Översikt över anställda – Kalender ger dig en översiktsbild av alla anställda som är i arbete den här månaden.
I listan över anställda kan du se namn, anställningsnummer, förhandsgranska kandidatkortet och ringa den anställda. Om du väljer en eller flera anställda så kommer du att ha möjlighet att skicka textmeddelanden eller e-post, eller göra en förfrågan om arbetspass. Utöver detta så har du också en flik, och om du expanderar den så får du fram en bild på medarbetaren, titel, beskrivning (som hämtas från kandidatkortet) och anteckningar från kandidatkortet. Du får härigenom en snabb och övergripande information om kandidaten utan att lämna översikten.
Notera
För att få ut max av översikten så är det rekommenderat att du använder bemanningsplanen fullt ut, eftersom mycket av informationen är knuten till arbetspass och skapandet av dessa.
De olika ikonerna och färgerna i vyn, Översikt över anställda – Kalender, beskrivs här:
- Inget aktivt jobb.
- Den anställda är tillgänglig för arbete.
- Den anställda är otillgänglig för arbete.
- Den anställda har semester.
- Aktivt jobb.
- Den anställda är tillgänglig för arbete där ett jobb är aktivt.
- Den anställda är otillgänglig för arbete där ett jobb är aktivt.
- Den anställda har semester där ett jobb är aktivt.
- Tilldelad ett arbetspass.
- Tilldelad ett arbetspass och är tillgänglig för arbete.
- Tilldelad ett arbetspass men är otillgänglig för arbete.
- Registrerat arbete.
- Kommentar.
- Registrerad frånvaro.
Notera
Samtliga symbolerna för registrerat arbete, kommentarer och registrerad frånvaro kan visa sig i samma box.
Om du håller muspekaren över en specifik dag så får du information kring om det finns registrerat arbete den dagen, om den anställda har arbetspass i sin arbetskalender, samt vilka aktiva jobb hen är knuten till. Klicka på dagen för att få en mer komplett översikt av den.
Filtrering och sökning i ”Översikt över anställda – kalender”
Det är viktig att du bekantar dig med de olika filtreringsmöjligheterna som du har i den här översiktsvyn. Med ett vant handlag kommer du här att kunna får ut informationen som du vill ha, snabbt och enkelt. Filtren som du hittar i översikten är:
| Tidsregistrering online | Låter dig filtrera fram de medarbetare som registrerat sina timmar online, och de som inte gjort det. |
| Registrerat arbete | Anger om medarbetare arbetat under den period som du definierat, eller inte. Vi kommer att gå igenom detta i detalj under rubriken Skicka påminnelse om tidsregistrering. |
| På jobb | Låter dig filtrera fram de medarbetare som du är ansvarig för. Vi kommer att gå igenom detta i detalj under rubriken Skicka påminnelse om tidsregistrering. |
| Tillgänglig i period | Funktion för att se vilka medarbetare som inte är i uppdrag en viss dag eller period. Vi kommer att gå igenom detta i detalj under rubriken Hitta tillgängliga medarbetare. |
| Tillgänglig datum | Låter dig se vilka medarbetare som var tillgängliga ett specifikt datum. |
| Otillgänglig datum | Låter dig se vilka medarbetare som registrerats som ej tillgängliga ett specifikt datum. |
| Kandidatattribut | Låter dig filtrera medarbetare, baserat på kandidatattribut. Läs mer om kandidatattribut här. |
Nu kommer vi, mer i detalj, att förklara de sökfilter som är särskilt användbara när det kommer till bemanningsuppdrag:
Hitta anställda som är tillgängliga
Exempelvis, om du vill se alla anställda som är tillgängliga för arbete en specifik dag eller period, så kan du använda filtret Tillgänglig i period. Här har du möjlighet att definiera perioden med datum och tid på dagen.
| |
Till vänster, i exemplet, söker vi efter anställda som är tillgängliga den 1.08.2023, mellan 07:00 och 17:00 8.08.2023. Då kommer listan att visa alla anställda som är tillgängliga den här perioden. Sökningen exkluderar alla som redan har ett arbetspass under den definierade perioden. Du har också möjlighet att markera Kan arbeta. I så fall kommer systemet att lista dem som är tillgängliga och som angivit i sin arbetskalender att de är tillgängliga. |
Skicka påminnelse om tidsregistrering
Ytterligare ett sökfilter som är mycket användbart för de som använder bemanningskalendern är Registrera arbete. Det låter dig filtrera anställda baserat på om de har / inte har registrerat arbete under en specifik period. I exemplet nedan vill vi filtrera ut anställda som registrerat arbete under perioden 1.08.2023 – 8.08.2023. Du kan även filtrera ut de som inte registrerat arbete under något arbetspass. När du gjort ditt urval kan du skicka textmeddelande eller e-post till den anställda, med en påminnelse om att de behöver registrera arbete.
| |
|
Filtret, På jobb, används för att identifiera anställda som en specifik kollega är ansvarig för (oavsett om kollegan är ansvarig för ett projekt eller på jobbet). Till vänster, i exemplet, vill jag hitta de anställda som jag är ansvarig kollega för på jobbet, så att jag kan skicka dem ett gemensamt textmeddelande eller e-post med gemensam information. När man följer upp på inlämning av tidrapporter och huruvida den anställda har registrerat arbete under en period, är det smart att använda båda dessa filter i kombination. I exemplet ovan så vill jag se alla anställda som inte loggat arbete under en tvåveckorsperiod, så att jag enkelt ska kunna skicka en påminnelse till de anställda som jag är ansvarig för att de ska tidsrapportera. |
Som tidigare nämnt, så kommer du att bli allt mer familjär med filtreringsfunktionerna i den här översikten, så att du kan spara en massa tid när du ska hitta anställda som är tillgängliga för arbete, när du ska identifiera anställda som inte registrerat sitt arbete ännu (så att du kan påminna dem), när du ska kontrollera om det finns registrerad frånvaro under en period, etc.