I den här artikeln kan du läsa om bemanningsuppdrag, hur du startar det, hanterar det och avslutar det.
Den här artikeln beskriver processen för att anställa en kandidat och skapa ett jobb på ett kundprojekt. Vi kommer också att gå igenom vad som finns i jobbet, registrering av timmar som intern medarbetare och redigering av befintliga jobb. Sammanfattningsvis går vi igenom följande:
- Anställ en kandidat.
- Skapa och skicka ett anställningsavtal.
- Skapa ett jobb på ett projekt av typen bemanning eller bemanning och rekrytering.
- Granska och redigera jobbet som baseras på kollektivavtalet.
- Skicka en orderbekräftelse till både den anställda och till kunden.
När dessa steg är genomförda kan kandidaten börja registrera sina timmar. De kan göra detta genom att logga in på sin profil i konsultportalen, använda Employee-appen eller låta en intern medarbetare i RecMan registrera timmar åt dem.
Skapa jobb
Den här videon visar hur man anställer en kandidat.
Den här videon visar hur man skapar ett jobb och hur ett jobb ser ut.
Steg 1 - Anställa en kandidat
För att skapa ett jobb i RecMan behöver kandidaten först vara anställd. Du anställer en kandidat genom att till höger på kandidatkortet klicka på Anställ. När kandidat är anställd tillkommer ytterligare ikoner på kandidatkortet; Jobb, Anställning, Registrerat arbete och Arbetskalender. Genom att klicka på Anställning kan ytterligare information för anställningen fyllas i. Ligger till exempel timlön eller månadslön angiven i anställningen kommer det automatiskt att fyllas i när du skapar ett jobb.
Steg 2 – Skapa och skicka ett anställningsavtal
I RecMan kan du skapa och skicka anställningsavtal för digital signering. Det görs från kandidatkortet genom att klicka på ikonen Avtal. För mer information, se skapa ett anställningsavtal.
Steg 3 - Skapa ett jobb
Ett jobb, dvs den anställdas koppling till ett projekt, kan skapas på 3 ställen i RecMan:
- Kandidatkortet - Genom att klicka på ikonen Jobb och knappen +Skapa.
- Projektkortet (Bemanning eller Rekrytering och bemanning) - Genom att klicka på +Lägg till under fältet Jobb.
- Bemanningsplan - I vyn Projektplan - Månad - Genom att klicka på +Lägg till anställd.
Detta öppnar vyn Skapa jobb där du anger jobbets start och slutdatum, lön och pris, vilket kollektivavtal som ska gälla och ytterligare detaljer.
Generellt
- Namn: Namn på jobbet. Jobbet ärver projektets namn men går att ändra om behov finns för att förtydliga för den anställda vad jobbet avser.
- Från- och till datum: Jobbets period, behöver ligga inom anställningsperioden.
- Registrera arbete: Om den anställda ska kunna tidrapportera sina arbetade timmar själv eller inte. Om inställt på nej måste en intern medarbetare i RecMan registrera timmarna för den anställda.
- Ansvarig medarbetare: Vilken medarbetare som ska ansvara för jobbet.
- Beskrivning: Möjlighet att ange ytterligare information om jobbet.
Ekonomi
- Lön och faktura: Här anger du jobbets lön och fakturapris under rubrikerna Timlön, Dagslön eller Månadslön beroende på om lön och faktura ska falla ut per timme, dag eller månad.
- Kollektivavtal: Välj det kollektivavtal som ska tillämpas. Detta avtal innehåller inställningar för hur lön och faktura ska beräknas vid t ex OB och Övertid samt vilka behörigheter den anställda har vid tidrapportering.
- Anställning: Om den anställde har flera anställningar kan du välja rätt här. Anställningen skapas i processen att anställa kandidaten.
- Lönetyp: Vilken typ av lön den anställde ska ha. Vanligtvis satt till Timlön.
- Separat faktura: Separat faktura kan väljas för att fakturera varje jobb separat istället för att samfakturera alla jobb på ett projekt.
- Semesterlön: Du kan också definiera semesterlönen för den anställde, ange i procent. (används ej i Sverige)
Slutligen klickar du på den gröna knappen Skapa i det övre högra hörnet.
Info
När jobbet är skapat kommer systemet automatiskt att ge konsulten en koppling till den avdelning du tillhör, till kunden projektet tillhör och koppla den ansvariga medarbetaren till den anställda.
Med relevanta fält ifyllda kan jobbet skapas och den anställda kan börja tidrapportera. Vid tidrapportering/registrering av arbete faller artiklar ut utifrån de regler som finns uppsatta i kollektivavtalet.
Steg 4 - Kollektivavtalet
När ett jobb skapas länkas du direkt till Jobbet som är baserat på det kollektivavtal som valts för jobbet.
Kollektivavtalet är en mall som definierar de anställdas behörighet vid tidrapportering, vilka artiklar som kan användas vid registrering av timmar och när tilläggs-/övertidsregler ska gälla. Jobbet får ett unikt jobbnummer, och alla ändringar som görs här kommer endast att gälla för det specifika jobbet.
Det kollektivavtal som valts i jobbet styr automatiskt lön- och fakturapris för artiklar som finns uppsatta i kollektivavtalet och utfall kommer bli därefter vid tidrapportering. Kollektivavtalet sätts ofta upp med en faktor 1 (100%), vilket innebär att timlönen beräknas till 354 kr * 1, medan fakturan kan ha en faktor på t.ex. 1,76, vilket resulterar i en faktura på 634 kr (se bilden nedan). För mer information om kollektivavtal kan du läsa den här artikeln.
Det rekommenderas att se över inställningarna i jobbet för att säkerställa att allt är i sin ordning innan den anställda börjar tidrapportera. Är inställningarna i jobbet fel avseende reglerna för OB och Övertid måste du radera de registrerade timmarna och registrera på nytt efter uppdatering av jobbet eller efter byte av kollektivavtal i jobbet.
Steg 5 - Skapa och skicka en orderbekräftelse
För att skapa en elektronisk orderbekräftelse för den anställda och kunden med jobbdetaljer, navigera tillbaka till projektkortet, klicka på fliken Offert / Avtal och klicka sedan på knappen "+ Skapa".
För att skapa bekräftelse till den anställda, välj typen "Jobb - Uppdragsbekräftelse Anställd". Välj sedan anställd med rätt jobb från rullgardinsmenyn, som blir e-postmottagare i fältet "Till". För att skapa bekräftelse till kund väljer du istället typen "Jobb - Orderbekräftelse Kund", så blir kundreferensen mottagare. Du hittar mer information om elektroniska offerter och avtal i den här artikeln.
I rutan “E-post” kan du skriva ett e-postmeddelande till mottagaren eller välja en meddelandemall för att förenkla processen. Under avsnittet "Offert/Avtal" kan du även välja mall för avtalet och göra justeringar vid behov. Du kan läsa mer om mallar och meddelandemallar i den här artikeln.
Hur man redigerar aktiva jobb
På projektkortet hittar du "Jobb" som visar alla anställda som har jobb i projektet. Härifrån kan du se information om jobbet, göra ändringar, registrera arbete eller radera ett jobb.
Eftersom du kan ha ett obegränsat antal jobb på samma projekt kan den här listan bli lång. Varje rad representerar ett jobb och en anställd kan ha flera jobb på samma projekt.
- Namn på den anställda, samt möjligheten att bocka i ett eller flera jobb. Om du bockar i kommer knapparna på nummer 2 att visas.
- Dessa knappar visas när en eller flera anställda har valts. Dessa knappar ger möjlighet att:
- Kuvertet – Skicka epost till de anställda.
- Kalendern – Förläng ett eller flera jobb.
- Xet – Avsluta jobbet (se mer info längre ner).
- Papperskorgen – Radera de valda jobben (detta rekommenderas inte eftersom det inte finns något sätt att få tillbaka dem).
- Klicka här för att skapa ett nytt jobb.
- Klockan tar dig till vyn "Registrera arbete" för jobbet. Portföljen tar dig till jobbet. Den sista symbolen representerar antingen ett osignerat avtal (röd) eller att alla avtal har undertecknats (grönt).
- Längst till höger kan du se två knappar. Den första, Pennan, låter dig ändra ansvarig medarbetare, namn på jobbet, beskrivningen i jobbet, Från och Till -datum, om den anställda får registrera timmar online och om jobbet ska faktureras separat eller inte. Kalendern visar arbetskalendern för den anställda och jobbet.
- Denna informationsruta visas efter att du tryckt på pilen bredvid den anställdas namn. Den visar allmän information om jobbet och kollektivavtalet samt en sammanfattning av tidigare registrerat arbete.
- Du kan skapa eller signera en orderbekräftelse.
Registrera tid som intern medarbetare
När alla steg ovan är klara går det att registrera timmar. Detta görs genom att klicka på Registrera arbete-ikonen, som visas av en liten klocka.
Du hittar Registrera arbete ikonen på många ställen, bland annat från projektet eller kandidatkortet.
- Anställda: Här kan du se en lista över alla anställda med jobb i projektet. Varje jobb visas separat.
- Genvägar: Klicka för att navigera till Registrerat arbete, Sök anställd, projektet, kandidatkortet eller till jobbet.
- Registreringsfönster: Här kan du registrera timmar. I allmänhet måste du ange starttid, sluttid och välja vilka dagar innan du trycker på knappen Registrera för att spara registreringen. Observera att vissa artikeltyper registreras på olika sätt, och exempel ges nedan.
- Registreringsknapp: Denna knapp används för att registrera timmar för de valda dagarna.
- Registrerat arbete: Här kan du se det registrerade arbetade timmarna, specificerat per dag, datum, artikeltyp, klockslag, antal etc. Till höger ser du prickar som indikerar olika status. Gula prickar betyder att arbetet inte har godkänts ännu, grön betyder att det är godkänt och blå betyder att det har fakturerats. Registrerade timmar kan endast ändras när de har gul status.
- Summering: Här får du en sammanställning av det registrerade arbetet, uppdelat på ordinarie timmar, övertid, frånvaro mm samt lön och fakturapris.
Notera
Allt som registreras här baseras på jobbets kollektivavtal. Om du vill ändra utfallet av registrerade timmar måste du ändra i jobbet och sedan registrera dem igen.
Klicka på flikarna för att se hur de olika registreringsfönstren ser ut:
Att avsluta ett jobb
När den anställda jobbat klart eller när ett jobb avbryts i förtid kan man välja att avsluta ett jobb. När ett jobb är avslutat kan den anställda inte längre tidrapportera och listan över pågående jobb blir mer överskådlig i systemet. Du avslutar ett jobb på Projektkortet under Jobb.
Välj jobbet/anställd och klicka på Avsluta jobb och välj anledning till jobbets avslut:
Som du kan se har du möjlighet att ge en anledning till varför jobbet ska avslutas, sätta ett betyg på jobbet och lägga till en kommentar. Under anledning har du följande alternativ:
- Jobb avklarat
- Provperiod avklarad
- Utköpt
- Uppsagd
- Uppsagd av kund
- Avbokad av den anställda
- Avbokad av kund
- Annat
När du är nöjd klickar du på Avsluta jobb.
Varning
Innan du avslutar eller tar bort ett jobb, se till att tidrapportering, fakturering och lönekörning är klart. När ett jobb har tagits bort eller avslutats kommer du inte att kunna ta bort eller göra ändringar i det registrerade arbetet som är kopplat till jobbet.
Om att radera avslutade jobb
Även om det är möjligt, rekommenderas det aldrig att radera ett jobb. Ett raderat jobb kan inte återställas, medan ett avslutat jobb finns kvar.