Praktisk användning av kollektivavtal

I den här artikeln kan du läsa om den praktiska användningen av kollektivavtal efter att de skapats.

Vi har gått igenom processen att skapa ett nytt kollektivavtal tidigare och gett en allmän förklaring av de flesta områden och alternativ som rör kollektivavtal i denna hjälpcenterartikel Kollektivavtal förklaras. Du kan se ett exempel på kollektivavtal i slutet av denna artikel.

I den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i den praktiska tillämpningen av sådana avtal. Detta omfattar hela processen från det att avtalet skapas och slutförs tills du har ett väl fungerande avtal som du kan koppla till jobb och registrera arbetade timmar utan att göra extraarbete i efterhand.

Beräkning av timlön

Kollektivavtalsmodulen fungerar som en avancerad kalkylator som består av flera regler. En sådan regel kan till exempel vara att om en anställd registrerar timmar på lördagar efter klockan 22.00 på kvällen, så får den ett tillägg på 45,- i timmen fram till klockan 06.00 nästa morgon. En annan regel kan vara att varje dag när en anställd jobbar mer än 8 timmar får de 1,5 gånger grundlönen, medan kunden faktureras för 1,8 av grundpriset osv.

Regeluppsättningar som dessa kan sättas ovanpå varandra, och detta kan göras relativt avancerade. Varje sådan regeluppsättning är återigen uppdelad i två, där den ena beräknar grundlönen och den andra beräknar grundpriset.

Denna beräkningsmetod ger en mängd spännande möjligheter, t.ex. är fakturaberäkningen helt skild från löneberäkningarna. Systemet kan till exempel räkna ut att kunden ska faktureras utifrån dagslön med fast pris, medan vikarien registrerar timmar och får betalt därefter, men det påverkar inte fakturan för kunden.

Modulen skiljer mellan tre huvudtyper av ersättning: Lön, övertid och tillägg/avdrag. Dessa kommer att vara relaterade till de olika huvudreglerna du har lagt till i avtalet. Dessa tre huvudtyper av ersättning kommer att beskrivas i detalj nedan.

Lön

Lönen kan vara tim-, dag-, ackordslön etc. Antingen en eller flera av dessa tillsammans. En anställd kan till exempel ha en dagslön, med en ackordslön på toppen och en garantilön. Det är regeln som utgör grunden som är utgångspunkten för beräkningen av övertids- och tilläggsregler.

I exemplet nedan kommer vi att skapa en typisk löneregel. Som ni ser har vi satt löneregeln att gälla från 00.00 – 24.00. Det är generellt sett en bra idé att låta regeln vara giltig hela dygnet eftersom det kommer att vara denna regel som kommer att gälla tills en annan regel ersätter den (övertid) eller gör ett tillägg (tillägg).

Löneartiklar skapas i Systeminställningar → Bemanning → Löneartiklar. Dessa behöver man sedan lägga till i kollektivavtalet i avsnittet Löneartiklar.

När en löneregel är skapad ligger den högst upp i avtalet i regelöversikten. Här kommer alla regler som skapas i avtalet  att visas.

I exemplet nedan ser vi följande:

1. Vi har en huvudregel som vi benämnt Vardagar, och denna regel gäller måndag-fredag.
2. Under denna huvudregel har vi en LÖNEREGEL skapad med löneartikeln Timlön. Den definierar lön och fakturabelopp per timme mellan 00.00-24.00. Den är iställd på att inte ge betald rast (BR) eller fakturerrbar rast (FR) men sociala avgifter (SA) ska beräknas.
3. Du kan ha flera löneregler med olika satser, men det är viktigt att se till att timmarna inte överlappar varandra. Dubbeltimmar kan i så fall registreras.

Tillägg

Tillägget är en regeluppsättning som låter dig lägga till lön/fakturapris till grundlön/fakturapris när vissa kriterier är uppfyllda. Till exempel när arbetet är registrerat på specifika tider på dygnet, som ett kvällstillägg för allt arbete som registreras mellan 18:00 och 24:00. För att skapa tilläggsregler måste du först lägga till tilläggsartikeln under Tilläggs- och avdragsartiklar längst ner i avtalet.

Tillägg per timme

Vi kommer att fortsätta med vårt exempel för att visa hur detta går till i praktiken. Efter att regeln som bestämmer grundtimlönen har skapats kommer vi att lägga till en TILLGÄNGSREGEL. Detta kommer att berätta för oss att det bör finnas ett fast tillägg på 200 kr per timme under tidsperioden från 18.00 till 24.00. För dessa timmar ska vi ska fakturera kunden 230 kr, och vi ser att både BR och FR är inställda på JA, vilket innebär att den anställa  även ska få detta tillägg under rasten.

Dagstillägg

Dagtillägg fungerar på samma sätt som ett vanligt tillägg men aktiveras en gång per dag de dagar den anställda har registrerat arbetade timmar.

Övertid

Dag övertid

Övertid är ett regelverk som byter ut/ersätter grundlönen på vissa kriterier, t.ex. om du arbetar 16.00 – 24.00 får du ytterligare 50 % övertidslön vilket innebär att denna regel inte passar in i basregeln utan ersätter den helt. Exempel: Om en anställd registrerar timmar från 08.00 – 19.00 får de normal lön från 08.00 – 1600, men efter 8 timmars kontinuerligt arbete får de 50 % övertidsersättning (som ersätter normalregeln). Det innebär att den anställde får betalt för övertid klockan 16.00 – 19.00.

I det här exemplet har vi en löneartikel som heter Overtime 50%. Regeln säger att, oavsett tid på dygnet, kommer faktorn att öka till 150% efter 8 timmars arbete och denna regel gäller för upp till 12 timmars kontinuerligt arbete. Den anställda får inte betald rast och rasten faktureras inte men sociala avgifter registreras. Löneberäkningen görs med en faktor 1,5 (150%), vilket innebär: ordinarie timlön * 1,5 (faktor) = timlön. Fakturaberäkningen görs med en faktor 1,70 (170%) av lönen, vilket innebär: lönen * 1,70 (faktor) = fakturapris.

Ställa in mer komplexa övertidsregler med hjälp av "Starttidsperiod" och "Tidsintervall"

Veckovis övertid

I systemet kan du även lägga till övertid per vecka, vilket innebär att den anställda får övertid efter att ha arbetat ett visst antal timmar per vecka. När du lägger till en regel för veckövertid ser fönstret ut så här:

I översiktsbilden nedan har vi skapat två veckoövertidsregler. En säger att efter att en anställd har arbetat mer än 40 timmar och upp till 50 timmar på en vecka kommer den anställda att få övertid (50%). Vi har även lagt till en regel som säger att efter 50 timmar och upp till 70 timmar får den anställde övertid (100%).

Frånvaroregler

Denna funktion bygger en logik kring frånvaroregistrering och kan appliceras för att passa dina behov. Om du använder frånvaroregler kommer arbetsflödet för anställda att skilja sig från hur det kan fungera när du inte använder frånvaroregler, eftersom den anställde då inte väljer vilken artikel de ska använda vid registrering av frånvaro.

Första steget är att välja ett namn och lämplig typ för regeln, samt den specifika artikel som regeln ska gälla för. Du kan också bestämma intervallet under vilket frånvaroregeln ska implementeras, till exempel från dag 2 till dag 14.

I löneberäkningsfältet har du möjlighet att ställa in en specifik löneberäkning som antingen faktor, tillägg eller fast pris. Dessutom kan du välja om regeln endast ska tillämpas om en frånvaro har registrerats under de tre föregående månaderna.

På samma sätt kan du för fakturaberäkningen ställa in beräkningen på samma sätt som löneberäkningen, men med den extra möjligheten att inkludera ett påslag. Dessutom kan du skapa en regel som anger den maximala perioden eller antalet dagar som din kund kommer att faktureras. Detta kan ställas in med ett standardintervall på tre månader eller anpassas till en specifik varaktighet, som illustreras i bilden nedan.

Sammantaget ger dessa funktioner en hög grad av anpassning och flexibilitet för att skapa effektiva kollektivavtal som överensstämmer med din organisations unika behov och krav.

Mer djupgående artiklar om hur man sätter upp frånvaroregler i form av svenska karensavdrag och norska Fraværsregel kommer att länkas nedan.    
Karensavdrag    
Fraværsregel

Överstyra produkt

När du lägger till eller redigerar artiklar i under Löneartiklar, Frånvaroartiklar samt Tilläggs- och avdragsartiklar kan du aktivera Överstyra produkt.

När du aktiverar Överstyra produkt har du 3 möjligheter där du

1. Redigerar artikelns koppling till en produkt (åsidosätter den förinställda kopplingen som anges i artikelregistret);
2. Lägger till en beskrivning som byter namn på artikelnamnet på en orderrad när du skapar en order från registrerat arbete via modulen "Orderstock - arbete", vilket också syns på fakturan;
3. Lägger till en anteckning som lägger till en ytterligare notering på orderraden i ordern, vilket också syns på fakturan.

För att detta ska fungera ännu bättre kan du använda fakturalayouten "Gruppera pr projekt pr anställd (produktåöverstyrning)" som använder data från registrerat arbete, order och överstyrningsfunktionen för att generera en faktura som ser bra ut när dessa funktioner används. Du måste inte använda denna layout, men det rekommenderas för att få "maximalt värde" av överstyrningsfunktionen.

Koppla avtalet till projekt/jobb

Detta kan göras från Lön- och projektdata i projektet. Trycker du på Redigera här kan du välja standardkollektivavtal för projektet och detsamma är fallet för timlön och fakturapris. Vad dessa rutor gör är att fylla i informationen automatiskt när du skapar ett jobb för en anställd. Vad gäller fakturapris och lön kommer dock ha möjlighet att skriva över dessa inställningar när du skapar jobbet.

Automatisk matchning av kollektivavtal

Du har möjlighet att koppla ett eller flera kollektivavtal till en anställd och ett företag. När du skapar ett jobb kopplat till det företaget eller den anställda, kommer systemet att försöka matcha dem till ett kollektivavtal. Exempel: Ett företag är kopplat till avtalen: L&K1, L&K2 och L&K10; dessa är tillagda under Lön och projektdata  på företagskortet. Den anställda som ska jobba på ett projekt på detta företag är kopplad till avtalen L&K2 och L&K3. När du sedan skapar ett jobb kommer systemet att söka efter en matchning på kund- och kandidatkortet. I det här exemplet skulle matchningen vara L&K3; därför är detta avtalet som kommer att föreslås när du skapar jobbet.

När du sedan trycker på +Lägg till i rutan som heter Jobb, kommer du att få en lista över anställda, dvs det är härifrån du sätter en anställd i arbete. Sök efter den anställda som ska arbeta och klicka sedan på +Lägg till. Du kommer då till detta fönster. Den standardinformation vi lagt till i projektet är redan ifylld. Du har även möjlighet att ändra informationen från detta fönster. Om du trycker på Skapa jobb kommer du in i själva jobbet, dvs jobbavtalet som påminner mycket om kollektivavtalet.

Skapa ett jobb

Trycker du på Skapa kommer du till jobbet som, förutom ytterligare fält, är en kopia av det valda kollektivavtalet.