I denne artikkelen kan du lese om praktisk bruk av kollektivavtaler etter opprettelse.
Vi har gjennomgått prosessen med å opprette en ny kollektivavtale tidligere og gitt en generell forklaring på de fleste feltene og alternativene rundt kollektivavtaler i denne artikkelen: Lønns- og kollektivavtalen forklart. Du kan se et eksempel på en kollektivavtale på slutten av denne artikkelen.
I denne artikkelen skal vi gå dypere inn i den praktiske anvendelsen av slike avtaler. Dette inkluderer hele prosessen fra når avtalen blir opprettet, til du har en velfungerende arbeidsavtale som du kan knytte til jobber og registrere timer med uten å måtte gjøre noe ekstraarbeid i etterkant.
Tips
Før vi fordyper oss i hovedinnholdet i denne artikkelen, ønsker vi å understreke flere nøkkelpunkter som er avgjørende å vurdere.
- Det er viktig å teste kollektivavtalen før, under og etter implementeringen for å vurdere effektiviteten og minimere eventuell ekstra arbeidsbelastning.
- Artikler om lønn, fravær, tillegg- og trekk skal knyttes til kollektivavtalen. Det er viktig å merke seg at oppdateringer av kollektivavtalen ikke har tilbakevirkende kraft på tidligere registrert arbeid, da arbeidet vil bli loggført i henhold til avtalen som gjaldt på tidspunktet det ble registrert.
- Arbeids-/ansattavtaler er i hovedsak kopier av kollektivavtalen, noe som betyr at eventuelle endringer i dem ikke vil påvirke kollektivavtalen.
Som følge av dette er det nødvendig å oppdatere arbeidsavtalen dersom det er gjort endringer i kollektivavtalen. Dette kan enten gjøres fra kollektivavtalen, som gjør det mulig å oppdatere alle arbeidsavtaler som er knyttet til den, eller fra selve arbeidsavtalen.
Beregning av timelønn
Lønns- og kollektivavtaler fungerer som en avansert kalkulator som består av flere regler. En slik regel kan for eksempel være at en vikar registrerer timer på lørdager etter klokken 22.00 på kvelden, slik at han får et tillegg på 45,- per time frem til klokken 06.00 neste morgen. En annen regel kan være at hver dag når en person jobber mer enn 7,5 timer, får de 1,5 ganger grunnlønnen, mens kunden faktureres for 1,35 av grunnbeløpet mv.
Regelsett som disse kan settes oppå hverandre, og dette kan gjøres relativt avanserte. Hvert slikt regelsett er igjen delt i to, der den ene beregner grunnlønnen og den andre beregner grunnfakturaen.
Denne beregningsmetoden gir et utall spennende muligheter, f.eks. skiller fakturaberegningen seg helt fra lønnsberegningene. Systemet kan for eksempel beregne at kunden skal faktureres basert på dagslønn på fast sats, mens vikaren registrerer timer og får betalt deretter, men dette vil ikke påvirke fakturaen til kunden.
Modulen skiller mellom tre hovedtyper av godtgjørelse: Lønn, overtid og tillegg/trekk. Disse vil være knyttet til de ulike hovedreglene du har lagt inn i avtalen. Disse tre hovedtypene av godtgjørelse vil bli beskrevet i detalj nedenfor.
Lønn
Lønn kan være time-, dag-, akkordlønn etc. Enten eller flere av disse til sammen. En person kan for eksempel ha daglønn, med akkordlønn på toppen og garantert lønn. Det er regelen som utgjør grunnlaget som er utgangspunktet for beregning av overtids- og tilleggsregler.
I eksemplet nedenfor vil vi lage en typisk lønnsregel. Som du ser har vi satt lønnsregelen til å gjelde fra 00.00 – 24.00. Det er generelt en god idé å la regelen være gyldig hele dagen siden det vil være denne regelen som vil være utbredt inntil en annen erstatter den (overtid) eller legger til den (tillegg).
Lønnsartikler opprettes i Systeminnstillinger → Bemanning → Lønnsartikler. Deretter må vi legge dem inn i kollektivavtalen i seksjonen Lønnsartikler.
Lag en lønnsregel
Etter å ha opprettet en lønnsregel kan du se den inkludert i selve avtalen i oversikten over reglene. Her vil alle reglene du har knyttet til denne avtalen forbli mens du fullfører den.
I eksemplet nedenfor ser vi følgende:
- Vi har en hovedregel som heter Ukedager , og denne regelen gjelder mandag-fredag.
- Under denne hovedregelen har vi en LØNNSREGEL opprettet med lønnsartikkelen Fastlønn. Den definerer lønn og faktureringsbeløp per time mellom 00.00-24.00. Vi ser at det verken er betalt pause (PB) eller fakturerbar pause (IB); sosiale kostnader (SC) bør imidlertid betales.
- Du kan ha flere lønnsregler med ulike satser, men det er viktig å sørge for at timene ikke overlapper hverandre. Dobbelttimer kan i så fall registreres.
Merk
I systemet starter dagen alltid klokken 00.00 og slutter klokken 24.00. Derfor kan du ikke skrive fra 23.00 – 03.00. I så fall må du dele det opp i to regler. En fra 23.00 – 24.00, og en fra 00.00 – 03.00.
Tillegg
Tillegget er et regelsett som lar deg legge til lønn/fakturapris til grunnlønn/fakturapris når noen kriterier er oppfylt. For eksempel når arbeid er logget på bestemte tider på dagen, som et kveldstillegg for alt arbeid logget mellom 18:00 og 24:00. For å lage tilleggsregler må du først legge til tilleggsartikkelen under Tilleggs- og fradragsartikler nær bunnen av avtalen.
Timetillegg
Vi vil fortsette med vårt eksempel for å vise hvordan dette gjøres i praksis. Etter at regelen som setter grunntimelønnen er opprettet, legger vi til en TILLEGGSREGEL. Dette vil fortelle oss at det bør være et fast tillegg på 200 kr i timen i tidsrommet 18.00 til 24.00. For disse timene kan vi notere at vi bør fakturere kunden 230 kr, og vi ser at både PB og IB er satt til JA, noe som betyr at vikaren også bør få dette tillegget i denne perioden når de har pause.
Merk
Overtiden har ingen innflytelse på tillegget. Tillegget er flatt og er nettopp beløpet som er oppgitt.
Dagtillegg
Dagtillegg fungerer på samme måte som et vanlig tillegg, men aktiveres én gang per dag de dagene personen har registrert arbeidstid.
Overtid
Dag overtid
Overtid er et sett med regler som Bytter ut/erstatter grunnlønn på visse kriterier, f.eks. hvis du jobber 16.00 – 24.00, vil du motta ytterligere 50 % overtidslønn, noe som betyr at denne regelen ikke passer med grunnregelen, men erstatter den fullstendig. Eksempel: Dersom en arbeidstaker registrerer timer fra 08.00 – 19.00 vil de få normal lønn fra 08.00 – 16.00, men etter 8 timers sammenhengende arbeid får de 50 % overtidsgodtgjørelse (som erstatter normalregelen). Det betyr at arbeidstaker får betalt for overtid fra 16.00 – 19.00.
Som det fremgår av regelen ovenfor, har denne en lønnsartikkel kalt 50 % overtid. I dette tilfellet sier regelen at, uavhengig av tid på døgnet, etter 8 timer på jobb, vil faktoren øke til 150 %, og denne regelen gjelder for inntil 24 timers sammenhengende arbeid. Det er verken betalt pause eller fakturerbar pause, men sosiale kostnader registreres. Lønnsberegningen gjøres med en faktor 1,5 (150 %), det vil si: ordinær timelønn * 1,5 (faktor) = timelønn. Fakturaberegningen gjøres med en faktor på 1,45 (145%), altså: ordinær fakturapris * 1,45 (faktor) = fakturapris.
Sette opp mer komplekse overtidsregler ved bruk av "Starttidspunkt periode" og "Tidsintervall"
Ukentlig overtid
I systemet kan du også legge til overtid pr. uke, det vil si at arbeidstakeren får utbetalt overtid etter å ha jobbet et visst antall timer pr. uke. Når du må legge til en regel for ukentlig overtid, vil vinduet se slik ut:
I oversiktsbildet under har vi laget to ukentlige overtidsregler. Den ene sier at etter at en ansatt har jobbet mer enn 40 timer og inntil 50 timer i løpet av en uke, vil vedkommende få utbetalt overtid (50%). Vi har også lagt inn en regel som tilsier at etter 50 timer og inntil 70 timer får den ansatte overtid (100%).
Merk
Har du flere regler for overtid per uke, er det viktig at de alle har samme innstilling for timeberegning. Dette er fordi timeberegningen av disse to er helt forskjellig. Det blir feil hvis du for eksempel har ordinære timer på første og ordinære timer + overtid.
Når du har laget beregningsgrunnlaget for avtalen, er du i ferd med å begynne å knytte avtalen til jobber/ansatte som trenger å registrere timer.
Fraværsregler
Fraværsreglene kan opprettes og settes i kollektivavtalen. Denne funksjonen bygger en logikk rundt fraværsregistrering og kan brukes for å passe dine behov. Når du tar avgjørelsen om å bruke fraværsregler vil arbeidsflyten for dine ansatte være forskjellig fra hvordan den kan fungere når du ikke bruker fraværsregler, da den ansatte kanskje ikke velger hvilken artikkel de ønsker å bruke ved registrering av fravær.
Når du oppretter kollektivavtaler, har du fleksibilitet til å etablere tilleggsregler som er skreddersydd for dine spesifikke behov, spesielt med hensyn til fraværsartikler. For å gjøre det, må du først velge et navn og passende type for regelen, samt den spesifikke artikkelen som regelen skal gjelde for. Du kan også bestemme intervallet fraværsregelen skal implementeres i, for eksempel fra dag 2 til dag 14.
I lønnsberegningsfeltet har du muligheten til å sette opp en spesifikk lønnsberegning som enten faktor, tillegg eller fast pris. I tillegg kan du velge om regelen kun skal brukes hvis det er loggført fravær i løpet av de foregående tre månedene.
Tilsvarende kan du for fakturaberegningen sette opp beregningen på samme måte som lønnsberegningen, men med den ekstra muligheten for å inkludere et påslag. I tillegg kan du opprette en regel som spesifiserer den maksimale perioden eller antall dager som kunden din vil bli fakturert. Dette kan settes opp med et standardintervall på tre måneder eller tilpasses til en bestemt varighet, som illustrert i bildet nedenfor.
Totalt sett gir disse funksjonene en høy grad av tilpasning og fleksibilitet for å lage effektive kollektivavtaler som er i tråd med organisasjonens unike behov og krav.
Mer utdypende artikler om hvordan du setter opp fraværsregler i form av den svenske karensavdrag og norske Fraværsregel vil bli lenket nedenfor.
Knytte avtalen til prosjekter/jobber
Dette kan gjøres fra Lønn- og prosjektdataboksen i prosjektet. Trykker du Rediger her kan du velge standard kollektivavtale for prosjektet, og det samme er tilfellet for timelønn og fakturapris. Det disse boksene gjør er å fylle ut informasjonen automatisk når du skal sette en ansatt til å jobbe med prosjektet, slik at du er lettet over å måtte gå gjennom alle kollektivavtaler og skrive prisene for hver nyansatt. Du vil imidlertid alltid ha muligheten til å overstyre disse innstillingene når du oppretter jobben.
Automatisk matching av kollektivavtaler
Du har mulighet til å knytte en eller flere kollektivavtaler til en kandidat og kunde. Deretter, når du oppretter en jobb knyttet til den kunden eller kandidaten, vil systemet prøve å matche dem til en kollektivavtale. Eksempel: En kunde er knyttet til avtalene: L&K1, L&K2 og L&K10; disse lagres på kundekortet. Den ansatte som skal settes i arbeid på et prosjekt med denne kunden er knyttet til avtalene L&K2 og L&K3. Når du så oppretter en jobb med denne medarbeideren, vil systemet søke etter en match på kunde- og kandidatkortet. I dette eksemplet vil treffet være L&K3; derfor er dette avtalen som vil bli foreslått når du oppretter jobben.
Når du så trykker +Legg til i boksen som heter Jobber , vil du få opp en liste over ansatte, dvs. det er herfra du setter en ansatt i arbeid. For å finne den ansatte du ønsker å sette i arbeid trykker du +Legg til og velger den aktuelle medarbeideren. Deretter vil du bli presentert med dette vinduet. Som vi kan se er all standardinformasjonen vi har lagt til ovenfor allerede fylt ut. Du har også muligheten til å endre informasjonen fra dette vinduet. Trykker du på Opprett jobber blir du dirigert til ansatt-/arbeidsavtalen.
Opprett en jobb
Ansvarlig medarbeider | Den ansatte som er ansvarlig for din bedrift. |
Navn på jobb | Prosjektnavn som standard, men kan endres. |
Beskrivelse | Beskrivelse av prosjektet. |
Fra dato | Hvilken dato jobben starter (den ansatte kan registrere timer fra denne datoen). |
Til dags dato | Datoen jobben avsluttes (den ansatte kan registrere timer frem til denne datoen). |
Online timeføring | Her har du mulighet til å gi kandidaten tillatelse til å registrere timer på nett. |
Lønn | Hvilken lønn jobben vil ha (per time, dag eller måned). |
Faktura | Hvilken fakturapris jobben vil ha (per time, dag eller måned). |
Lønnstype | Enten det er timelønn, månedslønn, akkord mm. |
Lønns- og kollektivavtale | Hvilken kollektivavtale gjelder for denne jobben. |
Arbeidsforhold | Velg det aktuelle arbeidsforholdet, som er opprettet på forhånd på kandidatkortet. |
Lønnsart | Velg en av: Udefinert, Timelønn, Daglønn, Månedslønn, Akkord, Konsulent eller Skiftarbeid. |
Lønnsmatrise | Velg en fra de eksisterende matrisene ( Systeminnstillinger → Bemanning ) |
Egen faktura | Egen faktura er aktuelt dersom du har delt opp prosjektet i delprosjekter (prosjektfakturering). |
Ferielønn |
Hvilken feriepengesats jobben skal ha . |
Stillingsprosent | Stillingsprosenten av den spesifikke jobben, hvor f.eks 100 % regnes som fulltidsarbeid innenfor jobbens start- og sluttdato. |
Sosial kostnad | Samfunnskostnad er noe som beregnes ut fra lønn og brukes for å reflektere eventuelle merkostnader (arbeidsgiveravgift osv.). Også lagt til i Systeminnstillinger → Bemanning. |
Stillingstyper | Kan legges til i Systeminnstillinger → Prosjekter. |
Trykker du Opprett vil du som nevnt bli henvist til ansatt-/arbeidsavtalen. Siden vi valgte eksempelavtalen som kollektivavtale , vil det bli laget en kopi av den.