Sikre korrekt informasjon med validering.
For mange av våre kunder er det et stort behov for å validere informasjon før man utfører en handling i systemet. Dette er noe vi nå tilbyr ved en rekke funksjoner. Kort forklart vil det å skru på validering i RecMan si at man får et varsel eller en feilmelding hvis noe informasjon mangler på en kandidat når man gjør visse handlinger på denne kandidaten. Denne valideringsmuligheten kan foregå på tre plasser i systemet: når man setter en kandidat i jobb, under lønnskjøring og når man skal opprette skift i bemanningsplanen. I denne artikkelen viser vi hvordan dette fungerer i praksis.
Skru på validering
Man skrur på validering fra Systeminnstillinger → Bemanning → Validering (se bildet nedenfor).
Du kan enkelt sette en validering for alle selskaper, eller et spesifikt selskap. Selskaper som ikke har noen definert validering vil hente fra Alle selskaper.
I denne oversikten har man valideringsmulighetene. Som man kan så er det et nedtrekksvalg etter hver type informasjon, i denne nedtrekksmenyen har man to valg:
- Varsel – gir et varsel om at kandidaten mangler informasjon. F.eks. at det ikke er registrert et intervju på kandidaten. Man kan gjennomføre handlingen, men får altså et varsel om at noe informasjon mangler.
- Feilmelding – gir en feilmelding når det mangler informasjon. Gjør at man ikke kan utføre handlingen i det hele tatt. F.eks. har man ikke registrert intervju på kandidatkortet så vil man ikke få mulighet til å sette kandidaten i jobb.
Man kan også se av skjermbildet ovenfor at det er noen felter som har et valideringsnivå til. Dette gjelder personnummer, kontonummer og referansesjekk. I bildet nedenfor ser man hvordan dette blir for personnummer. Hvis man velger Ikke udefinert, så vil man f.eks. kunne skrive inn ett tall som personnummer og man vil da ikke få opp varselet. Hvis man derimot velger 11 siffer vil man få varselet hvis personnummeret er på noe annet enn 11 siffer. Hvis man velger Norsk standard (finnes bare på personnummer og kontonummer) så vil systemet automatisk sjekke at det man har registrert følger norsk standard. Systemet kjører her en algoritme på dette, og man vil få et varsel/feilmelding hvis det man har registrert ikke går gjennom denne algoritmen. Det samme gjelder for Svensk standard (personnummer), forskjellen er at den ser etter svenske personnumre i stedet.
Praktisk bruk
Her kommer noen praktiske eksempler som viser hvordan validering fungerer i praksis.
Opprett jobb
Her har vi skrudd på to valideringsmuligheter personnummer og intervju. Vi har valgt å validere ved å gi et varsel om informasjonen mangler. Når vi da prøver å sette en person som mangler denne informasjonen i jobb, vil man få denne beskjeden:
Som vi kan se av skjermbildet ovenfor vil man uansett kunne sette vedkommende i jobb, men man får altså et varsel. Hadde vi f.eks. valgt å validere personnummer med en feilmelding får man ikke mulighet til å sette vedkommende i jobb i det hele tatt (se bildet nedenfor).
Lønnskjøring
Her har vi skrudd på validering på kontonummer. Vi har valgt å validere ved å gi et varsel om informasjonen mangler. Når vi da prøver å kjøre lønn på en person som mangler kontonummer, får man dette varselet.
Velger vi å validere på kontonummer, men ved å gi feilmelding ser denne skjermen slik ut:
Som en kan se av skjermbildene så mister man mulighet til å velge den ansatte og opprette lønnsgrunnlag på denne personen, hvis man har valgt å validere med feilmelding.