Hvordan sette opp RecMan for helseinstitusjonsinnkjøp

Denne artikkelen beskriver hvordan man setter opp RecMan for å muliggjøre fakturering og rapportering for helseinstitusjonsinnkjøp.

Introduksjon

Siden RecMan brukes til å loggføre timer, som igjen fungerer som grunnlag for faktura og lønn, må selskaper som leverer personell til visse bransjer og institusjoner følge bransjestandard og kunders krav angående fakturering og rapportering. Dette gjelder bemanningsbyråer som leverer personell innen helsevesenet i Norge. Når slike tjenester leveres, skal de følge kravene fra Sykehusinnkjøp HF, hvor de må rapportere kvartalsvis på fakturert arbeid levert per Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS).

Noen RecMan kunder ønsker å legge til alle relevante artikler med deres riktige artikkelnummer, som navnet på artikkelen, i artikkelregisteret for å gjøre rapporteringen enklere. Denne tilnærmingen avviker imidlertid fra vår anbefaling, da det vil resultere i artikkelnavn som ikke gir mening for ansatte og medarbeidere, og føre til et artikkelregister som blir så omfattende at det blir vanskelig å håndtere. Nedenfor kan du lese mer om de forskjellige typer oppsett våre kunder bruker, alle med sine fordeler og ulemper. Alternativ 2, kalt ENKELT, er det anbefalte da dette er godt implementert. Alternativ 3, som nylig har blitt mulig med funksjonen “produktoverstyring”, kan fungere enda bedre da det er en utvidelse av det ENKLE oppsettet.

1. KOMPLEKS: Legg til alle eksakte artikler i RecMan og bygg dine kollektiv avtal med disse artiklene. Dette vil gi et korrekt resultat for rapportering rett ut av boksen. Likevel vil det tvinge deg til å legge til et utrolig antall artikler i RecMan, som også krever forklaringer når ansatte stiller spørsmål, og kan bli et praktisk mareritt å håndtere.
2. ENKELT: Bruk mer generelle artikler, noe som gjør håndteringen i RecMan og for ansatte mye enklere, men du må manuelt matche artikler til riktig artikkelnummer i rapporten. For dette formålet har vi laget kolonner som inkluderer prosjektnavn og kollektiv avtaler i HINAS-rapporten, noe som gjør matching enklere, da du vanligvis har én kollektiv avtale for spesifikke kunder og stillinger.
3. ENKELT MED PRODUKTOVERSTYRING: Du setter opp artikler på samme måte som i det ENKLE oppsettet, men aktiverer produktoverstyringsfunksjonen i hver kollektiv avtale. På denne måten kan du for eksempel gi artikkelen “Normaltid (SI)” nytt navn til “1L0717P”, som ved bruk av produktoverstyrings fakturalayout vil automatisere prosessen. Siden disse dataene finnes i RecMan, kan de også legges til i HINAS-rapporten.

Denne artikkelen beskriver beste praksis for oppsett, konfigurering og bruk av applikasjonen innen helseinstitusjonsinnkjøp i Norge, med hovedfokus på alternativene ENKELT og ENKELT MED PRODUKTOVERSTYRING.

Oppsett av artikler

Siden rapporten i RecMan BI avhenger av å vite nøyaktig hvilke artikler som skal sees på, er det ønskelig at du oppretter noen artikler eksklusivt for bruk i kollektiv avtaler knyttet til helseinstitusjonsinnkjøp. I eksempelet nedenfor har vi lagt til noen vanlige artikler med “(SI)” på slutten, som står for “Sykehusinnkjøp”, slik at det blir enklere å identifisere relevante artikler.

Oppsett av kollektivavtale

Du kan opprette kollektiv avtalen så snart artikler er lagt til i artikkelregisteret. Kollektiv avtalen kan variere, og verdiene for lønn og faktura spesifiseres av kontraktene du har med dine kunder og ansatte. Merk at eksempelet nedenfor kanskje ikke reflekterer din virkelighet, men det kan fungere som et utgangspunkt for å opprette dine kollektiv avtale.

Konfigurasjoner for RecMan BI

Når du har ferdigstilt artikkelregisteret og kollektiv avtalene, vil du vite hvilke artikler som kan generere en fakturaverdi på prosjekter og jobber under helseinstitusjonsinnkjøp. Du må identifisere ditt RecMan kundenummer, relevante avdelings-ID(er) og artikkel-IDer for relevante artikler. Som administrator kan du finne kundenummeret ditt øverst til høyre i dine innstillinger og avdelings-ID i URL-en når du går til avdelingsinnstillinger og klikker på den aktuelle avdelingen(e). Du kan finne artikkelnummeret i artikkelregisteret enten ved å klikke “rediger” på en gitt artikkel eller ved å eksportere alle artikler til Excel og se hvilket nummer relevante artikler har. I vårt eksempel vil det se omtrent slik ut:

• Kundenummer = 867
• Avdelings-IDer = 4134, 4135
• Lønnsartikkel-IDer = 8, 9, 10
• Tilleggsartikkel-IDer = 15, 16

Når listen over relevant informasjon er identifisert, bør den deles med vår support for videre behandling. Support vil samarbeide med en tekniker for å sette opp en tilpasset rapport i din RecMan BI basert på informasjonslisten.

HINAS-rapporten

Når konfigurasjonene i RecMan BI er fullført, kan du få tilgang til HINAS-rapporten. Denne rapporten genererer en liste over alle fakturalinjer relatert til artikler i et format som gjør det enklere å sende rapporten videre til HINAS. Likevel kan en manuell prosess være nødvendig basert på ditt endelige oppsett.

Som nevnt i introduksjonen, har Sykehusinnkjøp sin artikkelstruktur, med tre alternativer for KOMPLEKS, ENKELT eller ENKELT MED PRODUKTOVERSTYRING oppsett – alle påvirker rapporteringsprosessen.

For det ENKLE oppsettet, som et eksempel, kan “Ordinær tid” for Helse Midt for en sykepleier ha koden “HMSL1001”. For å rapportere dette manuelt, bør du ha en god navnestruktur for dine kollektiv avtale, f.eks. “Helse Midt Sykepleier 01.01.2023”. Dette vil fylle kollektiv avtale kolonnen i rapporten, slik at når du finner alle “Ordinær tid” artikler knyttet til denne kollektiv avtale, kan du massebytte artikkelens navn med “HMSL1001”.

Det andre alternativet nevnt ovenfor er vår foreslåtte løsning, som også er løsningen reflektert i de tidligere kapitlene i denne manualen. Det manuelle arbeidet som kreves for hver rapport bør ikke ta mer enn 30-60 minutter for noen med middels Excel kompetanse.