I bemanningskalendern har vi tre arbetsschemavyer som kan ge dig en översikt av vilka anställda som har arbetspass under en viss period. Det som gör arbetsschemat extra användbar är att den gör det enkelt att registrera arbetstid, om exempelvis en anställd inte har möjlighet att logga in eller av någon annan anledning inte kan logga sin arbetstid elektroniskt. I de fallen kan du underlätta registreringen genom att använda de här vyerna. Längre ner i artikeln kommer vi att ta oss an de tre arbetsschemavyerna och förklara de möjligheter som du har där.
Filtrering och sökning i arbetsschemat
Det som vi ska titta på först är sökfiltret som gäller för vyerna i arbetsschemat. Status-filtret låter dig se alla anställda och filtrera på de som har loggat arbetstid på ett arbetspass under perioden, eller om du vill se de som inte loggat arbetstid på något arbetspass. Med hjälp av den här funktionen kan du till exempel skicka e-postmeddelanden till anställda med påminnelser om tidsregistrering.
Arbetsschema – Anställd per månad
Om du väljer vyn Arbetsschema – anställd per månad så får du en lista med alla de anställda som har arbetspass under den valda månaden. I exemplet nedan har vi valt Februari 2018 som period.
Som vi kan se i bilden nedan är all personal listad till vänster och alla arbetspass visas som prickar. På högersidan ser vi antalet timmar som den anställda har under perioden. Prickarna som du ser i översiktsvyn betyder att den anställda har ett arbetspass det datumet. Prickarna är kodade i 4 olika färger:
- Grön prick – Arbete har registrerats för passet.
- Röd prick – Arbete har ännu inte registrerats för ett pass med ett datum tidigare än dagens datum.
- Blå prick – Arbete har ännu inte registrerats för ett pass i framtiden.
- Gul prick – Anställd arbetade inte under det här passet.
Om du trycker på en av prickarna hamnar du på vyn för arbetstidsregistrering, så att du enkelt kan logga arbetstid på passet. Målet här är att alla dessa prickar ska vara gröna efter ett tag. Det finns också ett sökkriterium i arbetsschemat som kallas Status som du kan använda för att till exempel söka fram alla arbetspass som det inte ännu finns arbetstid loggad för.
Om du väljer en eller fler anställda så kommer du att få fler valmöjligheter (se bilden nedan). Den första knappen låter dig ladda ner en Excel-rapport som innehåller information om alla arbetspassen för de anställda. Den andra knappen genererar ett PDF-dokument med information om de olika arbetspassen, och den sista knappen låter dig skicka arbetspassrapporten till de anställda via e-post.
Arbetsschema – Vecka
Den här vyn liknar Arbetsschema – Anställd per månad, så som den beskrivs ovan, men den har några andra funktioner och visar informationen på ett annat sätt. Den största skillnaden är att periodiseringen i den här vyn är baserad på vecka och inte på månad (se bilden).
I själva översiktsvyn (nr 2 i bilden nedan) är alla veckodagar listade tillsammans med alla arbetspass och anställda som arbetat på dessa dagar, samt passet som arbetet är kopplat till. Detta ger dig en väldigt bra översikt av anställda som arbetar under den valda veckan, arbetspassets tider, raster och dess totala antal timmar. På samma sätt som i månadsvyn så har vi också här prickar som visar om arbetstiden registrerats eller inte.
När du väljer en eller fler anställda så kommer du få ett flertal val (nr 1 i bilden ovan):
- Genom att trycka på den första knappen kan du dra ut en Excel-rapport med alla arbetspass och en utökad information om passen. Den här Excel-listan är relativt lik den som du kan ta fram i månadsvyn.
- Den andra knappen låter dig generera ett PDF-dokument med en begränsad mängd information om arbetspassen, likt den som du kan generera i månadsvyn.
- Den tredje knappen låter dig markera arbetspass som ”tidsregistrerade” manuellt. Den här funktionen är användbar om arbetspasset ligger på en sådan tid (till exempel 7:00 – 15:00), då den anställda kommer att jobba på ackord medans tid ska registreras (så att de inte loggar arbetstid under tiden arbetspasset pågår). Arbetstiden kommer då inte att registreras som tillhörande arbetspasset, och därför kan du registrera det manuellt.
- Den fjärde och sista knappen låter dig radera arbetspasset för den anställda.
Längst till höger i vyn (nr 3 i bilden ovan) har du några knappar som du kan använda för att navigera till olika moduler som är relaterade till arbetspasset: skärmen för att logga arbetstid (klockan), se/redigera arbetstid (kugghjulet) och redigera arbetsdag (pennan). Om en antecknings läggs till arbetspasset så kommer det synas som en textruta.
Arbetsschema – Anställd per vecka
Den här översiktsvyn är periodiserad på vecka och visar alla arbetspass för de anställda under en utvald vecka.
Till vänster finns en lista på alla anställda som är i tjänst under den valda perioden (veckan). I veckoöversikten ser du vilka anställda som har arbetspass en specifik dag, samt tiden för passet. På samma sätt som i de andra två översikterna så visar färgerna i den här vyn om arbetstiden loggats eller inte. Till höger kan du se det totala antalet timmar för en anställds alla arbetspass under perioden. Summan längst ner är det totala antalet timmar per dag som alla anställda arbetat sammanlagt.