Säkra att korrekt information är inlagd med hjälp av validering.
Det kan i många fall vara bra att systemet validerar att rätt information är inlagt när man utför något moment. Av den anledningen finns möjlighet att slå på validering. Kort förklarat betyder validering att du kan få en varning eller ett felmeddelande om någon information saknas på en kandidat när man utför olika moment i systemet. Möjligheten att slå på validering finns för fyra olika moment i systemet – när man skapar en anställningsperiod, när man skapar ett jobb, när man skapar pass i bemanningsplanen och när man löneberäknar. I denna artikel visar vi hur det fungerar.
Aktivera validering
Valideringen konfigureras av systemadministratören och påverkar hela företaget. Det går att ha olika valideringar aktiverade för olika interna företag. Notera att förändringar i valideringen endast påverkar framtida aktiviteter, inte sådana som redan utförts.
För att aktivera validering, navigera till Inställningar → Bemanning → Validering.
I den här översikten kan du se vilka valmöjligheter du har när det kommer till validering. Alla alternativ kan aktiveras/avaktiveras utan att påverka varandra sinsemellan, och du kan välja vilka alternativ som ska generera ett fel respektive ett varningsmeddelande.
- Varning – Ger en varningsmeddelande när kandidat/anställd saknar information och man utför ett moment. Om man till exempel kräver att alla kandidater ska intervjuas innan de blir anställda. Om du anställer en kandidat utan att intervju finns registrerad så kommer du att se ett gult varningsmeddelande med information om vad som saknas. Detta är dock endast en varning och processen kan gå vidare utan att informationen uppdateras.
- Fel – Ger ett felmeddelande när kandidat/anställd saknar information och du utför ett moment. Felet gör att du inte kan gå vidare och ett rött felmeddelande visas som talar om vad som saknas. Till exempel, om du försöker att skapa ett löneunderlag och “Kontonummer" är ett fält för validering, så kommer du inte att kunna komma vidare utan att lägga in ett kontonummer i anställningen.
Validera utifrån standard
Som du kan se i skärmbilden ovan så har en del fält också en rullgardinsmeny. Detta gör att valideringen inte bara kollar om det finns information, utan att den också verifierar att datat är angivet enligt vald standard. Referenskontroll kan sättas till Klar eller Klar och godkänd. Detta är enkla inställningar för en referenskontroll. Personnummer och bankkonto är dock lite mer komplexa och har tre olika lägen: “Ej tom”, “11 siffror” och “Norsk standard”. “Ej tom” betyder att det bara behöver finnas någon information ifylld. “11 siffror” kräver att fältet innehåller 11 siffror. “Norsk standard” gör så att en kontroll utförs för att verifiera att siffrorna stämmer överens med norsk standard. Det betyder att endast ett giltigt och verkligt norskt personnummer eller bankkonto kan matas in i fälten. Om algoritmen visar på ett fel så kommer ett fel eller en varning att visas.
Användning och exempel
Nedan kan du se några exempel på användning och felmeddelanden som genererats av valideringsfunktionen.
Skapa ett jobb
I det här exemplet har vi aktiverat validering på personnummer och intervju. Dessa är satta att generera en varning om informationen saknas, När vi försöker skapa ett jobb för en anställd kommer meddelandet att visa:
Jobbet kan fortfarande skapas trots att det inte gått igenom valideringen utan anmärkning, eftersom vi valt Varning. Om vi hade valt att validera personnummer med Fel så hade inte processen kunnat slutföras och felmeddelandet nedan hade visats.
Löneunderlag
Nu befinner vi oss på skärmen för löneunderlag och vi har aktiverat Varning för valideringen av bankkonto. Som du kan se visas redan varningsmeddelandet redan innan vi försökt skapa löneunderlaget. Skulle du nu försöka att skapa ett för någon av medarbetarna som har ett fel så hade varningsmeddelandet visats i full storlek.
Skulle vi istället valt Fel så hade kryssrutorna bredvid medarbetarna försvunnit och det röda felmeddelandet hade visats.