Extern attestant

I den här artikeln kan du läsa mer om hur du ger extern användare, "extern attestant", behörighet till Företagsportalen. 

I RecMan kan externa användare via en företagsportal godkänna arbete registrerat av anställda i RecMan.
Kundkontakter med inloggning i företagsportalen kallas extern attestant (eller attestant förkortat i den här artikeln). De kan, bland annat ges behörighet att se, ändra, skapa och godkänna registrerat arbete. Detta gör det möjligt för kunder som själva vill övervaka registrerat arbete att ha kontroll. I Företagsportalen har man möjlighet att ge externa användare behörighet till fler funktioner, beskrivet längre ner i artikeln.

Skapa en extern attestant

För att skapa en extern attestant, gå till Kontaktpersoner.

Sök upp och klicka på namnet på en kontaktperson för att komma in i deras profil. Här kan du skapa en inloggning, tilldela en uppsättning behörigheter, länka attestanten till de projekt de ska ha behörighet till och skicka ut inloggningsuppgifter.

Inloggning och projekt

Här kan du se hur profilen för en kontaktperson som inte är en attestant ser ut:

1. Vilket företag kontaktpersonen är knuten till.
2. Grundläggande information om kontaktpersonen med möjlighet att redigera.
3. Genom att trycka på Skapa inloggning kan du skicka användarnamn och lösenord till attestanten så att de kan logga in. Se mer nedan.
4. I det här fältet kan du se hur många gånger kontaktpersonen har varit inloggad som attestant, senaste inloggning, senaste kontakttid (och du kan uppdatera den med ett klick), hur många projekt de är kopplade till, och ett anteckningsfält.
5. Här kan du se vilket projekt attestanten är kopplad till och du kan lägga till fler eller ta bort projekt.

Logga in

När du trycker på Skapa inloggning visas följande ruta:

Här har du möjlighet att skriva in ett egendefinierat lösenord som attestanten kan använda för att logga in. Observera att ett tryck på Spara inte skickar något e-postmeddelande till attestanten; detta görs senare.

När du trycker på Spara ser du följande:

Som du kan se här får du inloggningsuppgifterna till attestanten. Du har möjlighet att ändra dessa när du vill. Genom att trycka på knappen Länk för inloggning kan du skicka ett mail till attestanten med inloggningsuppgifterna.

Projekt

En attestant måste vara kopplad till projekt för att kunna se och godkänna arbete. Du kan när som helst lägga till och ta bort projekt från den här listan. När en attestant är kopplad till ett projekt kan de godkänna arbete för alla jobb som finns på projektkortet.

Du kan också gå till projektet och lägga till attestanten/kontaktpersonen som resurs, så kommer de att kunna godkänna arbetet.

Behörigheter

En inloggad attestant har tillgång till en mängd olika information och funktioner, kontrollerade av Behörigheter, som finns på attestantprofilen.

Behörigheter och dess funktionalitet:

• Redigera företagsinformation – Ger attestanten behörighet att ändra information gällande företaget där de har profil – Namn, Orgnr, Adresser, fakturatyp, etc.
• Förfrågningar – Ger behörighet att skapa förfrågningar direkt i RecMan och hålla koll på de som lagts till tidigare.
• Administratör anställda – Behörighet att administrera anställda.
• Administratör kontaktperson – Behörighet att administrera kontaktpersoner.
• Administrera attributer – Behörighet att administrera attribut.
• Platsannonser – Möjlighet att skapa och hantera platsannonser.
• Företag - Kandidater – Ger åtkomst att se kandidater relaterade till det företag den är kopplad till.
• Partnerportal – Ger åtkomst till rekryteringsmodulen i företagsportalen med behörighet att se platsannonser kopplade till det projekt som denna kontaktperson är knuten till.
• Företag - fakturor – Ger tillgång till fakturor som skickas till företaget den är kopplad till.
• Projekt - fakturor – Ger tillgång till fakturor som skickas gällande projekt den är kopplad till.
• Företag - Visa arbete – Ger åtkomst att se registrerat arbete oavsett projekt, så länge arbetet är kopplat till egna företaget.
• Projekt - Visa arbete – Ger åtkomst att se registrerat arbete gällande projekt den är kopplad till.
• Företag - Godkänn timmar – Ger åtkomst att godkänna registrerat arbete oavsett projekt, så länge arbetet är kopplat till egna företaget.
• Projekt - Godkänn timmar – Ger åtkomst att godkänna registrerat arbete gällande projekt den är kopplad till.
• Radera arbete – Ger åtkomst att radera registrerat arbete.
• Arbete - Redigera – Ger åtkomst att redigera registrerat arbete, såsom datum, arbetade timmar och rast.
• Visa fakturapris – Ger behörighet att se fakturapriset för registrerat arbete.
• Visa lön – Ger behörighet att se lönen för registrerat arbete.
• Ändra underprojekt – Ger åtkomst ändra underprojektet på registrerat arbete.
• Upprätta underprojekt – Ger åtkomst att skapa nya underprojekt.
• Dölj nollvärden – Bestämmer om registrerat arbete där fakturapris är 0 ska visas (t ex frånvaro).
• Se interna anteckningar – Ger åtkomst att se interna anteckningar gjorda av antingen den anställda eller en annan medarbetare.
• Kommentarer – Ger åtkomst att kommunicera via kommentarer i det registrerade arbetet; dessa blir synliga i modulen Registrerat arbete och går att besvara.
• Se godkänt arbete – Ger behörighet att se registrerat arbete som redan har godkänts. Godkänt arbete går då att se med hjälp av ett filter.
• Företag - Jobb – Ger behörighet att se alla jobb som är kopplade till egna företaget.
• Projekt - Jobb – Ger behörighet att se alla jobb som är kopplade till de projekt den är kopplad till.
• Företag - Bemanningsplan – Ger behörighet att se bemanningskalendern för hela företaget (ej tillgängligt ännu).
• Projekt - Bemanningsplan – Ger behörighet att se bemanningskalendern för de projekt den har koppling till (ej tillgängligt ännu).
• Boka pass – Ger åtkomst till bokningsmodulen.
• Självbetjänad bokning – Ger åtkomst att skapa nya bokningar.
• Visa bara ägare – Visar kontaktinformation om medarbetare kopplade till kontaktpersonskortet.
• Visa alla medarbetare – Visar kontaktinformation till alla medarbetare i systemet.
• Egna offerter – Ger behörighet att se offerter skickade till dem själva (kontaktperson).
• Företag - Offerter – Ger behörighet att se offerter som skickas till egna företaget.
• Projekt – Offerter – Ger behörighet att se offerter som skickats till projekt de är kopplade till.

Ändringar du gör i behörigheterna för attestanten träder i kraft omedelbart, och attestanten behöver bara uppdatera sidan för att se ändringarna.

Befattning

Du kan också definiera befattningar om du vill. Detta gör det enklare att snabbt tilldela behörighet till attestanten. För att skapa nya behörigheter måste du vara systemadministratör. När behörigheterna är skapade kan alla tilldela befattning till en attestant.

För att skapa en ny befattning går du till Systeminställningar → CRM → Befattningar för kontaktpersoner → +Lägg till:

Du väljer vilka behörigheter som ska aktiveras när du väljer befattningen och du kan ställa in att en viss befattning ska användas som standard. Om du ställer in en befattning som standard kommer den automatiskt att väljas när du skapar en ny kontaktperson.

När en befattning har skapats kommer den att vara tillgänglig här:

Databas för attestanter

För att få en översikt över alla kontaktpersoner som även är attestanter kan du gå till vyn Extern attestant. Den hittar du i vänstermenyn.

Extern attestant:

1. Möjlighet att filtrera fram de attestanter som har arbete för godkännande (för att skicka påminnelser), Internt företag, avdelning, medarbetare, anställd de är kopplade till, datum (vilken period arbetet utfördes) och attribut.
2. I det här fältet ser du resultatet av din sökning och dina filter. Du får en snabb överblick över attestanterna med information som namn, företag, från/till datum, antal projekt de är kopplade till, antal registrerade timmar, samt summan de har för godkännande.
3. Här kan du skicka e-post till de markerade attestanterna eller alla attestanter. Det kan vara för att till exempel påminna dem om att godkänna arbete. Se exempelmallarna nedan.

Exempel på mallar

Exempel på e-postmall till attestant för inloggning:

Hej,

Nedan hittar du en länk med inloggning till vår företagsportal. Här kan du se över registrerat arbete, se fakturor och offerter m.m.

Observera att länken endast är aktiv i 48 timmar!

@companyContact.singleUseLoginLink

Hälsningar
@user.firstName @user.lastName
@user.title

Exempel på e-postmall till attestant för godkännande av arbete:

Hej @job.workApproverName,

Kom ihåg att logga in och godkänna registrerat arbete för de anställda du ansvarar för. Nedan hittar du en direktlänk för att komma in i portalen(länken är aktiv i 48 timmar), eller så kan du logga in med ditt användarnamn och lösenord. Meddela oss om du har tappat bort dina inloggningsuppgifter.

@companyContact.singleUseLoginLink

Hälsningar
@user.firstName @user.lastName
@user.title – @user.corporationName
E-post: @user.email
Tlf jobb: @user.officePhone
Mob: @user.mobilePhone
Linkedin: @user.linkedin