Før man går igang med å sette opp arbeidsforhold på ansatte, behøves det å opprette en garantiregel. En slik regel vil hjelpe systemet å beregne prosenter som vil indikere og varsle om de forpliktelser man har til de ansatte. Dette vil gi en oversikt over hvordan man ligger an i henhold til disse forpliktelsene gjennom følgende indikasjoner:
+/- 5 % = Grønn
+/- 5-15 % = Gul
+/- 15-25 % = Rød
+/- 25 % + = Rød med varseltrekant
En slik garantiregel kan opprettes fra Systeminnstillinger → Bemanning → Garantiregel.
Navn
Dette kan du sette til hva du vil, men som i resten av systemet kreves det en tittel for å holde orden. For noen vil det trolig være behov for kun én garantiregel, men for andre vil det være nødvendig med flere. I slike tilfeller vil det da være gunstig å bruke navnefeltet til å beskrive innholdet av regelen på en enkel og grei måte.
Dager og klokkeslett
Her føres arbeidsuken på en måte som skal være så lik realiteten som mulig. Det er forståelig at enkelte heller ønsker å skrive at en arbeidsuke eksempelvis er 37,5 timer. Men fordi noen bransjer har uspesifiserte arbeidstider og andre har ulikt timeantall for ukedager og helgedager, vil det være nødvendig med et slikt oppsett for mer nøyaktige beregninger.
Det viktigste med oppsettet her er at alle relevante dager har utfylt timer og at timene er fordelt slik det vil forekomme i praksis. Avviket fra dette er hvis det i teorien ikke er noen bestemte antall timer på de ulike dagene, anbefaler vi å ta gjennomsnittet av en generell arbeidsuke og fordele disse likt over de gjeldende dagene.
Merk
En garantiregel skal ta utgangspunkt i en 100% stilling!
Eksempel:
Et normalt årsverk utgjør 1.950 timer inkl. ferie. 1.950 timer / 52 uker = 37,5 timer per uke. 37,5 timer / 5 dager = 7,5 timer ekskl. pause per dag. Tanken er da å legge inn 8 timer på ukedagene med en halvtimes pause.
Avregningsperiode
Denne kan settes til alt mellom 1 og 12 måneder, og vil være perioden systemet forholder seg til når det skal varsle og indikere hvordan dere ligger an med forpliktelsene til de ansatte. Noen steder vil systemet forholde seg til 12 måneder som standard, altså dagen vedkommende ble ansatt, og ett år frem i tid – da dette vil være mer logisk. Dette vil andre områder forholde seg til den bestemte avregningsperioden.
Når en slik regel er på plass, kan arbeidsforholdet til ansatte bestemmes. Se Arbeidsforhold for mer informasjon.