I denne artikkelen skal vi vise hvordan man setter opp automatisk SMS påminnelse i lønns- og kollektivavtaler.
Om man ønsker å minne kandidater på å føre sine timer, kan man sette opp automatisk varsel om dette i lønns- og kollektivavtalen.
Merk
Dette kan defineres både i lønns- og kollektivavtalen, eller i selve jobben. Om du definerer dette i lønns- og kollektivavtalen, må du oppdatere jobbene som er knyttet til avtalen for at den skal tre i kraft.
Husk
Avsender på SMSen som går ut vil være ditt firma sitt navn. For eksempel vil avsender kunne stå som «Equinor». SMSen kan derfor ikke besvares. SMSen vil gå til mobilnummeret som er registrert på kandidatkortet. Om det ikke står noe nummer her, vil ikke SMSen bli sendt.
Oppsett
Før man setter opp dette, sørg for at det er registrert en gyldig e-postadresse under Innstillinger --> Selskaper --> og E-post. Dersom dette ikke er satt opp vil ikke de ansatte motta påminnelser på e-post.
Nederst i lønns- og kollektivavtalen finner vi feltet for SMS påminnelser. Her kan du sette opp faste og automatiske rutiner på SMS påminnelser som går ut til kandidatene som er knyttet til lønns- og kollektiavtalen.
Slik ser boksen ut. Som vi her ser, kan vi se hvilken dag SMSen går ut på, hvilket klokkeslett og hvilken melding som skal gå ut. Vi kan også endre en eksisterende påminnelse, eller slette den. Det vi nå skal gjøre er å legge til en ny ved å trykke på +Legg til.
Når vi trykker på denne knappen, ser vi følgende skjerm:
- Her kan vi definere hvilken dag SMSen skal gå ut i. Dette kan være en dag i uken, slik at den går hver uke på den dagen, eller det kan være f.eks. siste fredag i måneden. Vi skal gå igjennom disse lengre ned i artikkelen.
- Her velger du hvilket tidspunkt SMSen skal gå ut på. Tidspunktet du velger vil gjelde for alle fremtidige SMS påminnelser.
Merk
Om en ansatt er på flere jobber som har SMS påminnelse skrudd på, og alle SMS påminnelsene skal gå på samme tidspunkt, vil den ansatte kun motta én SMS. For å unngå å sende flere SMSer til de ansatte, er det derfor sterkt anbefalt å standardisere hvilket tidspunkt man legger inn her.
- Type: SMS.
- Her har du mulighet til å velge fra dine eksisterende SMS maler. Du kan lese mer om å opprete SMS maler her.
- Her skriver du inn selve meldingen som skal sendes. Du har mulighet til å bruke mScript her, for å automatisk flette inn informasjon. Du kan lese mer om mScript her.
Valg av Dag
Når du skal definere hvilken dag SMSen skal sendes ut, har du diverse alternativer. Vi vil forklare noen av dem her.
Mandag – Søndag – Velger du en av disse vil SMSen gå ut hver uke på den gitte dagen.
Siste i måneden – Her kan du velge at SMSen går ut kun en gang i måneden, helt mot slutten av måneden. Du kan velge den siste dagen, eller den siste dagen +2. Du kan også velge siste fredag, lørdag eller søndag i måneden.
Jobbens siste dag – Marker denne for at SMSen skal sendes ut samme dag som jobben går ut. Veldig nyttig når man har mange korte oppdrag. Vil ikke fungere ved løpende oppdrag.
Bedrift – Akkordlønn periode type – Gjelder kun om man bruker akkordlønn med periodisering. SMS vil da gå ut på samme dato som er definert som periodens siste dag på kundekortet.