Timegodkjenner

I denne artikkelen kan du lese om Timegodkjenner-funksjonen i RecMan.

I RecMan er det mulig for eksterne brukere å godkjenne arbeid gjort av ansatte i systemet. Dette kaller vi Timegodkjennere. De har en egen innlogging hvor de kan se, endre, opprette og godkjenne timer. Dette gjør at kunder som ønsker å overse timer ført selv kan gjøre dette, sånn at de har kontroll.

Opprette en timegodkjenner

For å opprette en timegodkjenner kan du gjøre en av to ting:

1. Gå til en ekeisterende kunde, og trykke deg inn på Kontaktpersoner. Her trykker du på navnet til en kontaktperson for å gå inn på deres Profil. I utgangspunktet er alle kontaktpersoner timegodkjennere, bare uten innlogging og tilknyttning til prosjekter. Her kan du opprette Login, og etter dette sette rettigheter.
2. Gå til prosjektmodulen, og trykk på Timegodkjennerbase i den menyen. Her vil du få en oversikt over eksisterende timegodkjennere, samt en knapp som heter +Opprett Timegodkjenner. Når du trykker på denne får du først velge hvilket selskap timegodkjenneren skal knyttes til, så kan du skrive inn navn, epost, mm.

Nå som du har noen timegodkjennere, kan du begynne å sende ut login, sette rettigheter og knytte timegodkjenneren opp mot prosjekter.

Login og prosjekter

Her kan du se hvordan profilen til en kontaktperson som enda ikke er timegodkjenner ser ut:

1. Her kan du se hvilket selskap kontaktpersonen er knyttet til.
2. I dette området finner du basisinformasjon om kontaktpersonen, og du har også mulighet til å endre på den.
3. Ved å trykke på Opprett login kan du sende brukernavn og passord til timegodkjenneren, sånn at han/hun kan logge seg inn. Se lengre ned for mer informasjon.
4. I dette feltet kan du se hvor mange ganger kontaktpersonen har vært logget inn som timegodkjenner, siste pålogginger, hvor mange prosjekter de har knyttet til seg, samt et notatfelt.
5. Her kan du se prosjekter som er knyttet til timegodkjenneren, samt legge til og fjerne.

Login

Når du trykker på Opprett Login vil du få opp følgende boks:

Her har du mulighet til å skrive inn et egendefinert passord som timegodkjenneren kan bruke til å logge seg inn. Merk at å trykke Lagre ikke vil sende dette på e-post til timegodkjenneren, dette vil gjøres senere.

Når du trykker Lagre vil du se dette:

Som du kan se her så får du innloggingsinformasjonen til timegodkjenneren. Du har mulighet til å endre på all denne informasjonen når du skulle ønske, og du kan også trykke på knappen ved Link til innlogging for å sende en epost til timegodkjenneren med denne pålogginsinformasjonen.

Prosjekter

En timegodkjenner er nødt til å være tilknyttet prosjekter for å kunne se og godkjenne timer. Du har når som helst mulighet til å legge til eller fjerne prosjekter fra denne listen. Når en timegodkjenner er knyttet til et prosjekt, vil de kunne godkjenne timer på alle jobber som ligger på prosjektet.

Du kan også gå til prosjektet og legge til timegodkjenneren/kontaktpersonen som Ressurs, så vil de kunne godkjenne timer.

Rettigheter

En innlogget timegokjenner har tilgang til diverse informasjon og funksjonalitet, alt styrt av Rettigheter som du finner på timegodkjenner profilen.

Rettighetene betyr, i rekkefølge:

• Rediger bedriftsinformasjon – Gir timegodkjenneren lov til å endre på informasjonen som ligger på egen bedrift – Navn, Org.nr, Adresser, fakturatype, osv.
• Henvendelser – Gir dem tilgang til å legge inn henvendelser direkte i RecMan, samt følge med på de tidligere lagt inn.
• Ansattadministrator
• Kontaktpersonadministrator
• Administrere attributter
• Stillingsannonser
• Bedrift – fakturaer – Gir tilgang til faktura som er sendt til kunden de er tilknyttet.
• Prosjekt – fakturaer – Gir tilgang til faktura som er sendt og er knyttet til et prosjekt de er knyttet til.
• Bedrift - Se arbeid
• Prosjekt - Se arbeid
• Bedrift – Godkjenn timer – Lar timegodkjenneren godkjenne timer uansett prosjekt, så lenge timene er knyttet til kunden.
• Prosjekt – Godkjenn timer – Lar timegodkjenneren godkjenne timer knyttet til samme prosjekt som timegodkjenneren.
• Slett arbeid – Lar timegodkjenneren slette ført arbeid.
• Se fakturapris – Gir timegodkjenneren tilgang til å se fakturaprisen på ført arbeid.
• Se lønn – Gir timegodkjenneren tilgang til å se lønn på ført arbeid.
• Endre og opprette underprosjekt – Lar timegodkjenneren endre underprosjekt på ført arbeid og opprette nye underprosjekter.
• Skjul nullverdier – Bestemmer om timegodkjenneren skal kunne se nullverdier eller ikke.
• Se interne notater – Lar timegodkjenneren se interne notater, enten ført av den ansatte eller en medarbeider.
• Kommentater – Lar timegodkjenneren kommentere på timeføringer, disse blir igjen synlige i Ført Arbeid modulen.
• Se godkjent arbeid – Gir timegodkjenneren tilgang til å se arbeid som allerede er godkjent. Dette blir gjort synlig ved et filter.
• Bedrift – Jobber – Gir tilgang til å se alle jobbene tilknyttet samme bedrift.
• Prosjekt – Jobber – Gir tilgang til å se alle jobbene tilknyttet samme prosjekt.
• Bedrift – Bemanningsplan – Gir tilgang til å se bemanningsplanen for hele bedriften.
• Prosjekt – Bemanningsplan – Gir tilgang til å se bemanningsplanen for prosjektene man er knyttet til.
• Book vakter – Gir tilgang til å booke vakter i bemanningsplanen.
• Selvbetjent booking
• Vis bare eiere
• Vis alle medarbeidere
  
• Egne tilbud/avtaler – Gir tilgang til å se tilbud/avtaler sendt til en selv (kontaktperson).
• Bedrift – Tilbud/avtaler – Gir tilgang til tilbud/avtaler sendt til samme bedrift.
• Prosjekt – Tilbud/avtaler – Gir tilgang til tilbud/avtaler sendt til samme prosjekt.

Endringer du gjør på rettighetene til en timegodkjenner vil øyeblikkelig være aktive, timegodkjenner trenger kun å oppdatere siden for å se endringene.

Roller

Du kan også definere roller hvis du ønsker. Dette gjør det enklere å tilegne rettigheter raskt på nye timegodkjenneren. For å sette opp nye roller må man være systemadministrator, men de blir tilgjengelige for alle når de er opprettet.

For å opprette en ny rolle går man til Systeminnstillinger → CRM → Kontaktpersonroller. Her kan man trykke på +Legg til for å få opp følgende skjerm:

Som vi ser her har vi muligheten til å velge hvilke rettigheter som skal bli skrudd på når man velge rollen, samt at man kan sette som «Standard». Om du setter som standard, vil denne rollen automatisk bli valgt når man oppretter en ny timegodkjenner.

Når en rolle er opprettet, blir de tilgjengelige her:

Timegodkjennerbasen

For å få en oversikt over alle timegodkjennere, kan du besøke Timegodkjennerbasen. Denne finner du ved å gå til Prosjektmodulen og trykker på Timegodkjennere.

Når du trykker på denne får du opp følgende skjerm:

1. Her kan du filtrere på dine timegodkjennere, både ved de som har faktiske timer til godkjenning (for å kunne sende reminder), selskap, avdeling, ansatt de er tilknyttet og dato (hvilken periode arbeid ble utført).
2. I dette feltet ser du resultatet av dine søk og filtreringer. Du får en rask oversikt over timegodkjenerne, da ved navn, bedrift, fra/til dato, antall prosjekter de er tilknyttet, antall timer de har til godkjenning samt beløpet de har til godkjenning.
3. Her kan du sende mail til de markerte timegodkjennerne. Du kan herfra enkelt sende en e-post til samtlige timegodkjennere for å f.eks. minne dem på å godkjenne timer. Se eksempler på maler for dette under.

Eksempelmaler

Eksempel på mal for innlogging for timegodkjenner:

Hei,

Under finner du en lenke med innlogging til vår kundeportal. Her kan du godkjenne timer, se fakturaer, tilbud og avtaler osv.

Merk at linken kun er gyldig i 48 timer!

@companyContact.singleUseLoginLink

Eksempel på mal for Timegodkjenning:

Hei @job.workApproverName,

Husk å logge inn på kundeportalen og godkjenn timene til de ansatte du har ansvar for. Under finner du en direktelenke for å komme inn i systemet (linken er gyldig i 48 timer) eller du kan logge inn med ditt brukernavn og passord. Ta kontakt med oss hvis du har mistet din innloggingsinformasjon.

@companyContact.singleUseLoginLink