Arbetsloggning i praktiken

Här hittar du information om hur du loggar och ser loggat arbete, både som medarbetare och anställd.

Kollektivavtal är grunden som systemet använder för att omvandla arbetade timmar/loggat arbete till valuta. Arbetstimmar som loggas i systemet ska till största delen läggas till av den anställde genom elektronisk registrering, men det är även möjligt för medarbetaren att logga och godkänna arbetstimmar i arbetsavtalet. I RecMan finns arbetsregistreringen på kandidatprofilen, så de behöver bara logga in, hålla sitt CV uppdaterat, söka tjänster och logga arbetade timmar. Här kan kandidaten även logga semester, frånvaro etc. Vi kommer att gå igenom två metoder gällande vid loggning av arbetade timmar på anställda i RecMan.

Loggningsarbete som anställd/kandidat

Varje enskilt jobb den anställde har, så länge elektronisk registrering är påslagen, kommer att synas i deras profil. I exemplet nedan arbetar medarbetaren med två separata projekt där han kan logga arbete.

Genom att klicka på Logga arbete kan vikarien enkelt logga sitt arbete. Arbetstimmarslistan kommer som standard att fyllas i antingen från normalarbetstid på arbetsavtalet eller från bemanningskalendern om ett sådant schema finns registrerat i systemet. Trycker du på Registrera så skickar medarbetaren in de registrerade arbetstimmar. De kan ändras hela vägen tills de har godkänts av en extern arbetsgodkännare eller av en medarbetare.

Arbetsloggning som medarbetare

Som nämnts i början av artikeln kan medarbetare även logga arbete för medarbetaren. Detta kan göras genom att gå till projektöversikten där du får en överblick över alla projekt som är kopplade till företaget. Under de olika projekten i översikten kommer de anställda som är kopplade till den att listas. Bredvid namnet på den anställde finns två symboler:

1. en resväska – se arbetsavtal;
2. en klocka – loggarbete.

Om du trycker på klockan kommer du att dirigeras till skärmen där medarbetare kan logga arbete:

Om du hade fler anställda i samma projekt skulle deras namn listas på vänster sida, så att du enkelt kan växla mellan dem för att logga arbete på flera anställda. Om du trycker på Registrera kommer arbetet att låsas och läggas till i den loggade arbetslistan under detta fönster.

De olika statuserna, de olika timmarna/dagarna etc. (loggat arbete) kan ha

Om vi antar att de arbetade timmarna har lagts till av den anställde du ansvarar för har du nu ett par alternativ för att kontrollera och godkänna dessa. Detta kan göras på varje anställds jobb individuellt, men om du har många vikarier i fältet så vill du använda modulen i systemet som heter Loggat arbete . Den ger dig en bra överblick och är enkel att använda, men den har ändå förmågan att göra avancerade lösningar. Det är byggt så att du enkelt ska kunna hitta, sortera, söka efter och redigera arbetstimmar, och det ger dig en mängd olika sätt att se arbetstimmar baserat på hur du gillar att arbeta.

Innan vi kommer dit är det dock väldigt viktigt att förstå hur arbetstimmar eller allmänt loggat arbete (dagar etc.) i RecMan beter sig. Denna uppsättning regler för loggat arbete är därför något du bör bekanta dig med:

1. Loggat arbete kan registreras av dig, den anställde eller en extern arbetsgodkännare med sådana behörigheter.
2. Loggat arbete kan bara ha EN av de tre första statuserna, aldrig flera samtidigt. Dessa är:
3. Till godkännande (gul prick; betyder att arbetet har loggats in i systemet men inte godkänts);
   Godkänd (grön prick, vilket betyder att det loggade arbetet har godkänts av dig eller av en extern arbetsgodkännare);
   Fakturerat (blått dollartecken; förutsätter att verket godkänts och innebär att verket dessutom måste ha importerats för fakturering eller beställning, och det måste också finnas på en faktura som faktiskt har genererats och eventuellt skickats);
   Lön utbetald (blå prick; betyder att för detta arbete är lön redan utbetald).
4. Endast en status åt gången gör att arbete aldrig kommer att faktureras två gånger eftersom när det har lagts på en faktura kan det inte importeras igen.
5. Endast arbete som är godkänt kan importeras till en faktura och arbete som inte har godkänts innan tidsfristen är satt kommer inte heller att ingå i en faktura på kunden.
6. När en faktura krediteras kommer allt arbete som var kopplat till fakturan att återgå till status A godkänd och kan sedan eventuellt importeras överallt på en ny faktura.
7. Både godkänt och fakturaarbete kan ha status av betalt eller inte. Du kan ALDRIG betala timmar som bara har loggats och inte godkänts, vilket återigen innebär att arbete som inte har godkänts varken av dig eller en arbetsgodkännare inte kommer att kunna betalas eller faktureras.
8. Du kan redigera loggat arbete och ändra det hela vägen tills det har godkänts. Om du behöver redigera loggade arbeten måste du återställa arbetet till Till godkännande, göra ändringen och sedan godkänna dem en gång till.

Därför bör målet vara att du ska hitta det sätt du tycker är mest praktiskt för att få en överblick, så att du är säker på att allt blir godkänt innan deadline. Om du inte förstår de olika statuserna som loggat arbete kan och inte kan ha, är det mycket lättare att förstå dina val i modulen Loggt arbete. Därför rekommenderar vi att du lägger lite tid på att hitta den metod som fungerar bäst för dig.

Knappen för loggat arbete finns på flera ställen i systemet, t.ex. på projektmodulen, på projektkortet, i arbetsloggning på ett anställdsjobb, i personaldatabasen eller genom att lägga till det som en genväg på hemmet skärm under genvägar.

Visa, filtrera och sortera timmar ( Loggad arbetsmodul )

Som tidigare nämnts har du i modulen Loggat arbete möjlighet att se timmar/dagar/tillägg etc. i systemet på många olika sätt. Nedan ser du ett exempel där vi använder följande filter:

1. Visa endast arbete Till godkännande
2. Visa endast arbete som loggats i november månad
3. Vi har valt visningsfiltret efter anställda

De olika sökningar, filter och sortering du kan göra i denna modul gör det enkelt att få en överblick över arbete som har loggats. Nedan följer några fler exempel med bifogade bilder på olika sökningar/filter som du kan använda för att se resultatet:

• Se alla vikarier som har arbete tillgängligt för godkännande på RecMan-projektet kopplat till en ansvarig medarbetare (Emma Berg). Vi valde en viss period. Översikten är sorterad på artikeln.

  

• Se all övertid (artikeltyp övertid ) som har loggats i mars månad. Här vill vi se alla i urvalet som har fakturerats. Sorterat efter artikel.

  

• Se alla godkända timmar i vecka 9 på en viss kund (42 – Recman AS ), visas sorterade och sammanfattade på enskilda dagar.

  

Det här är bara några exempel på de många alternativ du har att filtrera, söka och sortera för att få den överblick du vill ha.

Medarbetaröversikt

Medarbetaröversikten blir bra om ditt mål är att få en överblick över allt arbete som loggats på en anställd (se bild nedan).

Medarbetaröversikten i modulen Loggat arbete

Medarbetaröversikten ger en fullständig förståelse för det arbete som medarbetaren har loggat över projekt. Från den här översikten kan du godkänna arbete, redigera arbete och lägga till nytt arbete. Punkterna nedan är bland annat de funktioner som finns i denna översikt (använder bilden ovan som referens):

• Du kan enkelt navigera dig fram till medarbetaravtalet, logga arbete, projekt osv.
• Vi har i exemplet ovan valt att filtrera till godkännande eftersom det trots allt är det viktigaste för att få arbete godkänt så att de kan faktureras och betalas.
• I rullgardinsmenyn för intervallet har vi valt att se allt för Vecka 44 2022. Detta säkerställer att du ser potentiellt tidigare missat loggat arbete från senaste fakturan eller löneomläggningen.
• Normalt ansvarar du bara för dina egna anställda. Därför använder vi filtret för att endast se arbetstimmar du har ett ansvar för och väljer själva i listan över anställda.
• I den detaljerade översikten av medarbetaren kan du se de enskilda dagar och artiklar som registrerats på dem. Här kan du som sagt godkänna arbete, men du kan även redigera det loggade arbetet och till exempel redigera löneuppgifterna, logga nytt arbete, frånvaro eller övertid m.m.
• Efter att ha gått igenom arbetstiderna och kanske gjort nödvändiga korrigeringar kan du godkänna arbetet.

På så sätt kommer de anställda att börja försvinna från listan när du fortsätter att godkänna arbete.

Om du trycker på en artikel när du är i detaljvyn på en anställd (förstoringsglaset på bilden ovan) får du information om just denna artikel. Exempelbilden nedan visar information om artikeln Timlön från 2 november 2022. Här visas information om vad som loggas på denna artikel, beräkning av lön, täckningsbidrag, samt information om tillkomsttidpunkt och skapare.

Artikelvy

En annan bra vy i den loggade arbetsmodulen är artikelvyn som listar alla loggade artiklar med hänsyn till de filter som används. I artikelvyn har du även några knappar som vi kommer att förklara kort nedan.