Modulen Rekrytering

Introduktion till modulen Rekrytering där du arbetar med dina rekryteringsprocesser.

Rekrytering är en modul där du hanterar dina pågående rekryteringsprojekt. Modulen består av en dashboard med en översikt över dina rekryteringsprojekt och genom att klicka på ett projekt kan du hantera dina kandidater och sökande i en board eller listvy.

Några av funktionerna i modulen är:

• Se kandidater och sökande i en kanban-bräda (board) eller listvy
• Anpassa processteg per projekt
• Boka och dokumentera intervjuer
• Presentera kandidater internt eller externt
• Automatiseringar – E-post och uppgifter
• AI-matchning – matcha kandidater mot rekryteringsprofil

Läs vidare för mer information om de olika vyerna som finns tillgängliga.

Rekryteringsdashboard

Modulen Rekrytering visar en översikt över dina projekt med möjlighet att ange status, en process som visar antalet kandidater som för närvarande bearbetas i de olika processkategorierna och en snabb översikt över nya kandidater, presentationer, rekryteringsofferter och platsannonser. Klicka på projektnamnen för att komma till till projektets process.

När du klickar in dig på ett projekt, kan du välja att arbeta med dina kandidater och sökande i en board eller lista. I översikten kan du lägga till en beskrivning, lägga till andra medarbetare, kontaktpersoner och annan allmän information. Sökande till dina publicerade platsannonser hittar du i fliken Sökande där du kan göra en första screening av de sökande och antingen avslå eller välja att jobba vidare med dem i processen. När du väljer att flytta till process hittar du de sökande i board eller lista där ytterligare funktionalitet finns för att bearbeta kandidaterna.

Översikt

Översikten ger allmän information för ditt projekt. Här hittar du även anpassade fält, kandidatstatistik (process), projektattribut, medarbetare och kontaktpersoner. Du har snabb åtkomst till viktiga detaljer och de platsannonser kopplade till detta projekt, och du kan skapa nya. Projektadministratörer kan redigera projektinformation direkt i översikten eller använda Redigera projekt i rullgardinsmenyn bredvid projektnamnet.

Skapa en jobbannons med AI

AI-driven generering av platsannonser hjälper dig snabbt att skapa platsannonser med hjälp av din befintliga projektinformation eller egna textinmatningar. Denna funktion minskar avsevärt den tid som behövs för att skapa professionella platsannonser samtidigt som de säkerställer att de stämmer överens med dina projektkrav. Observera att skapande av platsannonser från projektinformation kräver att en Rekryteringsprofil är inställd i AI-assistenten. Om ingen profil är konfigurerad kommer endast textbaserad AI-skapande att vara tillgängligt.

Hantering av delad provision

Klicka på pilen efter projektnamnet för att lägga till funktion för delad provision till projektet. Funktionen för delad provision låter dig tilldela flexibla procentandelar och enkelt specificera vilka medarbetare som får provision. Du kan fördela valfritt belopp (inte överstigande 100 %) av projektets intäkter eller bidragsmarginal som passar din provisionsstruktur.

Anpassade fält

Klicka på knappen Anpassade fält uppe till höger för att lägga till extra datafält. Exempel på datafält som kan vara bra att lägga till är till exempel:
- Bedömning av kandidatens lämplighet till tjänsten
- Anteckningar
 För mer information, se den här artikeln.

AI-assistent

AI-assistenten erbjuder två RecMan Intelligence-funktioner – AI-matchning och AI-databasskanning som beskrivs i detalj i denna artikel.

Aktivitetslogg

Aktivitetsloggen förbättrar projektsamarbetet. Du kan hålla hela ditt team informerat och upprätthålla en tydlig projekthistorik med förbättrade spårningsmöjligheter. För att tagga personer, börja med @-tecknet och skriv deras namn. Du kan koppla loggar till fördefinierade loggkategorier för bättre organisering och fästa viktiga kommentarer för att säkerställa att kritisk information förblir synlig.

Sökande

I vyn Sökande gör du en första genomgång av nyinkomna ansökningar. Genom att klicka på en kandidat öppnas en vy där du kan se ansökan och CVt. Läs om sökandvyn i den här artikeln.

I fliken Sökande grupperas sökande som standard efter aktuell status snarare än efter platsannons. Väntande obehandlade sökande visas högst upp i listan för omedelbar synlighet. Sökande inom varje statusgrupp sorteras från nyaste till äldsta. Sökande markeras som osedda tills deras panel öppnas, vilket gör det enkelt att identifiera vem som behöver uppmärksamhet. Du kan också manuellt markera sökande som osedda från panelen för att flagga dem för uppföljning. Massåtgärder är tillgängliga för utvalda sökande, inklusive att gå vidare till ett visst steg i processen, avslå, skicka ett e-postmeddelande och ta bort.

Lägg till sökande manuellt

Denna funktion låter dig lägga till kandidater direkt till en platsannons på deras vägnar, vilket gör det enklare att fånga intresserad talang.

Hantera flera ansökningar av samma kandidat

När en kandidat ansöker till flera platsannonser i samma projekt undviker RecMan att överbelasta din board med dubblettkort. Istället visas kontextuella alternativ baserade på kandidatens tidigare status i processen — vilket håller ditt arbetsflöde rent samtidigt som du har full kontroll över hur varje ansökan hanteras.

Offentlig rekrytering: Anonymitet

Du kan granska, acceptera eller avvisa förfrågningar om anonymitet från offentliga ansökningslistor. Det finns ytterligare fält för skälet till detta beslut och interna anteckningar. Se till att du väljer offentlig sektor i dina inställningar för platsannonsen för att denna funktion ska bli tillgänglig. Den sökandes sekretesstatus kan kännas igen på anonymitetsikonen som finns på kandidatkort i Board och bredvid namn i Sökandelistan.

Denna funktion används i stor utsträckning i rekryteringsprojekt inom offentlig sektor i Norge.

Förslag

Här kommer du att se förslag från AI-databasskanning. Översikten över AI-rekommenderade kandidater från din databas inkluderar flera detaljer såsom Internt företag, avdelning, plats och källa.

Board/listvy

I den vy som heter Board får du en visuell överblick över kandidaterna i process. Här kan du flytta kandidater genom att dra och släppa, eller välja flera kandidater åt gången så att en åtgärdsfält visas. Med hjälp av åtgärdsfältet kan du flytta flera kandidater samtidigt, skicka e-post/SMS, ladda ner anpassade CV:n, skapa presentation, avslå kandidater, exportera till Excel, skicka bedömningstest, skapa en händelse (möte), lägga till i en pool eller ta bort kandidater från processen.

När du klickar på en kandidat öppnar en kandidatvy som visar olika information. Läs mer om Kandidatvyn i denna artikel.

Taggar

I olika flikar kan du få en snabb överblick baserad på taggar, som visar:

	Kandidaten är sökande. Klicka på den för att se mer information om ansökan.
	*Kandidaten har en intervju registrerad.
	*Kandidaten har presenterats. Klicka på den för att se presentationsdetaljer: vem som skickade in presentationen och när, all feedback och betyg från granskare.
	*Kandidaten har en referenskontroll registrerad.
	*Kandidaten har markerats som irrelevant i kandidatkortet.
	Kandidaten valde att endast övervägas för specifika tjänster som de ansökt. Detta alternativ måste primärt aktiveras i inställningarna för Karriärsidan under Funktioner.

*Inte specifikt för projektet.

Källa

Du kan spåra och identifiera källan som kandidaterna kommer in i din rekryteringsprocess genom. Denna funktion ger bättre insyn i din rekryterings effektivitet. Alla kandidaters vägar in, inklusive direkta ansökningar, manuellt tillagda, AI-rekommendationer, tillagda via företagsportalen med mera, fångas upp. Källan visas som en tagg på kandidatkort och i kolumnen "Källa" i vyn Lista.

Taggen "Sökande" på kandidaten är klickbar och ger snabb åtkomst till alla detaljer om ansökningen.

I ansökningsrutan kan du dra tillbaka ansökan, vilket gör att du kan ta bort en sökandes ansökan. Tillbakadragna ansökningar kan återställas med Ångra-funktionen för att återaktivera sökande. Tillbakadragna sökande ingår fortfarande i rekryteringsstatistik och rapportering.

Bemanning

Denna flik visas för projekt av typen Bemanning eller Rekrytering & Bemanning. Från bemanningsfliken kan du hantera pass, skapa bokningar och se både aktiva/inaktiva bokningar, skapa jobb och se en lista över alla jobb, jobbens status och datum. Klicka på en anställds namn eller jobbets namn för att se detaljerad information om jobbet.

Pass

Här kan du snabbt skapa arbetspass, enstaka eller i bulk, och tilldela anställda mer effektivt. Du kan också redigera pass och uppdatera detaljer som datum, tid och rast och ställ in återkommande. Om du vill gruppera pass kan du länka dem till bokningar senare. Gränssnittet gör det enkelt att sortera, filtrera och hantera pass på projektnivå. Dessutom kommer du att se uppdragets framsteg (Tilldelade vs Efterfrågade).

Vy för tilldelning av anställd

Med hjälp av vyn Tilldela kan du se varje anställds tillgänglighet, förfrågningsstatus och de team de tillhör.

Timbank

Timbanken låter dig spåra och hantera anställdas ackumulerade timmar på projektet, inklusive eventuella konfigurerade varningsregler. Använd den för att övervaka saldon, sätta tröskelvärden och få aviseringar när definierade gränser nås — användbart för att hålla arbetstidsavtal och övertidsackumulering under kontroll.

Lönematriser

Lönematriser definierar lönevärden, beräkningsinställningar och anställningstid som används för projektet. De tillämpade formlerna och de värden som ärvts av anställda när en ny tjänst skapas visas tydligt, vilket gör det enkelt att spåra källan till en given lön. Läs mer om lönematriser i denna artikel.

Standardinställningar för bemanning

Denna vy omfattar:

• Löneinställningar – kollektivavtal, timlön/faktura, semesterlön %, lönematris, sociala avgifter %, påslag och mer.
• Övrigt – yrkeskod, ackordslön och kompetensprofil.
• Avtalsmallar för uppdragsbekräftelser.

Alla värden kan ändras via Redigera-knappen högst upp.

Uppgifter

Fliken Uppgifter låter dig skapa och hantera uppgifter inom ett projekt, organisera dem efter status på en visuell Kanban-stil tavla, för att säkerställa att allt relaterat till ditt arbete förblir kopplat och lätt att övervaka. Du kan flytta korten mellan kolumner genom drag & släpp. Klicka på bock-knappen för att markera uppgiften som slutförd.

När du klickar på ett uppgiftskort öppnas en vy där du kan tilldela ägare, länka uppgifter till relevanta kandidater, företag eller kontakter, lägga till bilagor och hålla all kommunikation på ett ställe.

Mer (⋮)-knappen i en uppgift visar alternativen att Duplicera uppgiften, Koppla till en relaterad post eller Radera uppgift. Dupliceringen kopierar alla fält och värden som originalet förutom: Ansvarig, Förfallodatum, Deluppgifter, Kommentarer och Bilagor.

Filter

Filter i Uppgifter-fliken låter dig snabbt begränsa uppgifter. Använd snabbfilter högst upp för de vanligaste vyerna:

• Förfaller denna vecka – uppgifter som förfaller under innevarande vecka
• Oavslutade uppgifter – alla oavslutade uppgifter
• Avslutade uppgifter – färdiga uppgifter
• Endast mina uppgifter – uppgifter där du är ansvarig

För mer kontroll, klicka på + Lägg till filter för att filtrera efter slutförandestatus, förfallodatum, ansvarig, skapad av, projekt, företag, kontaktpersoner eller kandidater. Filter tillämpas direkt och sparas per medarbetare.

Sortering

Använd Sortera-knappen i verktygsfältet för att ordna uppgifter efter:

• Skapat datum (standard) – nyast först
• Förfallodatum – tidigast först; uppgifter utan förfallodatum hamnar längst ner

När sorteringen är aktiv kan du vända sorteringsordningen eller rensa den helt för att återgå till manuell ordning.

Lägga till uppgiftsgrupper

Du kan lägga till en uppgiftsgrupp direkt från verktygsfältet på tavlan genom att klicka på rullgardinspilen bredvid knappen + Lägg till uppgift och välja Uppgiftsgrupp. Den sökbara rullgardinsmenyn listar alla tillgängliga uppgiftsgrupper för din avdelning, och visar varje grupps namn samt antalet uppgifter. Välj i vilken kolumn uppgifterna ska hamna – den första kolumnen är förvald som standard – och klicka sedan på Lägg till för att skapa alla uppgifter på en gång. Nyligen tillagda uppgifter markeras kort för att du snabbt ska kunna hitta dem, och de fungerar som vilken annan uppgift som helst på tavlan.

Samma uppgiftsgrupp kan inte läggas till igen förrän alla uppgifter från föregående tillägg är slutförda. Om ens en uppgift i gruppen fortfarande är öppen, kommer gruppen att vara otillgänglig för val, vilket säkerställer att du inte av misstag duplicerar aktivt arbete.

Filer

Här kan du lägga till och se filer, länkar eller skapa nya dokument relaterade till detta projekt.

Offerter

I fliken Offerter kan du skapa offerter samt se alla offerter relaterade till projektet.

Inställningar

Inställningar finns under rullgardinspilen bredvid projektnamnet och är endast tillgänglig för användare som definierats som projektadministratörer. Härifrån kan du ändra projektets automatiseringar, hantera processteg och andra inställningar. Läs mer om projektinställningar i denna artikel.

Filter

Kandidatfilter gör det enklare att hitta och fokusera på specifika kandidater. Du kan använda flera filter samtidigt för mer precisa resultat. De låter dig:

• Filtrera kandidater och sökande efter status (I process, Landad, Avisad, Dragits tillbaka).
• Filtrera på specifika platsannonser när flera annonser är kopplade till ett projekt. Platsannonser visar slutdatum så du kan identifiera aktiva (gröna) kontra inaktiva (grå) annonser genom färg.
• Filtrera på ansvarig medarbetare för att se kandidater tilldelade specifika medarbetare.
• Filtrera på anpassade fält, projekt eller kandidatspecifika. Detta gör det snabbare att identifiera kandidater baserat på kompetenser, erfarenhet, kvalifikationer med mera.

Sök efter namn

Använd sökfunktionen för att söka efter kandidater med namn. Sökfunktionen finns både vyn Sökande och i Board och Lista. Skriv helt enkelt ett namn och hitta direkt den du letar efter.

Bra att veta

Rekryteringsprojektet visas inte i dashboarden Rekrytering.

Rekryteringsdashboarden visar endast rekryteringsprojekt (typ Rekrytering eller Rekrytering & Bemanning) där din användare har lagts till som medarbetare eller resurs. Om du inte kan lösa det omedelbart, försök söka efter projektet i huvud-sökningen och navigera till processen via projektet.

Kan inte aktivera AI-matchning?

AI-matchning aktiveras i inställningarna genom att lägga till en tillräckligt detaljerad rekryteringsprofil. Om du har lagt till en rekryteringsprofil och den inte aktiveras, försök att lägga till mer information i den.