Prosjektplanen er et ypperlig verktøy for å jobbe med bemanning, spesielt om det er snakk om spot-bemanning, som vil si oppdrag av kortere lengde.
Oversikt over alle prosjektplaner finner du som sagt inne i bemanningsplanen, for så å velge Prosjektplan – Måned som visning øverst til høyre på siden.
Da vil alle prosjekter bli listet under den kunden de er tilknyttet. Visningen lister ut alle dagene i den måneden man har definert øverst i skjermbildet, og alle dagene er representert som ruter/bokser.
De ulike fargene betyr:
| Hvit rute | Ingen prosjektvakter denne dagen. |
| Rød rute | Ingen av prosjektvaktene er dekket (har blitt tildelt en ansatt). |
| Grønn rute | Alle prosjektvakter på denne dagen er dekket. |
| Orange rute | Med varseltrekant betyr at det er et avvik. Det kan være f.eks. en dobbelbooking, satt opp på en vakt som ikke eksisterer, kun dekket deler av prosjektvaktene etc. |
Tallene i ruten sier noe om hvor mange vakter som skal eller er blitt dekket.
Klikk på en rute for å se på alle vaktene den dagen, der du blant annet kan opprette nye prosjektvakter og enkelt dekke vakter.
Du kan også klikke på «vis-mer-tegnet» (>) for å se en mer detaljert oversikt over de ansatte som er på prosjektet.
Filtrering og søk i prosjektplan måned
De søkefiltrene som gjelder for prosjektplan måned-visningen er:
Det finnes også et filter i fra ansattoversiktfiltrene som kan brukes i prosjektplan måned.
| 1 | Prosjektplan status | Her kan man filtrere frem dekkede, ikke dekkede og delvis dekkede dager. Slik at man f.eks. kan se hvilke dager man mangler å bemanne opp. |
| 2 | Forespørsler | Filtrere frem status på forespørsler. Om de er avslått eller akseptert. |
| 3 | Henvendelsesnr. | Her kan man skrive inn henvendelsesnr. og se prosjektvakter som er tilknyttet en spesifikk henvendelse. |
| 4 | Kandidatattributter | Her kan man filtrere frem ansatte som innehar en eller flere kandidatattributter. |
Oversikt over ansatte som er / har vært tilknyttet prosjektet
Når du er inne oversikten over vaktdagen (trykke på en av rutene i prosjektplanoversikten), så ser du hvilke ansatte som har aktive jobber på prosjektet, samt de som har hatt tidligere jobber på prosjektet. Du ser også tilgjengeligheten til de ansatte.
| Ansattflik | Trykker man på ansattfliken får man en rekke informasjon i en liste. Stjernevurdering av den ansatte (redigerbar), lønn- og fakturapris, fra og til dato (redigerabar), hvilken lønns- og kollektivavtale ansattavtalen er tilknyttet, evnt lønnsmatrise den ansatte er tilknyttet og et notatfelt som hentes fra ansattkort (redigerbart). |
| Kalender | Kalenderikonet er en snarvei til arbeidskalenderen til den ansatte. Er dette rødt betyr det at den ansatte er satt opp på en annen vakt den dagen. |
| Koffert | Kofferten, som i resten av systemet, er en snarvei til arbeidsavtalen (lønns- og kollektivavtale) for jobben. |
| Person | Gir en forhåndsvisning av kandidatkortet. |
| Telefon | Telefon-ikonet viser den ansatte sitt telefonnummer. |
| Fra dato | Datoen jobben startet. |
| Til dato | Datoen jobben skal avsluttes. |
| Book | Det siste symbolet brukes for å booke vakter på den ansatte. |
Er den ansattes jobbperiode utenfor den datoen vakten er på, vil kandidaten ligge under Tidligere jobber. Trykker man på fliken ved Tidligere jobber får du opp alle tidligere ansatte og mulighet til å få all informasjon fra deres ansattoppdrag. Du får også opp et pil-ikon, som er en funksjon for å forlenge oppdraget til i dag (den dagen du står på inne i prosjektplanen), slik at du enkelt får den ansatte tilgjengelig for å settes på vakt.
Det røde Stopp ikonet betyr at den ansatte har satt seg/ blitt satt som utilgjengelig den dagen.
Det grønne checkmark-ikonet betyr at den ansatte har satt seg/ blitt satt som tilgjengelig den dagen.
Opprette prosjektvakt
Her går vi gjennom tre måter å opprette vakter på.
- Opprette en enkeltvakt eller flere enkeltvakter.
- Lage en repiterende vaktplan.
- Replikere en eksisterende vaktplan.
Opprette en enkeltvakt eller flere enkeltvakter
For å opprette en vakt så må man først trykke på ruten til den dagen du ønsker å opprette vakten på.
Deretter trykker du på opprett prosjektvakt (se bilde under).
Du får så opp dette skjermbildet, der man definerer informasjonen rundt prosjektvakten. De ulike feltene forklares under bildet:
Definere datoer: Til venstre har man en kalender og rett til høyre for kalenderen får man opp et felt for dato (dagen du valgte når du trykket deg inn ligger der allerede) og felter for å definere vaktens start- og sluttidspunkt. Ønsker man å opprette flere vakter kan man trykke på flere datoer i kalenderen og de blir lagt til i datolisten.
Tildel prosjektvakter til ansatte: Under kalenderen er det et felt der man kan tildele vaktene til ansatte som har aktiv jobb på dette prosjektet. Vi kommer tilbake til tildeling av prosjektvakter litt senere i artikkelen.
Til høyre i dette feltet definerer man vaktens navn (prosjektnavnet står som standard). Man kan så definere om det skal være pause på vakten, og lengden på denne (f.eks. 30 minutter som i eksempelet ovenfor). I antall definerer man hvor mange vakter man trenger de definerte datoene, f.eks. trenger man tre personer til en dagvakt så velger man 3 i feltet for antall. Repeter forklarer vi i dybde nedenfor. Så kommer det tre felter for notater, interne, notat til ansatt og fakturanotat. Til slutt kan man definere hvilket underprosjekt vakten skal tilhøre (hvis man har opprettet underprosjekt på kunden). Når man er ferdig med å fylle ut all informasjon rundt vakten så trykker man bare lagre. Husk at man kan redigere på informasjonen i etterkant ved å trykke på redigeringssymbolet i oversikten.
Lage en repeterende vaktplan
Hvis man ønsker å lage en vaktplan som skal gå over lengre tid, altså repeterende vakter. Kan man gjøre dette (fra Opprett prosjektvakt, de andre feltene bruker man som i eksempelet ovenfor) ved å tykke i Repeter feltet. Standarden er at dette feltet står til Ingen reptetisjoner, slik at man bare oppretter enkeltvakter. Hvis man endrer på dette feltet har man mulighet til å definere en repetisjonssyklus f.eks. om denne vaktplanen skal repeteres hver uke, annenhver uke, hver tredje uke etc.
Det neste steget er å velge hvilke dager repetisjonen skal gjelde for. F.eks. om man skal opprette vakter for alle ukedager, men ikke for helgene (som i eksempelet under).
Det siste steget før man har laget en repeterende vaktplan er sluttdatoen som man definerer i feltet Repeter til.
Etter man har lagret så vil det nå ligge en hel prosjektplan som er opprettet med bare et par tastetrykk, og man kan nå starte jobben med å bemanne opp vakter i denne vaktplanen. Det som er fint med å lage disse repeterende vaktplanene er at de nå ligger i samme vakttråd, og det gjør det enkelt å slette hele tråden eller eventuelt slette tråden med ansattilknytninger.
Replikere en vaktplan
Hvis man f.eks har satt opp en vaktplan ved å benytte seg av en av de to metodene vi har vist til ovenfor så ønsker man kanskje muligheten til å enkelt kunne kopiere/replikere den vaktplanen man har lagt opp. F.eks. ved en forlengelse av oppdraget, slik at man slipper å lage en vaktplan helt på nytt igjen.
I eksempelet nedenfor har vi lagt opp en vaktplan med vakter fra mandag 21. November (vi står på denne dagen) – fredag 25. November (en uke). Kunden ville i dette tilfellet forlenge dette prosjektet en uke til, med akkurat de samme vaktene. Istedenfor å trykke Opprett prosjektvakt og lage en ny ukesplan derfra, så trykker vi heller Repliker.
I neste skjermbilde (se bildet under) får man i feltet til venstre (Kopier periode) oversikt over de opprinnelige vaktene (dato, klokkeslett og tilknyttet ansatt). Til høyre får man oversikt over de kopierte/replikerte vaktene (dato, klokkeslett og eventuelt ansattilknytning hvis man ønsker å kopiere disse også). Når man da trykker på Repliker så lagres dette og man har kopiert vaktplanen.
Merk at man kan velge mellom to ulike periodeintervaller Uke og Periode. Hvis man velger Uke kan man replikere en ukesplan (kan bare replikere en uke av gangen). Velger man derimot Periode så må man først definere perioden man ønsker å replikere (kan være alt fra en vakt til 100) også definerer man startdato på periode man ønsker å opprette nye vakter.
Innstillinger
Booking av ansatte/tildeling av vakter
Tildele vakt til en ansatt
Du kan tildele en vakt til en ansatt i boksen for opprettelse av prosjektvakten. Dette gjøres ved feltet Tildel som ligger rett under kalenderen der man definerer vaktdatoene (se bildet under). Denne nedtrekkslisten inneholder alle kandidater som har aktiv jobb på prosjektet.
Hvis du først har opprettet vakten og ønsker å tildele disse ved en senere anledning kan dette enkelt gjøres via drag&drop fra dagsoversikten. Da holder man musepekeren over navnet til den ansatte (må ha en aktiv jobb på prosjektet), klikker og drar navnet over til den vakten man ønsker å tildele (se bildeforklaring nedenfor). Hvis den ansatte ikke er i denne oversikten vil det bety at vedkommende ikke har en aktiv jobb her, da må han/hun først legges til, noe vi viser litt senere i denne artikkelen.
Booke ansatt til en vakttråd
Hvis prosjektvakten er en del av en vakttråd, får man mulighet til å booke den ansatte til flere vakter innenfor den tråden når man drar den ansatte over prosjektvakten. Da kommer man til dette skjermbildet.
Her kan man markere de aktuelle vaktene å trykke Book. Da går systemet igjennom vaktene og informasjon som er knyttet til den ansatte (ansattopplysninger og arbeidsavtale) og ser om det blir et brudd på noen av vaktene (får da opp en rød varselstrekant).
I eksempelet ovenfor kan man se at det ble et brudd på denne vakten. Når vi da går tilbake til prosjektplanen og prøver å booke den ansatte inn på denne datoen manuelt får vi en Varsel boks der man kan lese hvorfor man ikke fikk registrert den ansatte på denne vakten.
Booke en ansatt som ikke tilhører prosjektet
Dersom du ikke har noen tilgjengelige på prosjektet fra før av kan du søke opp ledige ansatte ved å trykke på Legg til ansatt.
Her får du mulighet til å søke etter ansatte i ansattbasen, samt filtrere på ulike kriterier du ønsker. Blant annet kan du filtrere på ansatte som tidligere har jobbet for bedriften, lønnsmatrisekategori, samt egendefinerte kandidatattributter. Disse attributtene er de samme attributtene som du finner i kandidatbasen, og hvis du allerede har filtrert på spesifikke attributter i kandidatbasen, så husker systemet og viser deg de samme attributtene som du filtrerer på i kandidatbasen. Du kan “bygge” et filter ved å filtrere på flere ulike attributter samtidig, for å finne ansatte med akkurat den spesifikke kompetansen/ erfaringen etc du trenger. Resultatene fra søket vises til høyre i Ansattoversikten.
Klikk Legg til for å sette den ansatte i jobb på det aktuelle prosjektet, ønsker du å sette flere ansatte i jobb samtidig så markerer du bare flere og trykk Opprett jobber. Da får du opp Opprett jobb skjermbildet der man definerer jobben(e)s spesifikasjoner (lønn, pris, , matrise, L&K, varighet etc.).
Deretter er det bare å dra den ansatte inn på vakta du ønsker å dekke.
Dersom du ønsker å hurtigbemanne en ansatt, med å raskt dekke flere vakter trykker du på link-symbolet, og du får da muligheten til å klikke på de ulike ledige prosjektvaktene som du ønsker at den ansatt skal bemanne.
Klikk på de blå ledige prosjektvaktene for å bemanne disse.
Neste steg
Etter man har tildelt prosjektvakter til ansatte så kommer disse i oversikten / arbeidskalenderen til den ansatte. Neste steg da er å registrere timer på vaktene. Praktisk timeføring kan man lese mer om i denne artikkelen.
Fjerne en ansatt fra prosjektvakt
På samme måten som man enkelt kan opprette prosjektvakter og tildele vakter til en / flere ansatte, kan man også enkelt fjerne ansatte som er tilknyttet en prosjektvakt. Dette gjøres ved å trykke redigeringssymbolet på vakten som det skal redigeres på.
Da kommer man til dette skjermbildet (bilde under). Her ser vi at vakten er tildelt Åge Jensen, for å fjerne denne så trykker man på søppelbøttesymbolet. Hvis kandidaten er tilknyttet en større vakttråd så har man mulighet til å slette tilknytning på flere vakter i tråden samtidig.
Merk
Systemet vil ikke automatisk sende ut e-post til den ansatte som «mister» vakten. Dette kan gjøres manuelt ved å velge den ansatte i fra oversikten i prosjektplanen, og trykke e-postsymbolet.
Forespørre prosjektvakter
I RecMan har du muligheten til å forespørre ansatte om de kan ta ledige vakter direkte i systemet. For å sende ut forespørsler går du inn på prosjektvakta, huker av de ansatte som du ønsker å spørre om kan ta vakta, og trykker på Send vaktforespørsel knappen.
Du kommer så til en skjerm der du kan huke av de vaktene som du ønsker å sende ut en forespørsel på. Trykk deretter på Send.
Etter man har trykt på Send kommer man til dette skjermbildet, som i tillegg lar deg sende E-post eller SMS.
Akseptere/ avslå forespurte vakter
De forespurte kandidatene dukker opp i arbeidskalenderen til den ansatte inne på deres profil (RecMan page). Der har de mulighet til å trykke på de ulike vaktene (i gult) for så å si om de ønsker å ta vakten eller avslå den.
Oversikten over forespurte vakter finner du inne på prosjektvakten ved å trykke på papirfly-symbolet. Her kan du velge hvilken av de ansatte som har akseptert, som dere ønsker å sette i jobb, eller du kan velge å trekke tilbake forespørselen dersom du allerede har funne den ansatte du ønsker at skal dekke vakta.
I bemanningsplanen under Prosjektplan mnd visninger har du også mulighet til å se sendte forespørsler ved å trykke på “vis mer ikonet”.
Sende ut oppdrags- og ordrebekreftelse
For å sende ut oppdrag- og ordrebekreftelser på en rask måte trykker du på Send avtale knappen oppe til høyre når du står inne på en dag.
For å sende oppdragsbekreftelsene til kandidatene, velger du Ansatte som mottagere, samt en mal (her er det f.eks. smart å bruke de flettefeltene vi har som brukes for å liste ut vakter). Du kan også filtrere periode og ansatte. Deretter huker du av for de ansatte og trykker på Opprett avtaler. Så får du muligheten til å se over/ redigere avtalene.
Deretter kommer du til skjermen for å sende ut avtalen. Her velger du om avtalen skal sendes ut på SMS eller på e-post, og du velger også en meldingsmal som da blir e-posten/SMSen som sendes ut. Trykk send for å sende avtalene, og du får opp en kvittering på de sendte avtalene. Samme prosess er for å sende ordrebekreftelsene til kunde, men du velger da “Kunde” som mottaker. Viktig å tenke på når man skal sende ordrebekreftelse til kunde er at mottakerne av bekreftelsene må ligge som ressurser i prosjektet. Man kan også sende ordrebekreftelse til flere mottakere, og definere om de ulike mottakerne skal ha signeringsrett eller ikke.