som heter Logget arbeid. Den gir deg god oversikt og er enkel å bruke, men den har fortsatt muligheten til å lage avanserte løsninger. Den er bygget slik at du enkelt skal kunne finne, sortere, søke etter og redigere arbeidstimer, og den gir deg en rekke forskjellige måter å se arbeidstiden på basert på hvordan du liker å jobbe.

Før vi kommer dit er det imidlertid svært viktig å forstå hvordan arbeidstimer eller generelt loggført arbeid (dager osv.) i RecMan oppfører seg. Dette settet med regler for logget arbeid er derfor noe du bør gjøre deg kjent med:

1. Logget arbeid kan registreres av deg, den ansatte eller en ekstern arbeidsgodkjenner med slike tillatelser.

2. Logget arbeid kan kun ha EN av de tre første statusene, aldri flere samtidig. Disse er:

   

   Til godkjenning (gul prikk; betyr at arbeidet er registrert inn i systemet, men ikke godkjent);
   Godkjent (grønn prikk, som betyr at det loggede arbeidet er godkjent av deg eller av en ekstern arbeidsgodkjenner);
   Fakturert (blått dollartegn; forutsetter at arbeidet ble godkjent og betyr at arbeidet i tillegg må ha blitt importert for fakturering eller ordre, og det må også stå på en faktura som faktisk er generert og potensielt sendt);
   Utbetalt lønn (blå prikk; betyr at det allerede er utbetalt lønn for dette arbeidet).

3. Kun én status om gangen betyr at arbeid aldri vil bli fakturert to ganger fordi når det er satt på en faktura, kan det ikke importeres igjen.
4. Kun arbeid som er godkjent kan importeres til en faktura, og arbeid som ikke er godkjent før fristen er satt, vil heller ikke inngå i en faktura på kunden.
5. Når en faktura krediteres, vil alt arbeidet som var knyttet til fakturaen bli satt tilbake til status A godkjent og kan deretter potensielt importeres over på en ny faktura.
6. Både godkjent og fakturert arbeid kan ha status som betalt eller ikke. Du kan ALDRI betale timer som kun er loggført og ikke godkjent, noe som igjen betyr at arbeid som ikke er godkjent verken av deg eller en arbeidsgodkjenner ikke vil kunne betales eller faktureres.
7. Du kan redigere loggført arbeid og endre det helt til det er godkjent. Hvis du trenger å redigere logget arbeid, må du tilbakestille arbeidet til Til godkjenning , foreta endringen og deretter godkjenne dem en gang til.

Derfor bør målet være at du finner den måten du synes er mest praktisk for å få oversikt, slik at du er sikker på at alt blir godkjent innen fristen. Hvis du ikke forstår de ulike statusene logget arbeid kan og ikke kan ha, er det mye lettere å forstå valgene dine i Ført arbeid- modulen. Derfor anbefaler vi å bruke litt tid på å finne den metoden som passer best for deg.

Knappen for ført arbeid finner du flere steder i systemet, f.eks. på prosjektmodulen, på prosjektkortet, i arbeidslogging på en ansattjobb, i ansattdatabasen, eller ved å legge den til som en snarvei på hjemskjermen under snarveier.

Se, filtrer og sorter timer ( Først arbeid modulen )

Som nevnt tidligere har du i Ført arbeid -modulen mulighet til å se timer / dager / tillegg osv. i systemet på mange forskjellige måter. Nedenfor ser du et eksempel hvor vi bruker følgende filtre:

1. Vis kun arbeid Til godkjenning
2. Vis kun arbeid logget i november måned
3. Vi har valgt visningsfilteret etter ansatte

De ulike søkene, filtrene og sorteringen du kan gjøre i denne modulen gjør det enkelt å få oversikt over arbeid som er loggført. Nedenfor er noen flere eksempler med bilder vedlagt av forskjellige søk/filtre du kan bruke for å se resultatet:

• Se alle vikarer som har arbeid til godkjenning på RecMan-prosjektet knyttet til ansvarlig medarbeider (Emma Berg). Vi valgte en bestemt periode. Oversikten er sortert på artikkelen.

  

• Se all overtid (artikkeltype overtid ) som er loggført i mars måned. Her ønsker vi å se alle de i utvalget som er fakturert. Sortert etter artikkel.

  

• Se alle godkjente timer i uke 9 på en bestemt kunde (42 – Recman AS ), vist sortert og oppsummert på enkeltdager.

  

Dette er bare noen få eksempler på de mange alternativene du har for å filtrere, søke og sortere for å få den oversikten du ønsker.

Oversikt over ansatte

Ansattoversikten vil være god i tilfelle målet ditt er å få oversikt over alt arbeidet som er logget på en ansatt (se bildet under).

Ansattoversikten i Ført arbeid-modulen

Ansattoversikten gir en full forståelse av arbeidet den ansatte har logget på tvers av prosjekter. Fra denne oversikten kan du godkjenne arbeid, redigere arbeid og legge til nytt arbeid. Punktene nedenfor er blant annet funksjonaliteten som finnes i denne oversikten (bruker bildet over som referanse):

• Du kan enkelt navigere deg frem til ansattavtale, registrer arbeid, prosjekt osv.
• Vi har i eksempelet ovenfor valgt å filtrere til godkjenning fordi det tross alt er det viktigste for å få arbeid godkjent slik at det kan faktureres og betales.
• I nedtrekksmenyen for intervallet har vi valgt å se alt for Uke 44 2022. Dette sikrer at du ser potensielt tidligere tapt loggført arbeid fra siste faktura eller lønnsrotasjon.
• Normalt har du kun ansvar for dine egne ansatte. Derfor bruker vi filteret til kun å se arbeidstimer du har ansvar for og velge selv i listen over ansatte.
• I den detaljerte oversikten over den ansatte kan du se de enkelte dagene og artiklene som er registrert på dem. Her kan du som nevnt godkjenne arbeid, men du kan også redigere det loggførte arbeidet og for eksempel redigere lønnsopplysningene, logge nytt arbeid, fravær eller overtid m.m.
• Etter å ha gått gjennom arbeidstiden og kanskje gjort nødvendige rettelser, kan du godkjenne arbeidet.

På denne måten vil de ansatte begynne å forsvinne fra listen mens du fortsetter å godkjenne arbeid.

Trykker du på en artikkel når du er i detaljvisningen til en ansatt (forstørrelsesglasset på bildet over), får du informasjon om akkurat denne artikkelen. Eksempelbildet under viser informasjon om artikkelen Timelønn fra 2. november 2022. Her vil du få vist informasjon om hva som er logget på denne artikkelen, beregning av lønn, dekningsbidrag, samt informasjon om opprettelsestidspunkt og hvem det er opprettet av.

Artikkelvisning

En annen god visning i den loggede arbeidsmodulen er artikkelvisningen som viser alle artikler som er logget med hensyn til filtrene som brukes. I artikkelvisningen har du også noen knapper som vi vil forklare kort nedenfor.