Den här artikeln kommer att ge dig en detaljerad förklaring av kollektivavtal, vilket är viktigt att förstå och låter dig automatisera löne- och faktureringsvärden på jobb.
Dessutom rekommenderar vi att du läser den här artikeln om detta ämne eftersom den lägger grunden för vad som kan tillämpas i ett givet kollektivavtal.
En systemadministratör kan skapa nya eller redigera befintliga kollektivavtal genom att gå till Systeminställningar → Bemanning → Kollektivavtal. Här hittar du en översikt över kollektivavtal i ditt system. Från denna översikt kan du skapa ett nytt avtal genom att trycka på Skapa. Du kan också göra en kopia, redigera allmän information om ett befintligt avtal genom att klicka på dess namn eller ta bort det.
Info
För att redigera själva kollektivavtalet och dess innehåll, klicka på dess namn.
Kollektivavtal kan ses som en mall för att sätta upp jobb i RecMan, och "motorn" som beräknar underlag för lön och faktura för allt loggat arbete i systemet. Kollektivavtal fungerar som en avancerad kalkylator som består av flera regler. Dessa uppsättningar regler kan läggas på varandra och kan vara rimligt avancerade. Varje regel är återigen uppdelad i två, där den ena beräknar löneunderlaget, och den andra beräknar underlaget för fakturering/fakturering. Det är som bekant inte nödvändigtvis så att kunden ska betala två gånger, även om den anställde får 100% övertidsersättning.
I den här artikeln kommer vi att förklara hur man skapar kollektivavtal och förklara de olika funktionerna i denna modul. Det är viktigt att förstå hur du använder den här modulen, testar de avtal du skapar och hittar din bästa praxis. Du kan spara mycket tid genom att göra detta.
Info
Ofta och helst är det uppbyggt i ditt företag att du som bemanningskonsult inte behöver sluta kollektivavtal utan bara hantera de avtal som redan skapats av en systemadministratör/löneansvarig som fått en mer fördjupad utbildning. Du behöver bara se till att välja rätt avtal när du skapar ett jobb. Detta minskar risken för fel.
Kollektivavtalsinställningar
På bilden nedan har vi ett helt nytt och tomt kollektivavtal som vi passande nog har döpt till Kollektivavtal . Här kommer du att kunna ange mycket information för att göra avtal redo att tilldelas ett jobb – vilket möjliggör registrering av arbete och skapande av löner och fakturor från systemet. Under bilden kommer vi att förklara de olika numrerade rutor som finns på bilden.
1. Kollektivavtal
I den här rutan hittar du allmän information om detta specifika avtal. Tryck på knappen Redigera så kommer du att kunna redigera standardinformationen relaterad till avtalet.
Namn | Här kan du redigera namnet på avtalet. |
Status | Välj om du vill aktivera eller arkivera detta avtal. |
Företag | Välj vilket företag avtalet ska vara tillgängligt för (standard är Alla). |
Helgdagskalender | Tilldela en önskad semesterkalender. För att göra detta måste du först skapa en semesterkalender. Läs den här artikeln för mer information. |
Avrundande lön | Om du vill ha avrundning på lön (standard är Nej). |
Avrundande faktura | Om du vill ha avrundning på faktura (standard är Nej). |
Social kostnad | Välj social kostnad (kan skapas i avtalet). |
Beskrivning | Fritextfält för att lägga till en beskrivning av avtalet. |
2. Behörigheter
Det är här du kan ställa in behörigheten som ska vara aktiv på jobbet där detta avtal är valt.
Logga arbete utanför kalendern | Om det skulle vara möjligt att logga arbete utanför skift från bemanningskalendern. |
Loggarbete manuellt | Om det skulle vara möjligt att logga arbeta manuellt. Detta bör inte tillämpas om du inte har behov av att dina anställda loggar arbete manuellt. |
Loggarbete i framtiden | Om det skulle vara möjligt att logga arbete i framtiden. |
Loggtillägg/avdrag | Om det ska vara möjligt för den anställde att logga tillägg/avdrag. |
Logga frånvaro | Om det skulle vara möjligt för medarbetaren att logga en frånvaro. |
Logga ackord | Om det skulle vara möjligt för den anställde att logga ackord. |
Se lön | Om det ska vara möjligt för den anställde att se värden för lön. |
Visa faktura | Om det ska vara möjligt för den anställde att se värden för en faktura. |
3. Sociala kostnader
Sociala kostnader är en lista över de olika sociala utgifterna som är tillämpliga på avtalet/jobbet. Detta ingår i beräkningen av täckningsbidraget så att du kan se till att du inte förlorar pengar på jobbet när sociala kostnader spelar in. Detta kommer inte att påverka löneunderlaget eller faktureringsunderlaget och det är endast till för att använda internt så att du kan få en realistisk bild av täckningsbidraget på jobbet.
4. Anställda anslutna till avtal
Det är här alla aktiva jobb som är kopplade till detta avtal listas. Det fina med denna ruta är att när du gör ändringar i ett kollektivavtal kan du markera alla anställda eller urval av dessa och uppdatera deras jobb med de nya ändringarna. Du behöver med andra ord inte göra manuella ändringar i varje enskilt anställdsavtal.
Varna
Endast aktiva jobb listas i denna översikt. Tidigare eller avslutade jobb kommer inte att listas här och kan därför inte uppdateras med ny information som lagts till i kollektivavtalet från denna ruta.
Att uppdatera ett befintligt jobb kommer inte heller att påverka arbete som redan har loggats, utan kommer att skriva över alla justeringar eller ändringar du har gjort i specifika artiklar om de specifika jobben.
5. Arbetsvecka
Denna ruta låter dig ställa in arbetstider för varje dag i veckan istället för allmänna arbetstider för varje dag. När detta är registrerat kommer kandidaten att få dessa tider föreslagna när de registrerar sina timmar, vilket gör det mycket enkelt för dem att göra det.
Prognoser
Detta måste ställas in för att tillämpa prognostisering av arbete i rapporter.
6. Veckodagsberäkning
Här lägger du till de allmänna reglerna som den anställdes registertimmar bygger på. Det första du gör här är att definiera vilka dagar de olika reglerna ska gälla för. Du kanske vill vara noggrann i ditt arbete här för att minimera risken för misstag och revideringar av avtal på sikt. Ett exempel på typer av dagregler som vanligtvis används när man skapar ett kollektivavtal är en för arbetsdagar (måndag till fredag), en specifik regel för lördagar, en annan för söndag och en helgdag. Att ha fler veckodagsberäkningsregler definierade ger dig möjlighet att skilja regler för de olika dagarna.
Info
Om en av dagarna, eller en timme på en dag, inte är kopplad till någon regel, kommer det inte att vara möjligt att registrera arbete denna dag eller vid denna tidpunkt. Till exempel, om söndagen inte är en del av någon av reglerna kommer det inte att vara möjligt att registrera timmar på söndagen i detta specifika avtal. Det rekommenderas starkt att fylla varje timme varje dag för att säkerställa att allt arbete registreras.
Efter att ha skapat dagregler kan du lägga till och redigera villkoren för beräkning på detta avtal. Detta görs med hjälp av följande knappar.
Penna ikon | Redigera veckodagsberäkningsregeln. |
Soptunna ikon | Ta bort veckodagsberäkningsregeln. |
Lön | Lägg till en löneregel (måste vara kopplad till en löneartikel). |
Tillägg | Lägg till en tilläggsregel (måste vara länkad till en tilläggsartikel). |
Dagstillägg | Lägg till en dagstilläggsregel (måste vara länkad till en tilläggsartikel). |
Över tid | Lägg till en övertidsregel (måste kopplas till en löneartikel). |
Info
Artiklar måste läggas till i avtalet innan de kan tillämpas i beräkningar (se nummer 11, 12 och 13). Detta för att få mer kontroll när man bygger ett kollektivavtal genom att ”gömma” artiklar som inte används. Artiklar som har lagts till i ett kollektivavtal kommer även att finnas tillgängliga vid loggarbete manuellt.
Alla möjligheter som finns här förklaras utförligt i artikeln Praktisk användning av kollektivavtal.
6.1 + Lön
Nedan kan du se redigeringsskärmen för att lägga till löneregler. Som vi ser av exemplet har vi en grundregel som säger mellan 00:00 – 24:00 (hela dagen), lön och fakturapris beräknas utifrån en faktor 1 (100%). Det betyder helt enkelt att när detta avtal används som mall för ett visst jobb, och man definierar det normala timpriset till t.ex. 250,- och fakturapriset på 350,- så blir summeringen:
I vårt exempel är summeringen:
6.2 + Tillägg
Att lägga till en regel för tillägg kommer att likna metoden för lön som nämnts ovan. När den ansöks får den anställde automatiskt ett tillägg per timme enligt inställningarna.
6.3 + Dagstillägg
Samma som tillägg, med skillnaden i tillägg läggs till per dag istället för per timme.
- Tillägg på första dagen → Om du registrerar timmar över midnatt kommer den här inställningen att se till att det dagliga tillägget bara utlöses den första dagen.
- Tillägg på båda dagarna → Om du registrerar timmar över midnatt kommer den här inställningen att se till att det dagliga tillägget utlöses för båda dagarna.
6.4 + Övertid
Byggregler för övertid görs här. Se illustrationen och tabellen nedan för att få inblick i möjligheterna till övertid.
Löneartikel | Här kan du välja vilken artikel du vill att regeln ska länkas till. |
Övertidsutlösare | Om övertid ska räknas paus eller inte innan det triggar. |
Efter många timmar | Antalet loggade timmar innan denna övertidsregel utlöses. |
Till antal timmar | Antalet loggade timmar före denna övertidsregel blir ogiltigt. Till exempel, om en annan övertidsregel ska användas efter 14 timmars arbete, har denna regel toppad vid 14 timmar, och den andra börjar efter samma mängd. |
Löneberäkning | Det är här du anger lönen. |
Fakturaberäkning | Det är här du anger fakturan. |
MOMS | Bestäm vilken momssats du ska använda. |
Social kostnad | Om man ska beräkna social kostnad på övertidsregeln. |
Betald paus | Oavsett om pausen är betald eller inte. |
Fakturerbart avbrott | Oavsett om avbrottet är faktureringsbart eller inte. |
Start tidsperiod | Vid drift med skift kan det vara relevant att informera systemet om att denna regel endast kommer att gälla om den första timmen som loggas ligger inom den definierade starttidsperioden. Detta kan ställas in här. |
Tidsintervall | Vissa övertidsregler används endast vid givna timmar på en dag. Du kan begränsa övertidsregeln genom att begränsa de timmar då regeln ska vara giltig. Detta liknar de då och då i vanliga löne- och tilläggsregler. |
Notera | Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln. |
6.4 Övertid per vecka
Övertidsregler skulle också kunna tillämpas per vecka istället för per dag enligt ovan. Se bilden och tabellen nedan för mer information.
Löneartikel | Här kan du välja vilken artikel du vill att regeln ska länkas till. |
Övertidsutlösare | Om övertid ska räknas paus eller inte innan det triggar. |
Timberäkning | Om denna regel ska räkna vanliga timmar eller vanliga timmar och övertidstimmar innan den utlöses. |
Efter många timmar | Antalet loggade timmar per vecka innan denna övertidsregel utlöses. |
Till antal timmar | Antalet loggade timmar per vecka före denna övertidsregel blir ogiltigt. |
Löneberäkning | Här anger du lönen. |
Fakturaberäkning | Det är här du anger fakturan. |
MOMS | Bestäm vilken momssats du ska använda. |
Social kostnad | Om man ska beräkna social kostnad på övertidsregeln. |
Betald paus | Oavsett om pausen är betald eller inte. |
Fakturerbart avbrott | Oavsett om avbrottet är faktureringsbart eller inte. |
Tidsintervall | Vissa övertidsregler används endast vid givna timmar på en dag. Du kan begränsa övertidsregeln genom att begränsa de timmar då regeln ska vara giltig. |
Vardagar | Definiera vilka veckodagar denna regel ska gälla för. |
Helgen | Definiera vilka helgdagar denna regel ska gälla för. |
Notera | Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln. |
7 . Frånvaroregel
Regler för frånvaro kan också sättas upp. Observera att detta är en funktion för att bygga logik för frånvaroregistrering. När detta tillämpas får den anställde inte välja vilken artikel de vill använda vid frånvaroregistrering.
Namn | Det är här du kan skriva namnet på regeln. |
Typ | Välj vilken typ av frånvaro. |
Artikel | Välj frånvaroartikeln. |
Varaktighet (dagar) | Varaktigheten av denna specifika regel. |
Löneberäkning | Det är här du anger lönen och om den ska räkna ut lönen från garantilönen. |
Fakturaberäkning | Det är här du anger fakturan. |
MOMS | Bestämma vilken momssats som ska användas. |
Social kostnad | Om man ska beräkna samhällskostnad på frånvaroregeln. |
Löneuppehållslön | Oavsett om pausen är betald eller inte. |
Fakturauppehållslön | Oavsett om avbrottet är faktureringsbart eller inte. |
Måste ha varit anställd sedan dess | Vissa övertidsregler används endast vid givna timmar på en dag. Du kan begränsa övertidsregeln genom att begränsa de timmar då regeln ska vara giltig. |
Loggtillägg | Om tillägg som skulle ha kommit in ska loggas eller inte. Tillägg beräknas på samma sätt som lönen. |
Max antal perioder | Maxbeloppet för denna regel under ett specificerat antal dagar. |
Max antal dagar | Det maximala antalet dagar inom denna regel under ett angivet antal dagar. |
Återställ varaktighetsräknaren | Om varaktighetsräknaren för frånvaro ska återställas efter ett visst antal dagar efter normal arbetsdag eller dagar av inaktivitet eller inte. Använd Normal om detta inte är relevant eller Custom om det är relevant. |
När den används
Observera att när en frånvaroregel tillämpas i ett kollektivavtal kommer dina anställda inte att kunna välja en frånvaroartikel från en rullgardinsmeny, eftersom systemet kommer att utföra sådana registreringar automatiskt utifrån den logik du definierat.
8. Stycke- & Periodloggning
I denna ruta har du möjlighet att ange en regel om ackord. Packverk är en affär som gör lönen beroende av produktionen (en fast avgift per såld enhet). Tryck på knappen Skapa så får du en skärm som liknar denna:
Observera att vissa alternativ i skapa-fönstret inte kommer att visas förrän du går tillbaka för att redigera artikeln. Alla alternativ kommer att beskrivas nedan:
Artikel | Här kan du välja vilken artikel du vill att regeln ska länkas till. |
Artikelgrupp | Vilken artikelgrupp ackordet ska tillhöra. Artikelgrupper är specialdefinierade i personalinställningarna. |
Lönematris | Använd detta om du vill att löneuppgifterna ska hämtas från en lönematris. |
Löneberäkning | Välj hur lönen beräknas, antingen med en faktor eller ett fast pris. |
Lön | Här anger du lönen. Om du valde fast pris som beräkningsmetod skulle du ange priset per ackord. Om beräkningsmetoden är en faktor anger du värdet på faktorn. |
Lönetillägg | Ange om du vill ha tillägg per ackord. |
Fakturaberäkning | Välj hur en faktura beräknas, antingen med faktor, påslagslönefaktor eller fast pris. |
Faktura | Här anger du fakturapriset (om det är efter fast pris) eller värdet på faktorn. |
Fakturatillägg | Tillägg på faktura per ackord. |
Standardantal | Standardantalet enheter. |
Social kostnad | Om man ska beräkna social kostnad på ackordsregeln. |
MOMS | Bestämma vilken momssats som ska användas. |
Logga kvantitet i tid | Låter dig logga tiden istället för kvantiteten. T.ex. 01:30 motsvarar loggning 1,5. |
Loggtid använd | Låter dig logga använd tid utöver kvantiteten. Kommer att visas som: Kvantitet (loggad tid) |
Tillåt noll kvantitet | Låter dig logga noll som kvantitet, men kräver användning av "loggtid använd". |
Negativ tid | Tillåter att negativ tid loggas. Kräver användning av "loggtid använd" och "tillåt noll kvantitet". |
Anteckningar | Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln. |
Periodloggning
Ändrar ackord till att vara månadsvis. Kandidaten lägger fortfarande till sitt ackord till varje dag, men det kan inte lämnas in förrän den valda perioden. Dessutom kan de inte registrera arbete för följande månad utan att lämna in det för den senaste månaden.
I menyn kan du välja vilken dag i månaden som ska vara den där de skickar in.
- Månad – Ställ automatiskt in datumet som det sista datumet för den månaden.
- Sista fredagen i månaden – Datumet för inlämning av ackordet kommer alltid att vara den sista fredagen i den månaden.
- Sista söndagen i månaden – Samma som fredag, men med söndag istället.
Du kan också lägga till upp till fyra artiklar som kandidaterna kan välja mellan. De kan registrera varje artikel en gång för varje dag.
9. Fast tillägg/avdrag
I denna ruta har du möjlighet att ange en regel om tilläggs- och avdragsartiklar. Fast tillägg/avdrag är en regel som sätter ett fast förslag på Lön och Fakturapris när du eller din kandidat har loggat arbete i det satta intervallet en månad eller vecka, artikeln läggs till automatiskt när loggat arbete passerat det angivna intervallet.
Tryck på + Lägg till -knappen så får du en skärm som liknar denna:
När du sparar det fasta tillägget eller avdraget ska artikeln visas så här på din skärm:
10. Månadslön
I denna ruta har du möjlighet att bygga regler för månadslön. Detta blir aktuellt om den anställde får en fast månadslön och kunden kommer att faktureras ett fast belopp. Du kan även välja att låta fakturapriset vara noll och fakturera kunden pr. timme om avtalet kräver detta. Detsamma gäller i motsatt riktning.
Artikel | Här kan du välja vilken löneartikel du vill att regeln ska kopplas till. |
Primär månadslön | På grund av att vissa anställda potentiellt är kopplade till flera jobb där månadslön tillämpas, kan denna kryssruta användas för att informera systemet om vilken månadslön som är den primära. |
Löneberäkning | Här anger du månadslönen. |
Fakturaberäkning | Här anger du månadsfakturan. |
Arbetsdagar | Här kan du välja vilka dagar i veckan som ska räknas som arbetsdag. En anställd kan till exempel ha sin första eller sista arbetsdag den 15:e. Systemet använder sedan de definierade dagarna för att beräkna rätt lön/faktura för denna månad. |
MOMS | Bestämma vilken momssats som ska användas. |
Social kostnad | Om man ska beräkna social kostnad på månadslöneregeln. |
Notera | Ett fritextfält där du kan skriva anteckningar för den specifika regeln. |
Info
Prognoser - Arbetsdagar måste definieras för att tillämpa prognostisering av månadslön i rapporter.
11 . Löneartiklar
Det är här du lägger till de löneartiklar som gäller för detta kollektivavtal. Tryck på knappen Lägg till så får du en lista över alla löneartiklar du har skapat i systemet och möjlighet att välja löneartiklar enligt denna lista.
Typiska löneartiklar kan vara Fast lön, Timlön, 50 % övertid, 100 % övertid etc. Systemet låter dig ha ett obegränsat antal artiklar och den främsta anledningen är att ge mer insikt i de olika lönetyperna du är använder sig av. I princip kan man ha en löneartikel och registrera normal timlön, övertid och allt annat på detta, men det skulle vara omöjligt att klara av i längden. Löneartiklar är relaterade till produkter.
Läs mer om löneartiklar och deras tillkomst i den här artikeln.
12. Frånvaroartiklar
Här lägger du till de olika frånvaroartiklarna som gäller för detta kollektivavtal. Genom att trycka på knappen Lägg till kommer du att se en lista över frånvaroartiklar du har skapat i systemet och möjligheten att välja relevanta artiklar från denna lista. Frånvaroartiklarna som läggs till i kollektivavtalet kommer upp som tillval vid registrering av timmar för den anställde (antingen om den anställde gör det själv eller en arbetskamrat gör det). Om t.ex. frånvaroartikeln Sjukfrånvaro läggs till kan medarbetarna sjukskriva sig när de registrerar timmar.
13. Tilläggs- och avdragsartiklar
Här lägger du till de olika tilläggs- och avdragsartiklar som gäller för detta kollektivavtal. Genom att trycka på knappen Lägg till ser du en lista över tilläggs- och avdragsartiklar som du har skapat i systemet och möjligheten att välja relevanta artiklar från denna lista. De tilläggs- och avdragsartiklar som läggs till i kollektivavtalet kommer upp som tillval vid tidsregistrering för den anställde (antingen om den anställde gör det själv eller görs av en arbetskamrat). Om t.ex. tilläggsartikeln Verktygstillägg läggs till, kan de anställda registrera Verktygstillägg när han/hon registrerar timmar.
Info
” + ” – indikerar att detta är en tilläggsartikel.
” – ” – indikerar att detta är en avdragsartikel.
14. Påminnelser
Här kan du ställa in en automatisk påminnelse till anställda kopplade till avtalet. Det här meddelandet kommer att gå ut på en specifik veckodag, vid en specifik tid på dagen, och kan potentiellt användas som en påminnelse för den anställde att logga sitt arbete. Meddelande kan skickas som email, SMS eller som en avisering till anställda i appen Recman Employee för de som nyttjar den.
Istället för att välja en veckodag kan du också välja en dag i slutet av varje månad. Detta kan också baseras på ackordsperioden.
En fördjupad översikt, med exempel på praktisk användning av kollektivavtal, visas i denna artikel.