Avtal för arbetspass

I bemanningsplanen i RecMan har du möjlighet att hålla redan på flera medarbetare, på flera olika arbetsplatser, samtidigt. När en medarbetare tilldelats ett arbetspass så är det vanligt att skicka ett avtal för arbetspasset till både medarbetaren och kunden. Detta kan göras direkt från arbetspasset som du bemannat, men om du har ett stort antal arbetspassavtal som ska skickas ut så är det rekommenderat att använda översiktsvyn för arbetspassavtal.

Definiera mallar och standardvärden

Innan du kan skicka något arbetspassavtal så är det viktigt att definiera vad systemet ska skicka och till vem. Från det faktiska arbetspassavtalet kan du inte ange vilken mall som ska användas. Detta definieras antingen i systeminställningarna, och blir på så vis en standard för hela företaget, eller per projekt.

Först tittar vi på de möjligheter som du har när du definierar detta i systeminställningarna. För att hitta inställningarna så går du till Systeminställningar → Projekt → Standardvärden → Ditt företag. Du kommer då att se följande:

Som vi kan se här så har vi några olika alternativ, men vi kommer främst att fokusera på de som handlar om arbetspassavtal.

Som du kan se har du möjlighet att välja mellan två olika mallar, både när det gäller avtalet medarbetaren och mot det mot kunden. Mallarna som definieras här blir valda automatiskt när du använder översiktsvyn för arbetspassavtal, om du inte definierar dem på projektnivå. Mallarna hämtas från Mallar i systeminställningarna, som du kan läsa om mer här.

Du kan också ange om arbetspassavtalet ska levereras med e-post eller textmeddelande. Notera att detta inte kan definieras på ett projekt, men du kan ändra leveranssätt när du skickar bekräftelsen.

Även från projektet kan vi ange vilken mall som ska användas, men utöver det kan vi där också ange vilken kontakt som ska användas som standard. Den här kontakten kommer väljas per automatik när du skapar ett arbetspassavtal från översiktsvyn för arbetspassavtal. Du hittar de här inställningarna under Löne- och projektdata på projektkortet.

Översiktsvyn för arbetspassavtal

Den här översiktsvyn ger dig en snabb bild av vilka pass som bokats och vilka pass som inte har något signerat arbetspassavtal adderat till sig. I översikten kan du skicka alla arbetspassavtal samtidigt.

Du hittar till översikten genom att gå till Projekt-modulen, trycka på Avtalsöversikt i menyn och sedan på Bekräftelse av pass.

1. Om du vill, så kan du här filtrera på vilka avtal som du vill se. Du kan filtrera på period, företag, avdelning, avdelningsgrupp och medarbetare.
   

   Tips

   Om du endast vill se de pass som bokats idag så kan du använda ett periodfilter, där startdatum är dagens datum och slutdatumet lämnas blankt.

2. Här kan vi se passen som inte bekräftats ännu. Du kan se vilka kunder, projekt och medarbetare som de kopplade till. Utöver det så får du information om passet – om datum och tid för det, samt när det skapades.
3. Här kan vi se status på avtalen. Som du ser i bilden finns det två olika symboler – ett rött “X” och ett grönt “V”. Ett rött “X” indikerar att inget avtal skickats. Ett grönt “V” indikerar att ett avtal skickats.
4. Skapa avtal.

Skicka arbetspassavtal

För att skicka avtal från den här översiktsvyn, så börja med att markera de avtal som du vill skicka. När du markerat ett eller fler så kommer den här knappen att dyka upp allra längst upp – Skapa avtal.

Tryck på knappen för att skapa avtalen och för att förbereda inför leverans. När du tryckt på knappen kommer du se följande skärm:

1. Här har du några olika alternativt. Börja med Meddelandetyp, där du anger hur avtalet ska levereras och med vilken text (Se punkt 2). Du kan även går till Inställningar för att ändra inställningarna för avtalet. (Du kan där ange om avtalets bakgrund ska vara neutral eller inte, samt vilket språk som det ska vara på.) Du kan också förhandsgranska avtalen som ska skickas – både det som ska skickas till medarbetaren och till kunden.

   
   

   Notera

   Du väljer inte mall för arbetspassavtalet här, men hur du definierar det återkommer vi till längre ner i den här artikeln.

2. I det här fältet anger vi leveranssätt och vi anger meddelandet som ska skickas tillsammans med avtalet. Du kan ange om det ska skickas med textmeddelande eller e-post, samt hämta mallar. När allt är klart, tryck Skicka för att skicka arbetspassavtalet.
3. Här kan du välja en mall eller lägga in en egen text till de som ska ta emot avtalet. Beroende vilken typ av meddelande som du väljer att skicka, kan du välja en mall för textmeddelande eller för e-post.

Tryck på Skicka för att skicka avtalen för signering.