Kollektivavtal förklaras

Den här artikeln kommer att ge dig en detaljerad förklaring av kollektivavtal, vilket är viktigt att förstå och låter dig automatisera löne- och faktureringsvärden på jobb.

Dessutom rekommenderar vi att du läser den här artikeln om detta ämne eftersom den lägger grunden för vad som kan tillämpas i ett givet kollektivavtal.

En systemadministratör kan skapa nya eller redigera befintliga kollektivavtal genom att gå till Systeminställningar → Bemanning → Kollektivavtal. Här hittar du en översikt över kollektivavtal i ditt system. Från denna översikt kan du skapa ett nytt avtal genom att trycka på Skapa. Du kan också göra en kopia, redigera allmän information om ett befintligt avtal genom att klicka på dess namn eller ta bort det.

Kollektivavtal kan ses som en mall för att sätta upp jobb i RecMan, och "motorn" som beräknar underlag för lön och faktura för allt loggat arbete i systemet. Kollektivavtal fungerar som en avancerad kalkylator som består av flera regler. Dessa uppsättningar regler kan läggas på varandra och kan vara rimligt avancerade. Varje regel är återigen uppdelad i två, där den ena beräknar löneunderlaget, och den andra beräknar underlaget för fakturering/fakturering. Det är som bekant inte nödvändigtvis så att kunden ska betala två gånger, även om den anställde får 100% övertidsersättning.

I den här artikeln kommer vi att förklara hur man skapar kollektivavtal och förklara de olika funktionerna i denna modul. Det är viktigt att förstå hur du använder den här modulen, testar de avtal du skapar och hittar din bästa praxis. Du kan spara mycket tid genom att göra detta.

Kollektivavtalsinställningar

På bilden nedan har vi ett helt nytt och tomt kollektivavtal som vi passande nog har döpt till Kollektivavtal . Här kommer du att kunna ange mycket information för att göra avtal redo att tilldelas ett jobb – vilket möjliggör registrering av arbete och skapande av löner och fakturor från systemet. Under bilden kommer vi att förklara de olika numrerade rutor som finns på bilden.

1. Kollektivavtal

I den här rutan hittar du allmän information om detta specifika avtal. Tryck på knappen Redigera så kommer du att kunna redigera standardinformationen relaterad till avtalet. 

Namn	Här kan du redigera namnet på avtalet.
Status	Välj om du vill aktivera eller arkivera detta avtal.
Företag	Välj vilket företag avtalet ska vara tillgängligt för (standard är Alla).
Helgdagskalender	Tilldela en önskad semesterkalender. För att göra detta måste du först skapa en semesterkalender. Läs den här artikeln för mer information.
Avrundande lön	Om du vill ha avrundning på lön (standard är Nej).
Avrundande faktura	Om du vill ha avrundning på faktura (standard är Nej).
Social kostnad	Välj social kostnad (kan skapas i avtalet).
Beskrivning	Fritextfält för att lägga till en beskrivning av avtalet.

2. Behörigheter

Det är här du kan ställa in behörigheten som ska vara aktiv på jobbet där detta avtal är valt.

Logga arbete utanför kalendern	Om det skulle vara möjligt att logga arbete utanför skift från bemanningskalendern.
Loggarbete manuellt	Om det skulle vara möjligt att logga arbeta manuellt. Detta bör inte tillämpas om du inte har behov av att dina anställda loggar arbete manuellt.
Loggarbete i framtiden	Om det skulle vara möjligt att logga arbete i framtiden.
Loggtillägg/avdrag	Om det ska vara möjligt för den anställde att logga tillägg/avdrag.
Logga frånvaro	Om det skulle vara möjligt för medarbetaren att logga en frånvaro.
Logga ackord	Om det skulle vara möjligt för den anställde att logga ackord.
Se lön	Om det ska vara möjligt för den anställde att se värden för lön.
Visa faktura	Om det ska vara möjligt för den anställde att se värden för en faktura.

3. Sociala kostnader

Sociala kostnader är en lista över de olika sociala utgifterna som är tillämpliga på avtalet/jobbet. Detta ingår i beräkningen av täckningsbidraget så att du kan se till att du inte förlorar pengar på jobbet när sociala kostnader spelar in. Detta kommer inte att påverka löneunderlaget eller faktureringsunderlaget och det är endast till för att använda internt så att du kan få en realistisk bild av täckningsbidraget på jobbet.

4. Anställda anslutna till avtal

Det är här alla aktiva jobb som är kopplade till detta avtal listas. Det fina med denna ruta är att när du gör ändringar i ett kollektivavtal kan du markera alla anställda eller urval av dessa och uppdatera deras jobb med de nya ändringarna. Du behöver med andra ord inte göra manuella ändringar i varje enskilt anställdsavtal.

5. Arbetsvecka

Denna ruta låter dig ställa in arbetstider för varje dag i veckan istället för allmänna arbetstider för varje dag. När detta är registrerat kommer kandidaten att få dessa tider föreslagna när de registrerar sina timmar, vilket gör det mycket enkelt för dem att göra det.

6. Veckodagsberäkning

Här lägger du till de allmänna reglerna som den anställdes registertimmar bygger på. Det första du gör här är att definiera vilka dagar de olika reglerna ska gälla för. Du kanske vill vara noggrann i ditt arbete här för att minimera risken för misstag och revideringar av avtal på sikt. Ett exempel på typer av dagregler som vanligtvis används när man skapar ett kollektivavtal är en för arbetsdagar (måndag till fredag), en specifik regel för lördagar, en annan för söndag och en helgdag. Att ha fler veckodagsberäkningsregler definierade ger dig möjlighet att skilja regler för de olika dagarna.

Efter att ha skapat dagregler kan du lägga till och redigera villkoren för beräkning på detta avtal. Detta görs med hjälp av följande knappar.

Penna ikon	Redigera veckodagsberäkningsregeln.
Soptunna ikon	Ta bort veckodagsberäkningsregeln.
Lön	Lägg till en löneregel (måste vara kopplad till en löneartikel).
Tillägg	Lägg till en tilläggsregel (måste vara länkad till en tilläggsartikel).
Dagstillägg	Lägg till en dagstilläggsregel (måste vara länkad till en tilläggsartikel).
Över tid	Lägg till en övertidsregel (måste kopplas till en löneartikel).

Alla möjligheter som finns här förklaras utförligt i artikeln Praktisk användning av kollektivavtal.

6.1 + Lön

Nedan kan du se redigeringsskärmen för att lägga till löneregler. Som vi ser av exemplet har vi en grundregel som säger mellan 00:00 – 24:00 (hela dagen), lön och fakturapris beräknas utifrån en faktor 1 (100%). Det betyder helt enkelt att när detta avtal används som mall för ett visst jobb, och man definierar det normala timpriset till t.ex. 250,- och fakturapriset på 350,- så blir summeringen:

I vårt exempel är summeringen:

6.2 + Tillägg

Att lägga till en regel för tillägg kommer att likna metoden för lön som nämnts ovan. När den ansöks får den anställde automatiskt ett tillägg per timme enligt inställningarna.

6.3 + Dagstillägg

Samma som tillägg, med skillnaden i tillägg läggs till per dag istället för per timme.

• Tillägg på första dagen → Om du registrerar timmar över midnatt kommer den här inställningen att se till att det dagliga tillägget bara utlöses den första dagen.
• Tillägg på båda dagarna → Om du registrerar timmar över midnatt kommer den här inställningen att se till att det dagliga tillägget utlöses för båda dagarna.

6.4 + Övertid

Byggregler för övertid görs här. Se illustrationen och tabellen nedan för att få inblick i möjligheterna till övertid.

Löneartikel	Här kan du välja vilken artikel du vill att regeln ska länkas till.
Övertidsutlösare	Om övertid ska räknas paus eller inte innan det triggar.
Efter många timmar	Antalet loggade timmar innan denna övertidsregel utlöses.
Till antal timmar	Antalet loggade timmar före denna övertidsregel blir ogiltigt. Till exempel, om en annan övertidsregel ska användas efter 14 timmars arbete, har denna regel toppad vid 14 timmar, och den andra börjar efter samma mängd.
Löneberäkning	Det är här du anger lönen.
Fakturaberäkning	Det är här du anger fakturan.
MOMS	Bestäm vilken momssats du ska använda.
Social kostnad	Om man ska beräkna social kostnad på övertidsregeln.
Betald paus	Oavsett om pausen är betald eller inte.
Fakturerbart avbrott	Oavsett om avbrottet är faktureringsbart eller inte.
Start tidsperiod	Vid drift med skift kan det vara relevant att informera systemet om att denna regel endast kommer att gälla om den första timmen som loggas ligger inom den definierade starttidsperioden. Detta kan ställas in här.
Tidsintervall	Vissa övertidsregler används endast vid givna timmar på en dag. Du kan begränsa övertidsregeln genom att begränsa de timmar då regeln ska vara giltig. Detta liknar de då och då i vanliga löne- och tilläggsregler.
Notera	Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln.

6.4 Övertid per vecka

Övertidsregler skulle också kunna tillämpas per vecka istället för per dag enligt ovan. Se bilden och tabellen nedan för mer information.

Löneartikel	Här kan du välja vilken artikel du vill att regeln ska länkas till.
Övertidsutlösare	Om övertid ska räknas paus eller inte innan det triggar.
Timberäkning	Om denna regel ska räkna vanliga timmar eller vanliga timmar och övertidstimmar innan den utlöses.
Efter många timmar	Antalet loggade timmar per vecka innan denna övertidsregel utlöses.
Till antal timmar	Antalet loggade timmar per vecka före denna övertidsregel blir ogiltigt.
Löneberäkning	Här anger du lönen.
Fakturaberäkning	Det är här du anger fakturan.
MOMS	Bestäm vilken momssats du ska använda.
Social kostnad	Om man ska beräkna social kostnad på övertidsregeln.
Betald paus	Oavsett om pausen är betald eller inte.
Fakturerbart avbrott	Oavsett om avbrottet är faktureringsbart eller inte.
Tidsintervall	Vissa övertidsregler används endast vid givna timmar på en dag. Du kan begränsa övertidsregeln genom att begränsa de timmar då regeln ska vara giltig.
Vardagar	Definiera vilka veckodagar denna regel ska gälla för.
Helgen	Definiera vilka helgdagar denna regel ska gälla för.
Notera	Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln.

7 . Frånvaroregel

Regler för frånvaro kan också sättas upp. Observera att detta är en funktion för att bygga logik för frånvaroregistrering. När detta tillämpas får den anställde inte välja vilken artikel de vill använda vid frånvaroregistrering.

Namn	Det är här du kan skriva namnet på regeln.
Typ	Välj vilken typ av frånvaro.
Artikel	Välj frånvaroartikeln.
Varaktighet (dagar)	Varaktigheten av denna specifika regel.
Löneberäkning	Det är här du anger lönen och om den ska räkna ut lönen från garantilönen.
Fakturaberäkning	Det är här du anger fakturan.
MOMS	Bestämma vilken momssats som ska användas.
Social kostnad	Om man ska beräkna samhällskostnad på frånvaroregeln.
Löneuppehållslön	Oavsett om pausen är betald eller inte.
Fakturauppehållslön	Oavsett om avbrottet är faktureringsbart eller inte.
Måste ha varit anställd sedan dess	Vissa övertidsregler används endast vid givna timmar på en dag. Du kan begränsa övertidsregeln genom att begränsa de timmar då regeln ska vara giltig.
Loggtillägg	Om tillägg som skulle ha kommit in ska loggas eller inte. Tillägg beräknas på samma sätt som lönen.
Max antal perioder	Maxbeloppet för denna regel under ett specificerat antal dagar.
Max antal dagar	Det maximala antalet dagar inom denna regel under ett angivet antal dagar.
Återställ varaktighetsräknaren	Om varaktighetsräknaren för frånvaro ska återställas efter ett visst antal dagar efter normal arbetsdag eller dagar av inaktivitet eller inte. Använd Normal om detta inte är relevant eller Custom om det är relevant.

8. Stycke- & Periodloggning

I denna ruta har du möjlighet att ange en regel om ackord. Packverk är en affär som gör lönen beroende av produktionen (en fast avgift per såld enhet). Tryck på knappen Skapa så får du en skärm som liknar denna:

Observera att vissa alternativ i skapa-fönstret inte kommer att visas förrän du går tillbaka för att redigera artikeln. Alla alternativ kommer att beskrivas nedan:

Artikel	Här kan du välja vilken artikel du vill att regeln ska länkas till.
Artikelgrupp	Vilken artikelgrupp ackordet ska tillhöra. Artikelgrupper är specialdefinierade i personalinställningarna.
Lönematris	Använd detta om du vill att löneuppgifterna ska hämtas från en lönematris.
Löneberäkning	Välj hur lönen beräknas, antingen med en faktor eller ett fast pris.
Lön	Här anger du lönen. Om du valde fast pris som beräkningsmetod skulle du ange priset per ackord. Om beräkningsmetoden är en faktor anger du värdet på faktorn.
Lönetillägg	Ange om du vill ha tillägg per ackord.
Fakturaberäkning	Välj hur en faktura beräknas, antingen med faktor, påslagslönefaktor eller fast pris.
Faktura	Här anger du fakturapriset (om det är efter fast pris) eller värdet på faktorn.
Fakturatillägg	Tillägg på faktura per ackord.
Standardantal	Standardantalet enheter.
Social kostnad	Om man ska beräkna social kostnad på ackordsregeln.
MOMS	Bestämma vilken momssats som ska användas.
Logga kvantitet i tid	Låter dig logga tiden istället för kvantiteten. T.ex. 01:30 motsvarar loggning 1,5.
Loggtid använd	Låter dig logga använd tid utöver kvantiteten. Kommer att visas som: Kvantitet (loggad tid)
Tillåt noll kvantitet	Låter dig logga noll som kvantitet, men kräver användning av "loggtid använd".
Negativ tid	Tillåter att negativ tid loggas. Kräver användning av "loggtid använd" och "tillåt noll kvantitet".
Anteckningar	Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln.

Periodloggning
Ändrar ackord till att vara månadsvis. Kandidaten lägger fortfarande till sitt ackord till varje dag, men det kan inte lämnas in förrän den valda perioden. Dessutom kan de inte registrera arbete för följande månad utan att lämna in det för den senaste månaden.

I menyn kan du välja vilken dag i månaden som ska vara den där de skickar in.

• Månad – Ställ automatiskt in datumet som det sista datumet för den månaden.
• Sista fredagen i månaden – Datumet för inlämning av ackordet kommer alltid att vara den sista fredagen i den månaden.
• Sista söndagen i månaden – Samma som fredag, men med söndag istället.

Du kan också lägga till upp till fyra artiklar som kandidaterna kan välja mellan. De kan registrera varje artikel en gång för varje dag.

9. Fast tillägg/avdrag

I denna ruta har du möjlighet att ange en regel om tilläggs- och avdragsartiklar. Fast tillägg/avdrag är en regel som sätter ett fast förslag på Lön och Fakturapris när du eller din kandidat har loggat arbete i det satta intervallet en månad eller vecka, artikeln läggs till automatiskt när loggat arbete passerat det angivna intervallet.
Tryck på + Lägg till -knappen så får du en skärm som liknar denna:

 

När du sparar det fasta tillägget eller avdraget ska artikeln visas så här på din skärm:

10. Månadslön

I denna ruta har du möjlighet att bygga regler för månadslön. Detta blir aktuellt om den anställde får en fast månadslön och kunden kommer att faktureras ett fast belopp. Du kan även välja att låta fakturapriset vara noll och fakturera kunden pr. timme om avtalet kräver detta. Detsamma gäller i motsatt riktning.

Artikel	Här kan du välja vilken löneartikel du vill att regeln ska kopplas till.
Primär månadslön	På grund av att vissa anställda potentiellt är kopplade till flera jobb där månadslön tillämpas, kan denna kryssruta användas för att informera systemet om vilken månadslön som är den primära.
Löneberäkning	Här anger du månadslönen.
Fakturaberäkning	Här anger du månadsfakturan.
Arbetsdagar	Här kan du välja vilka dagar i veckan som ska räknas som arbetsdag. En anställd kan till exempel ha sin första eller sista arbetsdag den 15:e. Systemet använder sedan de definierade dagarna för att beräkna rätt lön/faktura för denna månad.
MOMS	Bestämma vilken momssats som ska användas.
Social kostnad	Om man ska beräkna social kostnad på månadslöneregeln.
Notera	Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln.

11 . Löneartiklar

Det är här du lägger till de löneartiklar som gäller för detta kollektivavtal. Tryck på knappen Lägg till så får du en lista över alla löneartiklar du har skapat i systemet och möjlighet att välja löneartiklar enligt denna lista.

Typiska löneartiklar kan vara Fast lön, Timlön, 50 % övertid, 100 % övertid etc. Systemet låter dig ha ett obegränsat antal artiklar och den främsta anledningen är att ge mer insikt i de olika lönetyperna du är använder sig av. I princip kan man ha en löneartikel och registrera normal timlön, övertid och allt annat på detta, men det skulle vara omöjligt att klara av i längden. Löneartiklar är relaterade till produkter.

Läs mer om löneartiklar och deras tillkomst i den här artikeln.

12. Frånvaroartiklar

Här lägger du till de olika frånvaroartiklarna som gäller för detta kollektivavtal. Genom att trycka på knappen Lägg till kommer du att se en lista över frånvaroartiklar du har skapat i systemet och möjligheten att välja relevanta artiklar från denna lista. Frånvaroartiklarna som läggs till i kollektivavtalet kommer upp som tillval vid registrering av timmar för den anställde (antingen om den anställde gör det själv eller en arbetskamrat gör det). Om t.ex. frånvaroartikeln Sjukfrånvaro läggs till kan medarbetarna sjukskriva sig när de registrerar timmar.

13. Tilläggs- och avdragsartiklar

Här lägger du till de olika tilläggs- och avdragsartiklar som gäller för detta kollektivavtal. Genom att trycka på knappen Lägg till ser du en lista över tilläggs- och avdragsartiklar som du har skapat i systemet och möjligheten att välja relevanta artiklar från denna lista. De tilläggs- och avdragsartiklar som läggs till i kollektivavtalet kommer upp som tillval vid tidsregistrering för den anställde (antingen om den anställde gör det själv eller görs av en arbetskamrat). Om t.ex. tilläggsartikeln Verktygstillägg läggs till, kan de anställda registrera Verktygstillägg när han/hon registrerar timmar.

14. Påminnelser

Här kan du ställa in en automatisk påminnelse till anställda kopplade till avtalet. Det här meddelandet kommer att gå ut på en specifik veckodag, vid en specifik tid på dagen, och kan potentiellt användas som en påminnelse för den anställde att logga sitt arbete. Meddelande kan skickas som email, SMS eller som en avisering till anställda i appen Recman Employee för de som nyttjar den.

Istället för att välja en veckodag kan du också välja en dag i slutet av varje månad. Detta kan också baseras på ackordsperioden.

En fördjupad översikt, med exempel på praktisk användning av kollektivavtal, visas i denna artikel.