Bemanningsplan – Ansattoversikt kalender

Oversikten Ansattoversikt – Kalender gir er en oversikt over alle ansatte som er ute i jobb denne måneden.

I listen over ansatte ser du navnet, ansattnr., forhåndsvise kandidatkortet og ringe den ansatte. Markerer man en eller flere ansatte får man mulighet til å sende SMS, sende e-post eller forespør prosjektvakt. I tillegg har man en flik og hvis man utvider denne får man opp bilde av den ansatte, tittel, beskrivelse (hentet fra kandidatkort) og notatfeltet fra kandidatkortet. Dette gjør at man får rask oversikt over informasjon vedrørende kandidaten uten å klikke seg ut av ansattoversikten.

De ulike ikonene og fargene i Ansattoversikt – Kalender betyr følgende:

1. Ingen aktiv jobb.
2. Den ansatte er tilgjengelig for jobb.
3. Den ansatte er ikke tilgjengelig for jobb.
4. Den ansatte har ferie.

1. Aktiv jobb.
2. Den ansatte er tilgjengelig for arbeid der en jobb er aktiv.
3. Den ansatte er ikke tilgjengelig for arbeid der en jobb er aktiv.
4. Den ansatte har ferie der en jobb er aktiv.
   
5. Tildelt en prosjektvakt.
6. Tildelt en prosjektvakt og satt som tilgjengelig.
7. Tildelt en prosjektvakt og satt som ikke tilgjengelig.
8. Registrert arbeid.
9. Kommentar.
10. Registrert fravær.

Hvis du holder musepekeren over en spesifikk dag får du informasjon om det er ført arbeid, om den ansatte har prosjektvakter i sin arbeidskalender for og hvilke aktive jobber vedkommende er tilknyttet (kan selvsagt være flere). Klikk på dagen for å få en mer fullstendig oversikt over dagen.

Filtrering og søk i ansattoversikten

Det er viktig å gjøre seg kjent med de ulike filtreringsmulighetene man har i denne oversikten. Med gode rutiner her kan man raskt og enkelt hente ut ønsket informasjon. De filtrene som finnes i ansattoversikten er:

Videre her skriver vi litt i dybden om noen søkefilter som er spesielt nyttige for bemanningsoppdrag:

Finne tilgjengelige ansatte

Hvis man f.eks. ønsker å se alle ansatte som er ledig for jobb en bestemt dato eller periode, kan man bruke filteret Ledig i periode. Her har man mulighet til å definere perioden med dato, og tidspunkt på dagen.

I eksempelet til venstre søker vi etter ansatte som er ledig den 10.03.2023, mellom 07:00 og 17.03.2023 17:00. Da vil listen vise alle ansatte som er ledige i dette tidsrommet. Søket ekskluderer de som allerede har prosjektvakt som faller innenfor det definerte tidspunktet. Man har i tillegg mulighet til å hake av for Kan jobbe. Da vil systemet liste ut de som er ledige SAMT at de har satt seg som tilgjengelig i arbeidskalenderen sin.

Sende purring på timeføring

Et annet søkefilter som er veldig nyttig for dere som bruker bemanningsplanen er Ført arbeid. Da kan man filtrere seg frem til ansatte som har/ikke har ført/registrert arbeid i en bestemt periode.

I eksempelet nedenfor ønsker vi å filtrere oss frem til de ansatte som enda ikke har registrert arbeid i perioden 10.03.2023 – 17.03.2023. Man kan også filtrere seg frem til de som ikke har registrert arbeid på prosjektvakter. Når man da får frem det korrekte utvalgte kan man f.eks. sende SMS eller e-post med purring på at de ansatte må føre timene sine. Filteret Ute i jobb brukes for å finne ansatte som en bestemt medarbeider er ansvarlig for (enten om medarbeideren står som ansvarlig på prosjekt eller på jobben). I eksempelet til venstre ønsker jeg å se de ansatte jeg er ansvarlig medarbeider for på jobben, slik at jeg f.eks kan sende en felles SMS eller e-post med felles informasjon.

Når man skal følge opp innlevering av timelister og om de ansatte har registrert arbeidet sitt i en periode er det smart å kombinere disse to filtrene. I eksempelet over ønsker jeg å se alle ansatte som ikke har registrert arbeid i en toukers-periode, slik at jeg enkelt kan sende en purring på de ansatte jeg er ansvarlig for om at de må huske å føre timene sine.

Som sagt, gjør man seg kjent med filtreringsmulighetene i denne oversikten, så vil man spare mye tid når det kommer til å finne ansatte som er ledig for jobb, som ikke har registrert arbeidet sitt enda (slik at man kan purre på disse), om det er registrert fravær i perioden etc.