I bemanningsplanen har vi tre vyer för arbetsschema som ger dig en översikt över vilka anställda som har schemalagda pass under en period. Det som gör arbetsschema extra användbar är att det är enkelt att få en översikt över registrerade och icke registrerade timmar. Längre fram i denna artikel går vi igenom de tre vyerna för arbetsschema och förklarar lite om de tillgängliga alternativen.
Arbetsschema - Anställd per månad
Om du väljer vyn Arbetsschema - Anställd per månad får du en lista över alla anställda med schemalagda pass under den valda månaden. I exemplet nedan har vi valt september 2024 som period.
Som vi kan se från bilden ovan listas alla anställda till vänster och alla pass visas som prickar.
Till höger, under Totalt, är summan av timmar en anställd har på pass under en vald månad.
Den lilla klockan bredvid namnet visar att den anställde kan registrera timmar själv.
Passen kan ha fyra olika färgkoder:
- Grön prick – Arbete är registrerat på passet.
- Röd prick – Ett pass utan registrerat arbete.
- Blå prick – Ett framtida pass utan registrerat arbete.
- Gul prick – Den anställde har registrerat att hen inte arbetade detta pass.
Om du trycker på en av prickarna tas du till modulen Registrera arbete så att du kan registrera arbete på pass för den anställde.
Om du markerar en eller flera anställda får du ytterligare alternativ. Här får du möjlighet att ladda ner passen i Excel- eller PDF-format med olika översikter och att skicka e-post till de anställda.
Arbetsschema - Vecka
Denna översikt visar alla pass för anställda under en vald vecka, sorterade per dag.
I själva översikten listas alla veckans pass och de anställda som arbetar dessa dagar.
Dessutom visas vilket projekt passet är kopplat till, tidsperioden, rast, antal timmar, pricken som visar status för timmarna samt knappar med ytterligare funktioner.
När du väljer en eller flera anställda får du fler alternativ.
- Genom att trycka på den första knappen kan du ladda ner en Excel-lista med alla pass med utökad information om passen.
- Den andra knappen låter dig ladda ner ett PDF-dokument med viss begränsad information om passen.
- Den tredje knappen låter dig manuellt markera passen som registrerade.
- Den fjärde knappen låter dig ta bort passen.
Längst till höger på passet finns några knappar som låter dig navigera till olika moduler kopplade till passet:
- Notis (pratbubbla)
- Registrera arbete (klocka)
- Visa/redigera jobb (kugghjul)
- Redigera pass (penna). Här kan du ange och redigera timmar, namnet på passet och noteringen som visas.
Arbetsschema - Anställd per vecka
Denna översikt visar alla pass för anställda under en vald vecka, sorterade per anställd.
Till vänster har du en lista över alla anställda som har pass under den valda perioden (vecka). I veckans översikt kan du se om de anställda har ett pass den dagen och tidpunkten för passet. Som i de andra två översikterna visar färgerna här om det finns registrerat arbete på passet eller inte. Längst till höger kan du se det totala antalet timmar för pass för en anställd under en given period. Summan på nedersta raden är det totala antalet timmar per dag för alla anställda.
Filtrering och sökning i arbetsschema
Med filtret Status kan du filtrera på de anställda som har inrapporterat arbete på pass (Registrerade) under perioden eller eventuellt de som inte har inrapporterat arbete på pass (Ej registrerade). Det innebär att du enkelt kan skicka t.ex. ett e-postmeddelande till de anställda för påminnelse att rapportera sina timmar.