Projektplanen är ett utmärkt verktyg för att arbeta med bemanning, både när det gäller enstaka pass men även för att skapa schema för längre bemanningsuppdrag.
En översikt över alla projektplaner hittar du alltså i Bemanningsplan genom att välja att visa vy Projektplan - Månad uppe till höger på sidan.
I vyn Projektplan - Månad listas alla projekt under den kund de är knuten till. Vyn visar alla datum i vald månad överst på skärmen, och alla dagar visas som rutor.
De olika färgerna betyder:
| Vit ruta | Inga pass denna dag. |
| Röd ruta | Obemannat pass (passet ej tilldelat till anställd). |
| Grön fyrkant | Alla pass denna dag är bemannade. |
| Orange fyrkant | Med varningstriangel betyder det att det finns en avvikelse. Det kan till exempel vara att det finns flera pass den dagen men vissa är obemannade. |
Siffrorna i rutan beskriver hur många pass som avses.
Klicka på en ruta för att se alla pass den dagen. Här kan du bland annat skapa nya arbetspass och enkelt bemanna ett pass.
Du kan också klicka på visa-mer-symbolen (>) för att se en översikt över de anställda som är bokade på pass.
Filtrering och sökning i projektplan månad
De filter som gäller för Projektplan - Månad är:
Det finns även ett filter från vyn Översikt över anställda som kan användas i Projektplan - månad.
| 1 | Projektplan status | Här kan du filtrera för att se bemannade, obemannade och delvis bemannade dagar. På så vis kan du se vilka dagar som saknar bemanning. |
| 2 | Förfrågan | Filtrera på status på förfrågningar. Om de är accepterade eller avvisade. |
| 3 | Förfrågan nr. | Här kan du ange förfrågningsnummer och efterfrågade pass tillhörande en specifik förfrågan. |
| 4 | Kandidatattribut | Här kan du filtrera fram anställda som har ett eller flera kandidatattribut. |
Översikt över anställda som har jobb i projektet
När klickat på ett pass (klicka på en av rutorna i projektplansöversikten) ser du vilka anställda som har aktiva jobb i projektet, samt de som haft jobb tidigare och har framtida jobb i projektet. Du ser också tillgängligheten för de anställda.
| Pilen | Genom att trycka på pilen får du fram information om jobbet. Stjärnbetyg på jobbet (redigerbart), lön och fakturapris, från och till datum (redigerbart), vilket kollektivavtal som gäller i jobbet och ett anteckningsfält hämtat från kandidatkorter (redigerbart). |
| Kalender | Kalenderikonen är en genväg till den anställdas arbetskalender. Rött betyder det att den anställda är bemannad på annat pass den dagen. |
| Resväska | Resväskan är en genväg till jobbet. |
| Klocka | Klockan är en genväg för att registrera arbete. |
| Person | Ger en förhandsvisning av kandidatkortet. |
| Telefon | Telefonikonen visar den anställdes telefonnummer. |
| Från datum | Jobbets startdatum. |
| Tilldatum | Jobbets slutdatum. |
| Boka pass | Den sista symbolen används för att boka den anställda på ett pass. |
Om den anställdes jobb ligger utanför passets datum kommer den anställdas jobb ligga under Tidigare jobb. Genom att klicka på Tidigare jobb ser du namn på alla som arbetat tidigare och du kan, genom att klicka på pilen, förlänga en anställds jobb och bemanna passet.
Den röda Stopp ikonen betyder att den anställda är bokad på annat pass är otillgänglig den dagen.
Den gröna bock ikonen betyder att den anställda är tillgänglig den dagen.
Skapa ett pass
Här går vi igenom tre sätt att skapa pass på.
- Skapa ett enstaka pass eller flera enstaka pass.
- Skapa ett repetitivt schema.
- Replikera ett befintligt schema.
Skapa ett enstaka pass eller flera enstaka pass
För att skapa ett pass måste du först trycka på fyrkanten den dag du vill skapa passet.
Tryck sedan på Lägg till arbetspass.
Du kommer då till denna skärmbild som definierar informationen om passet. De olika fälten förklaras nedan:
Definiera datum: Till vänster har du en kalender och till höger om kalendern får du ett fält för datum och fält för att definiera passets start- och sluttid. Om du vill skapa fler pass kan du trycka på fler datum i kalendern, så läggs de till i listan över pass.
Tilldela pass till anställda: Under kalendern finns ett fält där du kan tilldela pass till anställda som har aktiva jobb i detta projekt. Vi återkommer till bemanning av pass längre fram i denna artikel.
Till höger om detta fält kan du namnge passet (projektnamnet är standard). Du kan sedan ange rast och dess längd (t.ex. 30 för 30 minuters rast). I Antal anger du hur många pass du behöver den dagen, till exempel om du behöver tre personer för ett dagspass väljer du 3 i fältet för Antal. Repeteringsfunktionen förklarar vi ingående nedan. Sedan finns det tre fält för anteckningar, interna anteckningar, anteckningar till anställd och fakturanoteringar. När du är klar med att fylla i all information för passet klickar du på Spara. Kom ihåg att du kan redigera informationen i efterhand genom att trycka på redigera-ikonen i översikten.
Skapa ett repetitiv schema
Om du vill skapa ett schema som sträcker sig över en längre period görs det genom att trycka i fältet Repetera under Lägg till arbetspass. Standardinställningen för detta fält är Inga repetitioner men genom att ändra detta fält kan du definiera en upprepningscykel, till exempel om detta schema ska upprepas varje vecka, varannan vecka, var tredje vecka osv.
Nästa steg är att välja vilka dagar repetitionen ska gälla. Till exempel om du vill skapa pass för alla vardagar men inte för helger (som i exemplet nedan).
Det sista steget innan du gör ett schema är att ange slutdatumet som du definierar i fältet Repetera till.
När du sparat kommer det nu att skapas ett schema (en projektplan) och du kan nu börja jobbet med att bemanna passen i schemat. Det som är bra med att göra ett repetitiva schema är att passen nu finns i samma passtråd, vilket gör det enkelt att ta bort hela tråden.
Återskapa ett schema
Om du har skapat ett schema med någon av de två metoderna ovan, kanske du vill kopiera/återskapa schemat du har skapat. Till exempel vid förlängning av uppdraget, så att du inte behöver skapa ett schema igen.
Istället för att trycka på Lägg till arbetspass och skapa en ny veckoplan trycker man istället på Återskapa.
I nästa vy (se bilden nedan) får du i det vänstra fältet (Kopiera period) en översikt över de ursprungliga arbetspassen (datum, tid, och tillhörande anställd). Till höger får du en översikt över de kopierade passen (datum, tid och anställd om samma anställd ska arbeta). När du trycker på Återskapa sparas detta, och du har kopierat schemat.
Observera att du kan välja mellan två olika periodintervall, Vecka och Period. Om du väljer Vecka kan du kopiera veckoschemat (kan bara kopiera en vecka i taget). Om du väljer Period måste du först definiera den period du vill kopiera (kan variera från ett pass till 100). Du definierar även startdatumet för den period du vill skapa nya pass.
Inställningar
Klicka på ikonen Inställningar för att lägga till nya taggar eller flytta trådar:
Bemanning av pass/tilldelning av pass
Tilldela pass till en anställd
Du kan tilldela ett pass till en anställd i rutan för ett arbetspass. Detta görs i fältet Tilldela strax under kalendern (se bild nedan). Denna rullgardinslista innehåller alla kandidater som har aktiva jobb i projektet.
Om du först har skapat pass och önskar tilldela dem vid ett senare tillfälle kan detta enkelt göras genom att dra och släppa från dagsöversikten. Sedan håller du muspekaren över namnet på den anställde (måste ha ett aktivt jobb på projektet), klickar och drar namnet till det passet du vill bemanna (se illustration nedan). Om den anställda inte finns i översikt innebär det att eller hon inte har ett aktivt jobb här, då behöver det skapas först, något vi ska titta på lite längre fram i denna artikel.
Boka anställd på en passtråd (schema)
Om passet är en del av en passtråd (schema) kommer du att kunna bemanna flera pass i tråden när du drar och släpper den anställda över passet. Du kommer då till den här vyn.
Här kan du välja aktuella pass och trycka på Boka. Skulle den anställda redan vara bokad på annat pass det datumet/tiden eller har arbetat för många timmar det dygnet får du en röd varningstriangel.
I exemplet ovan kan du se att något har skett datumet 2023-09-05. En aviseringsruta informerar om anledningen till att det inte gick att bemanna den anställda på detta pass.
Bemanna med en anställd som inte har jobb
Om den du ska bemanna ett pass med inte har ett jobb eller du inte vet vem du ska bemanna med kan du söka efter tillgängliga medarbetare genom att klicka på Lägg till anställd.
Här kan du söka efter anställd i kandidatdatabasen samt filtrera på de olika kriterier. Du kan till exempel filtrera på anställda som tidigare har arbetat för företaget, lönematriskategori och kandidatattribut. Dessa attribut är samma attribut som finns i kandidatdatabasen. Du kan "bygga" ett filter genom att filtrera på flera attribut samtidigt för att hitta den anställda med just den specifika kompetens. du behöver. Resultaten av sökningen visas till höger i under Anställda.
Klicka på Lägg till för att skapa jobb för den anställda på projektet. Om flera anställda ska jobba i projektet samtidigt, bocka bara i flera och klicka på Skapa jobb. Du kommer sedan till vyn Skapa jobb, där du anger lön, pris, datum mm för jobbet.
Sedan är det bara att dra in den anställde till det pass du vill bemanna.
Vill du snabbt bemanna en anställd på flera pass, tryck på länksymbolen, så kan du bemanna flera dagar eller hela schemat samtidigt.
Klicka på de blå tillgängliga passen för att bemanna dem.
Nästa steg
Efter att bemannat anställda på pass kommer de att visas i deras Arbetskalender samt i vyn Översikt över anställda. Nästa steg är att registrera arbete (tidrapportera). Mer om tidrapportering finns att läsa i denna artikel.
Ta bort en anställd från ett pass
På samma sätt som du enkelt kan skapa pass och bemanna dem med en eller flera anställda kan du även enkelt ta bort anställda som är bemannade på ett pass. Du tar bort en anställd från ett pass genom att trycka på redigeringsikonen på passet.
Då kommer du till den här vyn (bilden nedan). Här ser vi att passet är tilldelat till Laura Thomas. För att ta bort det, tryck på papperskorgen. Om den anställda är bemannad på en passtråd/schema kan du ta bort flera eller alla pass i tråden samtidigt.
Notera
Systemet kommer inte automatiskt att skicka ett e-postmeddelande till den anställde med information om avbokning/ombokning. Detta kan göras manuellt genom att klicka på e-postikonen.
Skicka passförfrågan
I RecMan har du möjlighet att skicka passförfrågan till en eller flera anställda direkt i systemet för att se om de vill arbeta. För att skicka ut förfrågningar går du till passet, markerar de anställda du vill fråga och trycker sedan på knappen Skicka arbetspass förfrågan.
Du kommer då till en vy där du kan bocka i de datum du önskar skicka en förfrågan gällande. Tryck sedan på Skicka.
Acceptera/avböja passförfrågan
De nu skickade förfrågningarna visas i den anställdas konsultportal och/eller app (RecMan Employee). Där har de möjlighet att trycka på de olika skiften (i gult) för att välja om de vill ta skiftet eller neka.
Översikt över alla passförfrågningar för en specifik dag hittar du genom att i projektplanen gå in på en dag och sedan trycka på pappersplan symbolen. Här kan du se vilka som har Accepterat, Tackat nej eller inte svarat välja vem du ska bemanna passet med.
I bemanningsplan under Projektplan - Månad har du även möjlighet att se skickade förfrågningar genom att trycka på pilikonen för att visa mer.
Skicka avtal (uppdragsbekräftelse/orderbekräftelse) för enstaka pass
För att skicka ut avtal för en specifik bokad dag på ett snabbt sätt, bocka i den anställda under Skapa avtal och klicka på Skapa.
Genom att markera Meddelande kan du välja en meddelandemall som ska gå ut till den anställda och kundkontakten. Markera sedan Anställningsavtal för att välja den avtalsmall för uppdragsbekräftelse som ska gå ut till den anställda och Kundavtal för att välja avtalsmall för orderbekräftelse till kunden. Kom ihåg att du kan göra manuella ändringar innan du skickar om det skulle behövas. När du sett över allt markerar du Meddelande och klickar på gröna knappen Skicka.
I inställningarna kan du välja bakgrund (bild eller neutral), språk och om avtal ska kunna signeras eller kommenteras.
Skicka avtal (uppdragsbekräftelse/orderbekräftelse) för en längre period
Ovanför gick vi igenom hur du skickar avtal (uppdragsbekräftelse/orderbekräftelse) för en specifik dag. Vill du bekräfta en längre period, tex hela den schemalagda perioden, går det att göra på samma sätt som ovan men görs från Offerter / avtal i huvudmenyn, se bild nedan, och Bekräftelse av pass.
Markera en kund, projekt eller anställd eller flera samtidigt, beroende på om du vill skapa bekräftelse för flera projekt och flera anställda samtidigt eller inte, och klicka sedan på Skapa.
Notera att du i denna vy även kan filtrera på olika saker, till exempel status, period och medarbetare.