Módulo de Reclutamiento

Introducción al módulo de reclutamiento para gestionar sus pipelines de contratación.

El módulo de reclutamiento es una herramienta centralizada que le permite crear y gestionar todos sus procesos de selección en curso. Incluye un panel principal con una vista general de sus proyectos, y al acceder a cada uno podrá administrar a los candidatos y aplicantes desde una vista tipo tablero o lista.

Algunas de las características destacadas del módulo son:

• Tablero Kanban y vista de lista
• Categorías de pipeline personalizables
• Programar y realizar entrevistas
• Presentar candidatos interna o externamente
• Automatizaciones – correos electrónicos y tareas de descarte
• Emparejamiento por IA – emparejar empleos y candidatos

Continúe leyendo para conocer más sobre las diferentes vistas disponibles.

Tablero de Control de Reclutamiento

El módulo le proporciona un panel de control con una vista general de sus proyectos y su estado, un pipeline que muestra el número de candidatos que actualmente se están procesando en las diversas categorías, y una visión rápida de nuevos candidatos, presentaciones, ofertas de reclutamiento y publicaciones de empleo. Haga clic en los nombres de los proyectos para acceder al pipeline del proyecto.

Al acceder a cualquier proyecto, puede gestionar a sus candidatos y aplicantes desde la vista de tablero o de lista, según su preferencia. En la vista general, puede añadir una descripción del empleo, agregar otros compañeros de trabajo, el contacto del cliente y otra información general. Para las ofertas de empleo publicadas, todas las solicitudes se encontrarán en la pestaña Aplicantes, donde podrá realizar una primera selección y aceptar o descartar a los candidatos dentro de su pipeline.

Vista General

La vista general proporciona información general sobre su proyecto. Aquí también encontrará campos personalizados, estadísticas de candidatos (pipeline), atributos del proyecto, compañeros de trabajo y personas de contacto. Tendrá acceso rápido a detalles clave y a la edición de las ofertas de empleo vinculadas a este proyecto, y podrá también añadir nuevas. Los administradores del proyecto pueden editar la información del proyecto directamente en la vista general o usar la opción Editar proyecto en el menú desplegable junto al nombre del proyecto.

Crear una publicación de empleo con IA

La función de generación de ofertas de empleo con asistencia de IA le permite crear rápidamente publicaciones atractivas, utilizando la información existente del proyecto o un texto personalizado. Esta función reduce significativamente el tiempo necesario para crear publicaciones profesionales, garantizando que estén alineadas con los requisitos de su proyecto. Tenga en cuenta que para crear publicaciones de empleo a partir de la información del proyecto se requiere que se configure un Perfil de Reclutamiento en el asistente de IA. Si no se configura ningún perfil, solo estará disponible la opción de creación basada en texto con IA.

Gestión de comisión dividida

La funcionalidad de comisión dividida le permite asignar porcentajes flexibles y especificar fácilmente qué compañeros de trabajo reciben comisión. Puede distribuir cualquier cantidad (que no supere el 100%) de los ingresos o margen de contribución del proyecto que se ajuste a su estructura de comisiones.

Campos personalizados

Haga clic en el botón Campos personalizados en la esquina superior derecha para agregar campos de datos adicionales. Para más detalles, consulte este artículo.

Asistente de IA

El Asistente de IA ofrece dos funciones de RecMan Intelligence – coincidencia por IA y escaneo de base de datos por IA que se describen en detalle en este artículo.

Registro de actividades

El sistema de registro de actividades mejora la colaboración dentro del proyecto. Le permite mantener a todo su equipo informado y conservar un historial claro del proyecto gracias a sus capacidades de seguimiento mejoradas. Para etiquetar personas, comience con el signo @ y escriba su nombre. Puede seleccionar entre varias categorías de actividad predefinidas para mejorar la organización y fijar mensajes importantes, asegurando que la información crítica permanezca siempre visible.

Aplicantes

En la vista de aplicantes, puede realizar una selección inicial de los nuevos solicitantes. Haga clic en los distintos candidatos para abrir el panel lateral y ver sus CVs. Lea sobre la sección de Aplicantes en este artículo.

La pestaña Aplicantes facilita su flujo de trabajo de reclutamiento al priorizar a los candidatos que requieren atención inmediata y agruparlos según corresponda. De forma predeterminada, los aplicantes se agrupan según su estado actual, en lugar de por puesto de trabajo. Los aplicantes no procesados se muestran en la parte superior de la lista para garantizar una visibilidad inmediata. Los solicitantes se marcan como no vistos hasta que se abre su panel, lo que facilita identificar quién necesita atención. También puedes marcar manualmente a los solicitantes como no vistos desde el panel para señalarlos para seguimiento. Dentro de cada grupo de estado, los aplicantes se ordenan del más reciente al más antiguo. Además, hay acciones en bloque disponibles para los aplicantes seleccionados, como moverlos a una etapa específica del pipeline, descartarlos, enviar un correo electrónico o eliminarlos.

Agregar aplicantes manualmente

Esta función le permite registrar candidatos directamente en una oferta de empleo en su nombre, para facilitar la captación de talento interesado.

Reclutamiento público: Anonimato

Puede revisar, aceptar o rechazar solicitudes de anonimato provenientes de listas públicas de solicitudes. Hay campos adicionales para el motivo de esta decisión y notas internas. Asegúrese de seleccionar el sector público en la configuración de su publicación de empleo para que esta función esté disponible. El estado de privacidad del aplicante puede reconocerse por el icono de anonimato ubicado en las tarjetas de candidatos en el Tablero y junto a los nombres en la lista de Aplicantes.

Esta función se usa ampliamente en proyectos de reclutamiento en el sector público en Noruega.

Sugerencias

Aquí verá las sugerencias del escaneo de base de datos de IA. La vista general de los candidatos recomendados por IA de tu base de datos incluye múltiples detalles como corporación, departamento, ubicación y fuente.

Vista de Tablero/Lista

La vista de tablero es una excelente manera de obtener una representación visual del pipeline de candidatos. Desde aquí, puede moverlos mediante arrastrar y soltar o seleccionar varios a la vez para que se muestre la barra de acciones. Utilizando la barra de acción, puede mover varios candidatos a la vez, enviar correo electrónico/SMS, descargar CV personalizados, presentarlos, descartar candidatos, exportar a Excel, enviar pruebas de evaluación, agregar un evento, agregarlos al grupo o eliminar candidatos del pipeline.

Al hacer clic en un candidato individual, se abrirá un panel lateral que muestra diversa información relacionada con el candidato y su proceso dentro del proyecto. Lea más sobre el panel lateral de Candidato en este artículo.

Etiquetas

En diferentes pestañas, puede obtener una visión rápida basada en etiquetas, mostrando:

	El candidato se añade al pipeline como aplicante. Haga clic en él para ver más detalles de la aplicación.
	*Este candidato tiene una entrevista registrada.
	*Este candidato ha sido presentado. Haz clic para ver los detalles de la presentación: quién la envió y cuándo, todos los comentarios y calificaciones de los revisores.
	*Este candidato tiene un chequeo de referencias registrado.
	*El candidato ha sido marcado como irrelevante en la tarjeta del candidato.
	El candidato eligió ser considerado solo para posiciones específicas para las que aplicó. Esta opción debe activarse principalmente en la configuración de la página de Carrera bajo Funciones.

*No específico del proyecto.

Fuente

Puede rastrear e identificar la fuente a través de la cual los candidatos ingresan a su proceso de reclutamiento. Esta función ofrece una mejor visibilidad de la efectividad de su búsqueda. Todos los puntos de entrada de candidatos, incluyendo aplicaciones directas, adiciones manuales, recomendaciones de IA, envíos por portal del cliente y más, son capturados. La fuente aparece como una etiqueta en las tarjetas de candidatos para reconocimiento rápido y en la columna "Fuente" en la vista de lista de candidatos.

La etiqueta de aplicante en el Tablero/Lista de candidatos es clickeable y proporciona acceso rápido a todos los detalles de la solicitud.

En la ventana de detalles de la aplicación, puede retirar solicitudes, lo que le permite eliminar aplicantes del grupo activo. Las solicitudes retiradas pueden restaurarse mediante la función Deshacer para reactivar a los aplicantes. Los aplicantes retirados permanecen incluidos en las estadísticas y reportes de reclutamiento.

Gestión de personal

Esta pestaña estará disponible para los proyectos de tipo Gestión de Personal o Reclutamiento y Gestión de Personal. Desde aquí, puede gestionar turnos, crear programaciones, consultar cuáles están activas o inactivas y acceder a una lista de trabajos con su estado y otros detalles relevantes.

Haga clic en el nombre del empleado o en el título del trabajo para abrir el panel correspondiente.

Turnos

Desde aquí puede crear turnos de forma rápida, tanto de manera individual como masiva, y asignar empleados de forma más eficiente. También puede editar los turnos, actualizar detalles como la fecha, la hora y el tiempo de descanso, y configurar su recurrencia

Si necesita agrupar turnos, podrá vincularlos a programaciones posteriormente. La interfaz también le permite ordenar, filtrar y gestionar los turnos a nivel de proyecto. Además, muestra el progreso de la asignación mediante el indicador Asignados vs. Solicitados.

Configuración predeterminada de personal

Este panel cubre:

• Configuración salarial – acuerdo colectivo, salario/hora factura, % de salario por vacaciones, categoría de matriz salarial, % de costo social, recargo y más.
• Otros – código de ocupación, tipo de período de trabajo a destajo y cuenta de habilidad.
• Plantillas de acuerdos.

Todos los valores pueden modificarse mediante el botón Editar en la parte superior.

Modal de asignación de empleados

Usando el modal de asignación, puede ver la disponibilidad de cada empleado, el estado de solicitud y a que equipo pertenece.

Tareas

La pestaña Tareas le permite crear y gestionar tareas dentro de un proyecto, organizándolas por estado en un tablero visual de estilo Kanban. Esto facilita el seguimiento del trabajo y mantiene toda la información relacionada con el proyecto en un solo lugar. 

Puede mover las tarjetas entre columnas mediante la función de arrastrar y soltar. Para marcar una tarea como completada, haga clic en el botón con la marca de verificación.

Las tareas están completamente integradas en el contexto de cada proyecto. Al hacer clic en una tarjeta, se abrirá un panel desde el que podrá asignar responsables, vincular la tarea a candidatos, empresas o contactos relevantes, añadir archivos adjuntos y centralizar toda la comunicación relacionada en un solo lugar.

El botón Más (⋮) en una tarea revela las opciones para Duplicar la tarea, Conectar a un registro relacionado, o Eliminar tarea. Al duplicar una tarea, se copian todos los campos y valores de la tarea original, excepto el responsable, la fecha de vencimiento, las subtareas, los comentarios y los archivos adjuntos.

Filtros

El panel de Filtros en la pestaña Tareas le permite reducir rápidamente las tareas. Use los filtros rápidos en la parte superior para las vistas más comunes:

• Vence esta semana – tareas que vencen dentro de la semana actual
• Tareas incompletas – todas las tareas sin terminar
• Tareas completadas – tareas finalizadas
• Solo mis tareas – tareas de las que usted es responsable

Para mayor control, haga clic en + Añadir filtro para filtrar por estado de finalización, fecha de vencimiento, responsable, creado por, proyectos, empresas, personas de contacto o candidatos. Los filtros se aplican al instante y se guardan por cada compañero de trabajo.

Ordenar

Use el botón Ordenar en la barra de herramientas para ordenar las tareas por:

• Fecha de creación (predeterminado): muestra primero las tareas creadas más recientemente.
  Fecha de vencimiento: muestra primero las tareas con la fecha de vencimiento más próxima. Las tareas sin fecha de vencimiento se muestran al final.

Una vez aplicado un criterio de ordenación, puede invertir el orden de clasificación o eliminarlo para volver al orden manual.

Agregar grupos de tareas

Puede agregar un grupo de tareas irectamente desde la barra de herramientas del tablero. Para ello, haga clic en la flecha desplegable situada junto al botón + Añadir tarea y seleccione Grupo de tareas.  

El menú desplegable, que incluye una función de búsqueda, muestra todos los grupos de tareas disponibles para su departamento, junto con el nombre de cada grupo y la cantidad de tareas que contiene. Seleccione la columna en la que desea agregar las tareas (la primera columna está seleccionada de forma predeterminada) y, a continuación, haga clic en Agregar para crearlas todas de una sola vez.

Las tareas recién agregadas se resaltarán brevemente para que pueda identificarlas fácilmente y, a partir de ese momento, funcionarán como cualquier otra tarea del tablero.

Un mismo grupo de tareas no puede agregarse nuevamente hasta que todas las tareas de la adición anterior se hayan completado. Si al menos una tarea del grupo sigue abierta, este no estará disponible para su selección, lo que evita la duplicación accidental de trabajo en curso.

Archivos

En esta sección puede agregar y consultar archivos, enlaces o crear nuevos documentos relacionados con el proyecto.

Ofertas

La pestaña de Ofertas mostrará todas las ofertas relacionadas con este proyecto.

Ajustes

La sección Ajustes se encuentra bajo la flecha desplegable junto al nombre del proyecto y está disponible únicamente para los usuarios definidos como administradores del proyecto. Desde aquí, puede cambiar las automatizaciones del proyecto, gestionar los pasos del pipeline y otras configuraciones. Lee más sobre los ajustes del proyecto en este artículo.

Filtros

Los filtros de candidatos facilitan la búsqueda y la identificación de perfiles específicos. Puede aplicar varios filtros simultáneamente para obtener resultados más precisos. Permiten:

• Usar filtros rápidos convenientes, incluyendo "En proceso", "Contratados" y "Mis candidatos".
• Filtrar candidatos y aplicantes por estado (en proceso, contratados, rechazados, retirados).
• Filtrar por ofertas de trabajo específicas cuando hay múltiples que están relacionadas con un proyecto. Las ofertas de empleo muestran fechas de finalización, y los usuarios pueden identificar rápidamente las publicaciones activas (verde) frente a las inactivas (gris) por color.
• Filtrar por persona(s) responsable(s) para ver candidatos asignados a miembros específicos del equipo.
• Filtrar por campos personalizados a nivel de proyecto o específicos del candidato. Esto permite una identificación más rápida de candidatos basándose en habilidades, experiencia, calificaciones y más.

Buscar por nombre

Utilice la función de búsqueda para filtrar candidatos por su nombre en el tablero de candidatos y en la lista de aplicantes. Simplemente escriba un nombre y encuentre al instante a quien está buscando.

Bueno saber

El proyecto de reclutamiento no aparece en el tablero de control de mi módulo de reclutamiento.

El panel de control de reclutamiento solo mostrará proyectos de reclutamiento donde su usuario haya sido añadido como compañero de trabajo o recurso en la vista general. Si no puede resolverlo de inmediato, intente buscar el proyecto en la búsqueda principal y navegar al pipeline a través del proyecto.

¿No puede activar la coincidencia por IA?

La coincidencia por IA se activará en la configuración con una descripción de trabajo suficientemente detallada. Si ha agregado una descripción del trabajo y no se activa, intente añadir más detalles.