I den här artikeln kan du läsa om den praktiska användningen av kollektivavtal efter att de skapats.
Vi har gått igenom processen att skapa ett nytt kollektivavtal tidigare och gett en allmän förklaring av de flesta områden och alternativ som rör kollektivavtal i denna hjälpcenterartikel Kollektivavtal förklaras. Du kan se ett exempel på kollektivavtal i slutet av denna artikel.
I den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i den praktiska tillämpningen av sådana avtal. Detta omfattar hela processen från det att avtalet skapas och slutförs tills du har ett väl fungerande arbetsavtal som du kan koppla till jobb och registrera arbetade timmar utan att göra extraarbete i efterhand.
Tips
Innan vi går in i huvudinnhållet i den här artikeln vill vi betona flera nyckelpunkter som är avgörande att överväga.
- Det är absolut nödvändigt att testa kollektivavtalet före, under och efter genomförandet för att bedöma dess effektivitet och minimera eventuell extra arbetsbelastning.
- Artiklar som rör lön, frånvaro, tillägg och avdrag ska kopplas till löneartikeln. Det är viktigt att notera att uppdateringar av kollektivavtalet inte retroaktivt påverkar tidigare registrerat arbete, eftersom arbetet kommer att registreras enligt det avtal som gäller vid tidpunkten.
- Arbets-/arbetsavtal är i huvudsak kopior av kollektivavtalet, vilket innebär att eventuella ändringar av dem inte påverkar kollektivavtalet.
Det är därför nödvändigt att uppdatera arbetsavtalet om ändringar har gjorts i kollektivavtalet. Detta kan göras antingen från kollektivavtalet, som gör det möjligt att uppdatera alla arbetsavtal som avser det, eller inifrån själva arbetsavtalet.
Beräkning av timlön
Kollektivavtalsmodulen fungerar som en avancerad kalkylator som består av flera regler. En sådan regel kan till exempel vara att en vikarie registrerar timmar på lördagar efter klockan 22.00 på kvällen, så han får ett tillägg på 45,- i timmen fram till klockan 06.00 nästa morgon. En annan regel kan vara att varje dag när en person jobbar mer än 7,5 timmar får de 1,5 gånger grundlönen, medan kunden faktureras för 1,35 av basbeloppet osv.
Regeluppsättningar som dessa kan sättas ovanpå varandra, och detta kan göras relativt avancerade. Varje sådan regeluppsättning är återigen uppdelad i två, där den ena beräknar grundlönen och den andra beräknar basfakturan.
Denna beräkningsmetod ger en mängd spännande möjligheter, t.ex. är fakturaberäkningen helt skild från löneberäkningarna. Systemet kan till exempel räkna ut att kunden ska faktureras utifrån dagslön med fast taxa, medan vikarien registrerar timmar och får betalt därefter, men det påverkar inte fakturan för kunden.
Modulen skiljer mellan tre huvudtyper av ersättning: Lön, övertid och tillägg/avdrag. Dessa kommer att vara relaterade till de olika huvudreglerna du har lagt till i avtalet. Dessa tre huvudtyper av ersättning kommer att beskrivas i detalj nedan.
Lön
Lönen kan vara tim-, dag-, ackordslön etc. Antingen en eller flera av dessa tillsammans. En person kan till exempel ha en dagslön, med en ackordslön på toppen och en garantilön. Det är regeln som utgör grunden som är utgångspunkten för beräkningen av övertids- och tilläggsregler.
I exemplet nedan kommer vi att skapa en typisk löneregel. Som ni ser har vi satt löneregeln att gälla från 00.00 – 24.00. Det är generellt sett en bra idé att låta regeln vara giltig hela dagen eftersom det kommer att vara denna regel som kommer att gälla tills en annan ersätter den (övertid) eller lägger till den (tillägg).
Löneartiklar skapas i Systeminställningar → Bemanning → Löneartiklar. Sedan behöver vi lägga till dem i kollektivavtalet i avsnittet Löneartiklar.
Efter att ha skapat en löneregel kan du se den inkluderad i själva avtalet i regelöversikten. Här kommer alla regler som du har bifogat detta avtal att stanna när du slutför det.
I exemplet nedan ser vi följande:
- Vi har en huvudregel som heter Weekdays, och denna regel gäller måndag-fredag.
- Under denna huvudregel har vi en LÖNEREGEL skapad med löneartikeln Fast lön. Den definierar lön och faktureringsbelopp per timme mellan 00.00-24.00. Vi ser att det varken finns betald paus (PB) eller fakturerbar paus (IB); sociala kostnader (SC) bör dock betalas.
- Du kan ha flera löneregler med olika taxor, men det är viktigt att se till att timmarna inte överlappar varandra. Dubbeltimmar kan i så fall registreras.
Notera
I systemet börjar dagen alltid 00.00 och slutar 24.00. Därför kan du inte skriva från 23.00 – 03.00. I så fall måste du dela upp det i två regler. En från 23.00 – 24.00 och en från 00.00 – 03.00.
Tillägg
Tillägget är en regeluppsättning som låter dig lägga till lön/fakturapris till grundlön/fakturapris när vissa kriterier är uppfyllda. Till exempel när arbetet är inloggat på specifika tider på dygnet, som ett kvällstillägg för allt arbete som loggas mellan 18:00 och 24:00. För att skapa tilläggsregler måste du först lägga till tilläggsartikeln under Tilläggs- och avdragsartiklar nära botten av avtalet.
Tillägg per timme
Vi kommer att fortsätta med vårt exempel för att visa hur detta går till i praktiken. Efter att regeln som bestämmer grundtimlönen har skapats kommer vi att lägga till en TILLGÄNGSREGEL. Detta kommer att berätta för oss att det bör finnas ett fast tillägg på 200 NOK per timme under tidsperioden från 18.00 till 24.00. För dessa timmar kan vi notera att vi ska fakturera kunden 230 NOK, och vi ser att både PB och IB är inställda på JA, vilket innebär att vikarien även ska få detta tillägg under denna period när de har sin paus.
Notera
Övertiden har ingen inverkan på tillägget. Tillägget är platt och är just det belopp som anges.
Dagstillägg
Dagtillägg fungerar på samma sätt som ett vanligt tillskott men aktiveras en gång per dag de dagar personen har registrerat arbetade timmar.
Över tid
Dag övertid
Övertid är ett regelverk som byter ut/ersätter grundlönen på vissa kriterier, t.ex. om du arbetar 16.00 – 24.00 får du ytterligare 50 % övertidslön vilket innebär att denna regel inte passar in i basregeln utan ersätter den helt. Exempel: Om en anställd registrerar timmar från 08.00 – 19.00 får de normal lön från 08.00 – 16.00, men efter 8 timmars kontinuerligt arbete får de 50 % övertidsersättning (som ersätter normalregeln). Det innebär att den anställde får betalt för övertid klockan 16.00 – 19.00.
Som framgår av regeln ovan har detta en löneartikel som heter 50 % övertid . I det här fallet säger regeln att, oavsett tid på dygnet, efter 8 timmar på jobbet kommer faktorn att öka till 150%, och denna regel gäller för upp till 24 timmars kontinuerligt arbete. Det finns varken betald paus eller fakturerbar paus utan sociala kostnader registreras. Löneberäkningen görs med en faktor 1,5 (150%), vilket innebär: ordinarie timlön * 1,5 (faktor) = timlön. Fakturaberäkningen görs med en faktor 1,45 (145%), vilket innebär: ordinarie fakturapris * 1,45 (faktor) = fakturapris.
Veckovis övertid
I systemet kan du även lägga till övertid pr. vecka, vilket innebär att arbetstagaren får övertid efter att ha arbetat ett visst antal timmar pr. vecka. När du behöver lägga till en regel för veckovis övertid ser fönstret ut så här:
I översiktsbilden nedan har vi skapat två veckoövertidsregler. En säger att efter att en anställd har arbetat mer än 40 timmar och upp till 50 timmar på en vecka kommer den personen att få övertid (50%). Vi har även lagt till en regel som föreskriver att efter 50 timmar och upp till 70 timmar får den anställde övertid (100%).
Notera
Om du har flera regler för övertid per vecka är det viktigt att de alla har samma inställning för timberäkning. Detta beror på att timberäkningen av dessa två är helt olika. Det blir fel om du till exempel har ordinarie timmar på första och ordinarie timmar + övertid.
När du skapat beräkningsgrunden för avtalet är du på väg att börja koppla avtalet till jobb/anställda som behöver registrera timmar.
Frånvaroregler
Frånvaroreglerna kan skapas och sättas i kollektivavtalet. Denna funktion bygger en logik kring frånvaroregistrering och kan appliceras för att passa dina behov. När du fattar beslutet att använda frånvaroregler kommer arbetsflödet för dina anställda att skilja sig från hur det kan fungera när du inte använder frånvaroregler, eftersom den anställde kanske inte väljer vilken artikel de vill använda vid registrering av frånvaro.
När du skapar kollektivavtal har du flexibiliteten att sätta upp ytterligare regler som är skräddarsydda för dina specifika behov, särskilt när det gäller frånvaroartiklar. För att göra det måste du först välja ett namn och lämplig typ för regeln, samt den specifika artikel som regeln ska gälla för. Du kan också bestämma intervallet under vilket frånvaroregeln ska implementeras, till exempel från dag 2 till dag 14.
I löneberäkningsfältet har du möjlighet att ställa in en specifik löneberäkning som antingen faktor, tillägg eller fast pris. Dessutom kan du välja om regeln endast ska tillämpas om en frånvaro har loggats under de tre föregående månaderna.
På samma sätt kan du för fakturaberäkningen ställa in beräkningen på samma sätt som löneberäkningen, men med den extra möjligheten att inkludera ett påslag. Dessutom kan du skapa en regel som anger den maximala perioden eller antalet dagar som din kund kommer att faktureras. Detta kan ställas in med ett standardintervall på tre månader eller anpassas till en specifik varaktighet, som illustreras i bilden nedan.
Sammantaget ger dessa funktioner en hög grad av anpassning och flexibilitet för att skapa effektiva kollektivavtal som överensstämmer med din organisations unika behov och krav.
Mer djupgående artiklar om hur man sätter upp frånvaroregler i form av svenska karensavdrag och norska Fraværsregel kommer att länkas nedan.
Karensavdrag
Fraværsregel
Koppla avtalet till projekt/jobb
Detta kan göras från Löne- och projektdatarutan i projektet. Trycker du på Redigera här kan du välja standardkollektivavtal för projektet och detsamma är fallet för timlön och fakturapris. Vad dessa rutor gör är att fylla i informationen automatiskt när du behöver ställa in en anställd att arbeta med projektet, så du är lättad över att behöva gå igenom alla kollektivavtal och skriva priserna för varje nyanställd. Du kommer dock alltid att ha möjlighet att åsidosätta dessa inställningar när du skapar jobbet.
Automatisk matchning av kollektivavtal
Du har möjlighet att koppla ett eller flera kollektivavtal till en kandidat och kund. Sedan, när du skapar ett jobb kopplat till den kunden eller kandidaten, kommer systemet att försöka matcha dem till ett kollektivavtal. Exempel: En kund är kopplad till avtalen: L&K1, L&K2 och L&K10; dessa sparas på kundkortet. Den medarbetare som behöver sättas i ett projekt med denna kund är kopplad till avtalen L&K2 och L&K3. När du sedan skapar ett jobb med den här medarbetaren kommer systemet att söka efter en matchning på kund- och kandidatkortet. I det här exemplet skulle matchningen vara L&K3; därför är detta avtalet som kommer att föreslås när du skapar jobbet.
När du sedan trycker på +Lägg till i rutan som heter Jobb, kommer du att få en lista över anställda, dvs det är härifrån du sätter en anställd i arbete. För att hitta den medarbetare du vill sätta i arbete trycker du på +Lägg till och väljer den aktuella medarbetaren. Därefter kommer du att presenteras med detta fönster. Som vi kan se är all standardinformation vi lagt till ovan redan ifylld. Du har även möjlighet att ändra informationen från detta fönster. Om du trycker på Skapa jobb hänvisas du till anställd-/arbetsavtalet.
Skapa ett jobb
| Ansvarig medarbetare | Den anställde som ansvarar för ditt företag. |
| Namn på jobbet | Projektnamn som standard, men kan ändras. |
| Beskrivning | Beskrivning av projektet. |
| Från datum | Vilket datum jobbet börjar (den anställde kan registrera timmar från detta datum). |
| Hittills | Datumet då jobbet avslutas (arbetaren kan registrera timmar fram till detta datum). |
| Loggarbete | Här har du möjlighet att ge kandidaten tillåtelse att registrera timmar online. |
| Lön | Vilken lön jobbet kommer att ha (per timme, dag eller månad). |
| Faktura | Vilket fakturapris jobbet kommer att ha (per timme, dag eller månad). |
| Löneart | Oavsett om det är timlön, månadslön, ackord mm. |
| Kollektiv överenskommelse | Vilket kollektivavtal som gäller för detta arbete. |
| Sysselsättning | Välj relevant anställning, som skapas i förväg på kandidatkortet. |
| Löneart | Välj något av: Odefinierat, Timlön, Daglön, Månadslön, Ackordsarbete, Konsult eller Skiftarbete. |
| Lönematris | Välj en från de befintliga matriserna ( Systeminställningar → Bemanning ) |
| Separat faktura | En separat faktura är aktuell om du har delat upp projektet i delprojekt (projektfakturering). |
| Semesterlön |
Vilken semesterlönesats jobbet ska ha. |
| Positionsprocent | Befattningsprocenten för det specifika jobbet, där t.ex. 100 % anses vara heltidsarbete inom jobbets start- och slutdatum. |
| Social kostnad | Social kostnad är något som beräknas utifrån lön och används för att spegla eventuella merkostnader (arbetsgivaravgift etc.). Läggs även till i Systeminställningar → Bemanning. |
| Typ av tjänst | Kan läggas till i Systeminställningar → Projekt. |
Trycker du på Skapa hänvisas du som nämnt till anställd-/arbetsavtalet. Eftersom vi valt exempelavtalet som vårt kollektivavtal kommer en kopia av det att göras.