Vaktbekreftelser

I denne artikkelen kan du lese om utsendelser av vaktbekrefteler fra vaktbekreftelsesoversikten.

I RecMan sin bemanningsplan har man mulighet til å holde styr på mange ansatte på mange lokasjoner og tidspunkt samtidig. Når en ansatt har blitt satt på en vakt, er det vanlig å sende ut en vaktbekreftelse til både den ansatte og kunden. Dette kan gjøres direkte fra vakten man har booket (dette kan man lese mer av her), men hvis man har stort kvanta med vaktbekreftelser som skal ut, er det anbefalt å bruke vaktbekreftelsesoversikten.

Definere mal og standarder

Før man skal sende en vaktbekreftelse er det viktig å definere hva systemet skal sende, og til hvem. Fra selve vaktbekreftelsen har man ikke mulighet til å f.eks. definere hvilken mal som skal brukes. Dette kan defineres enten i systeminnstillingne, sånn at det blir standarden for hele selskapet, men du kan også definere dette per prosjekt.

Først går vi igjennom mulighetene du har i systeminnstillingene. For å finne disse innstillingene går du til Systeminnstillinger → Prosjekter → Standardverdier → Ditt selskap. Du får da se dette:

Som vi her ser har vi noen valg, men vi skal hovedsaklig konsentrere oss om de som omhandler vakbekreftelser.

Som du ser over, har du mulighet til å velge to forskjellige maler, både mal for vaktbekreftelse til kunde og til ansatt. Malene som blir definert her blir automatisk valgt når du bruker vakbekreftelses oversikten, med mindre noe annet er definert på prosjekt nivå. Malene hentes fra Maler i systeminnstillinger, som man kan lese mer om her.

Du kan også definere om vaktbekreftelsen skal gå ut på e-post eller på SMS. Merk at dette ikke kan defineres på prosjekt, men du kan endre utsendelsesmetoden når du skal sende bekreftelsen.

Fra prosjektet har vi også mulighet til å definere hvilke maler som skal brukes, men i tillegg kan vi velge hvilken kontaktperson som skal være standard. Denne kontakpersonen vil da bli valgt som standard når du oppretter en vaktbekreftelse fra Vaktbekreftelsesoversikten. Du finner disse innstillingene under Lønns- og prosjektsdata på prosjektkortet.

Vaktbekreftelses oversikten

Denne oversikten gir deg et raskt overblikk over hvilke vakter som er booket inn og som enda ikke har en signert vaktbekreftelse knyttet til seg, samt at det gir deg muligheten til å sende alle vaktbekreftelsene samtidig.

Du kan finne denne oversikten ved å gå til Prosjekt-modulen, trykke på Avtaler, for så å trykke på Vaktbekreftelser.

1. Her har du mulighet til å filtrere på hvilke bekreftelser du skal se. Du kan filtrere på periode, selskap, avdeling, avdelingsgruppe og medarbeider.

   Info

   Om du kun ønsker å se vaktene som er booket i dag, filtrer på periode sånn at fra-datoen er dagen i dag, og til-datoen er blank.

2. Her kan vi se vaktene som ikke er bekreftet nedover. Du kan se hvilken kunde, prosjekt og ansatt de ligger på. I tillegg får du informasjon om vakten, da ved dato, klokkeslett og når den ble opprettet.
   
3. Her kan vi se status på avtalene. Som man kan se på bildet så er det to forskjellige symboler, en rød X og en grønn V. Den røde X’en indikerer at det ikke er sendt avtale, mens grønn V indikerer at det er sendt en avtale.

   Merk

   Om det skulle være allerede sendt en avtale enten til kunde eller ansatt, så vil denne ikke bli sendt igjen når du oppretter avtaler fra denne oversikten.

Sende vaktbekreftelser

For å sende ut bekreftelser fra denne oversikten, start med å markere de avtalene du ønsker å sende. Når du har market en eller felere, vil denne knappen dukke opp helt øverst:

Trykk på denne knappen for å opprette avtalene, og gjøre deg klar til å sende. Når du trykker vil du se følgende skjerm:

1. Her har du et par alternativer. Du starter på melding, som lar deg velge hvordan avtalen skal sendes ut, om med hvilken tekst. Se punkt 2. Du kan også gå til Innstillinger, som lar deg endre innstillingene for avtalen (at det er mulig å kommentere, om bakgrunnen til avtalen skal være nøytral eller ikke og språk). Du kan også se på avtalen som skal sendes til både ansatt og kunde.

   
   

   Merk

   Du velger ikke hvilken mal som skal brukes for vaktbekreftelsen her, hvordan du definerer dette kommer vi tilbake til lengre ned i artikkelen.

2. I dette feltet definerer vi selve utsending metoden, og mailen/meldingen som skal følge med avtalen. Du kan definere om det skal mottas på SMS eller mail, og du kan hente inn maler. Når alt er som det skal, trykker du på Send for å sende vaktbekreftelsen.
3. Her kan du definere en mal eller skrive inn en egen tekst til de som skal motta bekreftelsen. Utifra hva slags utsendesle du skal sende herfra, vil du få valget mellom en SMS mal eller en Meldingsmal.

Trykk Send for å sende avtalen til signering.