Den här artikeln beskriver hur man ställer in RecMan för att möjliggöra fakturering och rapportering för upphandling inom vården.
Introduktion
Eftersom RecMan används för att registrera timmar, vilket i sin tur fungerar som grund för fakturering och löneutbetalning, måste företag som tillhandahåller personal till vissa branscher och institutioner följa branschstandarden och deras kunders krav vad gäller fakturering och rapportering. Så är fallet för bemanningsföretag som tillhandahåller personal inom vården i Norge. När de tillhandahåller sådana tjänster ska de följa kraven från Sykehusinnkjøp HF, där de är skyldiga att kvartalsvis rapportera fakturerat arbete per Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS).
Vissa RecMan-kunder vill lägga till alla relevanta artiklar med deras lämpliga artikelkod, som artikelns namn, i artikelregistret för att göra rapporteringen enklare. Denna metod skiljer sig dock från vår rekommendation, eftersom det resulterar i artikelnamn som inte är meningsfulla för anställda och medarbetare, vilket leder till ett artikelregister som blir så omfattande att det blir svårt att hantera. Nedan kan du läsa mer om de olika typer av inställningar våra kunder använder, alla med sina för- och nackdelar. Alternativ 2, kallat ENKELT, är det rekommenderade eftersom detta är väl implementerat. Alternativ 3, som nyligen blivit möjligt med funktionen "produktöverstyrning", kan dock fungera ännu bättre eftersom det är en utvidgning av ENKELT-upplägget.
- KOMPLEXT: Lägg till alla exakta artiklar i RecMan och bygg dina kollektivavtal med dessa artiklar. Detta ger ett korrekt resultat för rapportering direkt. Det tvingar dig dock att lägga till ett otroligt stort antal artiklar i RecMan, vilket också kräver förtydliganden när anställda ställer frågor, och kan bli en praktisk mardröm att hantera.
- ENKELT: Använd mer generella artiklar, vilket gör hanteringen i RecMan och för anställda mycket enklare, men du måste manuellt matcha artiklar till rätt artikelkod i rapporten. För detta ändamål har vi skapat kolumner som inkluderar projektnamn och kollektivavtal i HINAS-rapporten, vilket gör matchningen enklare eftersom du vanligtvis har ett kollektivavtal för specifika kunder och tjänster.
- ENKELT MED PRODUKTÖVERSKRIVNING: Du ställer in artiklar liknande ENKELT-upplägget, men aktiverar funktionen produktöverstyrning i varje kollektivavtal. På så sätt kan du t.ex. byta namn på artikeln ”Normaltid (SI)” till ”1L0717P”, vilket med användning av fakturalayouten som tar hänsyn till produktöverstyrning automatiserar processen. Eftersom denna data finns i RecMan kan den även läggas till i HINAS-rapporten.
Den här artikeln beskriver bästa praxis för att ställa in, konfigurera och använda applikationen inom upphandling för vården i Norge, med fokus främst på alternativen ENKELT och ENKELT MED PRODUKTÖVERSKRIVNING.
Inställning av artiklar
Eftersom rapporten i RecMan BI är beroende av att veta exakt vilka artiklar som ska granskas, är det att föredra att du skapar några artiklar exklusivt för användning i kollektivavtal relaterade till upphandling inom vården. I exemplet nedan har vi lagt till några vanliga artiklar med "(SI)" i slutet, vilket står för "Sykehusinnkjøp", så att det blir lättare att identifiera de relevanta artiklarna.
| Löneartiklar | Tilläggsartiklar |
|---|---|
|
|
Inställning av kollektivavtal
Du kan skapa kollektivavtal så snart artiklar har lagts till i artikelregistret. Kollektivavtalen kan variera, och värdena för lön och faktura specificeras av de kontrakt du har med dina kunder och dina anställda. Observera att exemplet nedan kanske inte speglar din verklighet, men det kan fungera som en utgångspunkt för att skapa dina kollektivavtal.
Konfigurationer för RecMan BI
När du har slutfört ditt artikelregister och dina kollektivavtal kommer du att veta vilka artiklar som kan generera ett fakturavärde på projekt och uppdrag inom upphandling för vården. Du måste identifiera ditt RecMan-kundnummer, relevanta avdelnings-ID(n) och artikel-ID:n för relevanta artiklar. Som administratör kan du hitta ditt kundnummer uppe i högra hörnet i dina inställningar och avdelnings-ID i URL:en när du går till avdelningsinställningar och klickar på relevant avdelning(ar). Du kan hitta artikelnumren i artikelregistret antingen genom att klicka på ”redigera” på en viss artikel eller genom att exportera alla artiklar till Excel och se vilket nummer de relevanta artiklarna har. I vårt exempel skulle det se ut ungefär så här:
- Kundnummer = 867
- Avdelnings-ID:n = 4134, 4135
- Löneartikel-ID:n = 8, 9, 10
- Tilläggsartikel-ID:n = 15, 16
När din lista med relevant information är identifierad bör den delas med vår support för vidare bearbetning. Support kommer att samarbeta med en tekniker för att skapa en anpassad rapport i din RecMan BI baserat på informationslistan.
HINAS-rapporten
När konfigurationerna i RecMan BI är klara kan du komma åt HINAS-rapporten. Denna rapport genererar en lista över alla fakturarader relaterade till artiklar i ett format som gör det enklare att vidarebefordra rapporten till HINAS. En manuell process kan dock vara nödvändig beroende på din uppsättning.
Som nämnts i introduktionen har Sykehusinnkjøp sin artikelstruktur, med tre alternativ för KOMPLEXT, ENKELT eller ENKELT MED PRODUKTÖVERSKRIVNING – alla påverkar rapporteringsprocessen.
För ENKELT-upplägget, som exempel, kan ”Ordinarie timmar” för Helse Midt för en sjuksköterska ha koden ”HMSL1001”. För att rapportera detta manuellt bör du ha en bra namngivningsstruktur för dina kollektivavtal, t.ex. ”Helse Midt Nurse 01.01.2023”. Detta fyller i kolumnen för kollektivavtal i rapporten, så när du hittar alla artiklar för ”Ordinarie timmar” kopplade till detta kollektivavtal kan du massbyta artikelnamnet till ”HMSL1001”.
Det andra alternativet som nämns ovan är vår föreslagna lösning, vilket också är lösningen som speglas i de tidigare kapitlen i denna manual. Det manuella arbete som krävs för varje rapport bör inte ta mer än 30-60 minuter för någon med medelmåttiga Excel-kunskaper.